Reagimi është një nga aspektet kryesore që mund të ndihmojë punonjësit dhe studentët të përmirësohen. Përveçse konsiderohet e rëndësishme, reagimet janë gjithashtu një komponent i domosdoshëm në shumicën e zyrave dhe klasave. Kjo mund të shihet veçanërisht nëse keni punonjës ose nëse jeni përgjegjës për mësimin e të tjerëve. Shkrimi i reagimeve përmes postës elektronike po bëhet gjithnjë e më i rëndësishëm pasi më shumë punëtorë komunikojnë dhe punojnë në distancë. Nëse jeni mbikëqyrës i performancës së një punonjësi, shkruani komente për performancën e tyre. Nëse jeni mësues, shkruani reagime për studentët tuaj.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Shkrimi i reagimeve për punonjësit me email
Hapi 1. Tregoni arsyen pse po i dërgoni punonjësit një e-mail (e-mail)
Mund ta tregoni në subjektin e emailit ose në trupin e emailit. Sidoqoftë, është një ide e mirë ta vendosni atë në subjektin e emailit në mënyrë që ai të dijë se çfarë emaili do të lexojë.
Për shembull, shkruani "Reagimi i Propozimit të Projektit - Fillim i Madh!" në temën e emailit
Hapi 2. Filloni emailin me një fjali miqësore
Kjo do t'u tregojë punonjësve se po jepni reagime miqësore, jo kritike. Përveç kësaj, kjo rrit gjasat që lexuesit e email -it të lexojnë dhe të marrin reagime konstruktive.
Shkruani diçka si: "Kalofshi një ditë të bukur!"
Hapi 3. Vlerësoni punën që punonjësi ka bërë
Zakonisht, personi që merr reagime ka bërë një detyrë që ju do ta vlerësonit shumë, kështu që komplimentojeni atë në fillim të emailit për ta bërë të ditur se ju i vlerësoni përpjekjet e tij.
Ju mund të thoni, “Faleminderit që punuat kaq shumë për këtë propozim. Propozimi është shumë i mirë.”
Hapi 4. Jepni punonjësve reagime pozitive së pari
Reagimet pozitive do ta bëjnë kritikën e ashpër të tingëllojë më e butë. Jini të sinqertë, por mos harroni ta komplimentoni edhe atë. Ju duhet të përqendroheni në punën e tij aktuale ose në një detyrë të përfunduar më parë.
Thuaj, “Ky propozim është shumë i mirë. Ju keni shkruar një objektiv shumë mbresëlënës dhe unë gjithashtu mund të shoh se ka pasur shumë zhvillim në metodologjinë e përdorur.”
Hapi 5. Shkruani reagimet negative si sugjerime
Në fakt, të shkruash sugjerime se cilat pika duhet të zëvendësohen është më efikase, por lexuesi nuk do të jetë në gjendje të marrë shumë mirë këtë lloj këshille. Në fund, ai mund të ishte ndjerë i dekurajuar. Prandaj, shkruani reagimet nga këndvështrimi juaj dhe si do ta ndryshonit nëse do të kishit shkruar propozimin.
Ju mund të shkruani, “Unë do të ndërroj pjesën një me pjesën e dytë, pastaj do të shpjegoj përsëri pjesën e tretë në mënyrë që pjesa e buxhetit të mund të shkruhet edhe atje. Përveç kësaj, ju mund të thoni "Unë do të fshij paragrafin e dytë, por do të shtoj një përmbledhje të projektit në vazhdim në mbyllje"
Hapi 6. Shpjegoni reagimet negative të dhëna
Shpjegoni problemin që ai ka dhe ku është problemi nëse është e nevojshme. Nëse kritika e tij ka të bëjë me një ndryshim në pritjet ose drejtimin, njoftojeni. Përfshini gjithashtu arsye të hollësishme pse duhet të ketë një ndryshim në atë pjesë.
- Thuaj, "Ne po bëjmë ndryshime të mëdha në kompani, kështu që duhet të shkruajmë një propozim më të detajuar duke e zhvilluar atë në disa pjesë. Unë tashmë kam dhënë një pasqyrë të pjesëve që duhen zhvilluar më tej.
- Nëse doni të shkruani reagime që lidhen me qëndrimin e personit, mos harroni të jepni një shembull konkret të asaj që nënkuptoni. Për shembull, nëse doni të kritikoni për veshjen e rrobave të papërshtatshme kur merrni pjesë në një takim me një klient, duhet të jepni një shembull të një gabimi që ai ose ajo ka bërë. Për shembull, “Herën e fundit që kemi parë një klient, keni qenë të veshur me shapka dhe para kësaj, keni qenë të veshur me një bluzë. Veshjet si kjo nuk pasqyrojnë profesionalizmin e kompanisë që ne tregojmë gjithmonë."
Hapi 7. Jepini atij sugjerime sesi mund të përmirësohet
Reagimet tuaja do të jenë të padobishme nëse nuk siguroni një rrugëdalje për të. Këto sugjerime mund të jenë çdo gjë, nga një listë specifike e inputeve në një listë të përgjithshme të sugjerimeve të arritjeve.
- Ju mund të jepni një shembull në mënyrë që ai të zgjidhë problemin. Ky është një opsion i shkëlqyeshëm nëse keni një sugjerim konkret në mendje. Për shembull, thoni “Për prezantimin tuaj të ardhshëm, përdorni ngjyra neutrale dhe mos përdorni kalime midis rrëshqitjeve. Për më tepër, ka klientë që marrin pjesë në takim, kështu që mos përdorni as zhargonin e kompanisë."
- Përndryshe, mund ta pyesni se cilat zgjidhje do të donte të bënte për të rregulluar problemin. Ky opsion është një mënyrë e shkëlqyer për të shkuar nëse doni të flisni për një problem që mund të ketë mundësi të shumta zgjidhjeje. Për shembull, "Cilat janë disa mënyra se si mund të përmirësoni prezantimin tuaj të ardhshëm?" ose "Çfarë ndryshimesh dëshironi të bëni në prezantimin tuaj të ardhshëm?".
Hapi 8. Kujtojini atij pasojat e mundshme
Disa probleme në vendin e punës mund të dëmtojnë emrin e kompanisë kështu që punonjësit duhet të ndërgjegjësohen për këtë. Në disa situata, nuk ka shumë pasoja nëse një punonjës bën një gabim. Sidoqoftë, ka edhe raste kur keni humbur një klient ose nuk jeni në gjendje të ofroni shërbim efektiv për shkak të mungesës së punonjësve. Ndonjëherë, ka edhe pasoja për punëtorët nëse ata nuk e përmirësojnë situatën. Njoftoni punonjësit tuaj menjëherë nëse shfaqen ndonjë problem.
- Për shembull, njoftojeni se jeni të shqetësuar se klienti do të largohet për shkak të një gabimi në shkresa.
- Përndryshe, tregojini punonjësit se ai ose ajo nuk mund të përfshihet në projektin tjetër nëse nuk ka përmirësim në aftësinë e tij ose të saj për të shkruar dokumente.
Hapi 9. Përfundoni emailin me një ofertë për të sqaruar dhe shpjeguar reagimet
Kjo është një mënyrë e mirë për t'i dhënë fund emailit dhe për t'i treguar atij se e mbështesni. Përveç kësaj, kjo gjithashtu do ta bëjë atë të ndihet rehat kur dëshiron të kërkojë sqarime për gjërat që nuk i kupton.
Për shembull, shkruani një fjali si: "Ju lutem më tregoni nëse keni ndonjë pyetje tjetër ose keni nevojë për sqarime për këtë çështje."
Metoda 2 nga 3: Shkrimi i Komenteve mbi Rishikimet
Hapi 1. Përcaktoni objektivat e rishikimit të performancës
Kjo është arsyeja pse ka vlerësim. Punonjësi do të dijë se çfarë do të lexojë nëse ai e di se çfarë objektivash keni dhe ju ndihmon të krijoni reagime për të.
- Për shembull, a përqendroheni në përmirësimin e performancës së punonjësve? A po kryeni një vlerësim në të gjithë kompaninë për të përcaktuar se çfarë trajnimi profesional kërkohet? A bëni rishikime tremujore?
- Informoni punonjësin për këtë objektiv kur jepni reagime për të. Ju mund të thoni, "Kompania po planifikon të ofrojë trajnime profesionale bazuar në nevojat e punonjësve. Prandaj, unë jap rishikime të performancës për secilin punonjës.
Hapi 2. Rishikoni reagimet e mëparshme
Kjo mund të merret në bazë të rishikimeve të dhëna më parë, si dhe reagimeve joformale të dhëna gjatë periudhës së vlerësimit. Ju gjithashtu duhet të kontrolloni se çfarë ka bërë punonjësi pasi të jetë dhënë reagimi. A e përdori ai për të përmirësuar veten? A hyjnë reagimet vetëm në veshin e djathtë dhe largohen nga veshi i majtë?
- Nëse ai bën ndryshime bazuar në reagimet e mëparshme, përfshijeni këtë pikë në një rishikim pozitiv për të.
- Nëse ai injoron reagimet e vjetra, diskutoni çështjet e mëparshme me të dhe mungesën e iniciativës për të ndjekur sugjerimet.
Hapi 3. Përshkruani reagimet pozitive dhe përfshini shembuj konkretë
Filloni gjithmonë një sesion reagimesh duke lënë një koment pozitiv. Lavdëroni punonjësin për atë që ai ose ajo ka bërë mirë dhe jepni komente specifike në lidhje me arritjet. Jini të sinqertë dhe përpiquni të jepni të njëjtën sasi reagimesh sa numri i komenteve negative që jepni.
- Jepni një shembull të tillë si: “Ju treguat iniciativë kur dolët vullnetar për të udhëhequr një projekt. Përveç kësaj, ju gjithashtu demonstroni aftësi të mira drejtuese kur koordinoni me anëtarët e ekipit, dëgjoni sugjerimet e të tjerëve dhe caktoni njerëzit në detyrat e tyre përkatëse."
- Lavdëroni qëndrimin e mirë dhe duhet ta vazhdoni atë.
Hapi 4. Jepni kritikë konstruktive dhe jepni shembuj specifikë
Përqendrohuni në kritikat që mund të sigurojnë përfitimet më të mëdha për kompaninë ose punonjësin e synuar. Informoni punonjësin në cilat fusha e ka të vështirë dhe pse ky është një problem për të.
Jepni shembuj specifik. Për shembull, "Në tre prezantimet e fundit, keni harruar të paraqisni buxhetin tuaj të vlerësuar dhe ngadalësimin e projektit" ose "Numri mesatar i projekteve që keni përfunduar tremujorin e fundit ishte 6, por këtë herë ju mund të përfundoni vetëm 2. Unë mendoj se performanca juaj është nën mesataren”
Hapi 5. Përcaktoni objektivat e performancës për periudhën e ardhshme të vlerësimit
Kjo do t'i ndihmojë punonjësit të dinë se cilat fusha kanë nevojë për përmirësim. Përveç kësaj, ju gjithashtu do të kuptoni se çfarë i nevojitet kompanisë nga punonjësit e saj. Punëtori gjithashtu do ta gjejë këtë reagim më të dobishëm sepse bazuar në vlerësimin, ai e di se çfarë kërkon kompania prej tij.
- Objektivat duhet të jenë të shkurtër dhe të veçantë. Për shembull, "Punonjësit duhet të shesin 4 artikuj në ditë", "Punonjësit duhet të përmirësojnë komunikimin me klientët", ose "Punonjësit duhet të marrin trajnime për udhëheqje".
- Sigurohuni që do t'i realizoni këto objektiva në vlerësimin e ardhshëm sepse kjo është ajo që presin punonjësit.
Hapi 6. Ofroni mundësi për trajnime për zhvillim profesional
Bëni rekomandime bazuar në kritikat konstruktive që keni dhënë. Këto rekomandime mund të bazohen në burimet ekzistuese të tilla si punëtori, kurse trajnimi, trajnim i brendshëm ose mentorim ndër-punonjës. Përveç kësaj, ju gjithashtu mund të sugjeroni kurse falas të disponueshme në internet nëse keni mungesë burimesh.
- Jini të hapur nëse duhet të ndryshoni një sugjerim pasi bisedoni me një punonjës. Për shembull, punonjësit mund të kërkojnë trajnim profesional që nuk e keni menduar kurrë më parë.
- Merrni parasysh qëllimet e punës së punonjësit. Për shembull, nëse punonjësit tuaj duan të kalojnë në pozicione drejtuese, ju mund të zgjidhni trajnimin e lidershipit si një mundësi trajnimi profesional. Përndryshe, nëse ai është i interesuar në dizajn grafik, lejo që ai të marrë një kurs në mënyrë që të mund të përdorë aftësitë e tij për kompaninë tuaj.
Hapi 7. Inkurajoni punonjësin që të përfundojë sesionin e feedback -ut
Pavarësisht se sa i shkëlqyeshëm është rishikimi i performancës së një punonjësi, askujt nuk i pëlqen të tregojë atë që u mungon ose çfarë duhet përmirësuar, kështu që përfundoni seancën duke e inkurajuar punonjësin që ta bëjë atë të ndihet më komod dhe më pak i dekurajuar ose i tronditur.
Thuaj diçka si: "Tremujorin e kaluar, ne kishim disa vështirësi të paparashikueshme, por ju keni bërë një punë të shkëlqyeshme duke rregulluar ngarkesën e punës. Ne e duam punën tuaj dhe mezi presim të shohim më shumë nga kjo lloj pune në tremujorin aktual."
Hapi 8. Nxitni një përgjigje nga dëgjuesi
Kjo përgjigje mund të jetë verbale pasi ta keni diskutuar me të, ose mund të jepni një formular reagimi për ta plotësuar. Do të merrni një përgjigje më të mirë, nëse punonjësve u jepet kohë të mendojnë për rishikimet e tyre të performancës dhe të shkruajnë përgjigjet e tyre në mungesën tuaj.
Pyesni personin për komente për rishikimin që i keni lënë atij. Për shembull, “A keni ndonjë sugjerim për mua, çfarë duhet të përmirësoj kur jap reagime? Dhe "A ishin reagimet e mia mjaft të qarta dhe të dobishme?"
Metoda 3 nga 3: Dhënia e reagimeve për studentët
Hapi 1. Përqendrohuni në performancën e të mësuarit të studentëve
Qëllimi i dhënies së feedback -ut është të ndihmojë studentët të mësojnë. Pra, jepni komente pozitive që e drejtojnë atë të përmirësojë përpjekjet e tij në vend që të kritikojë gabimet e tij. Përdoreni këtë sesion për të dhënë udhëzime dhe jo për t'i kritikuar ato.
Ju mund të jepni reagime me shkrim për detyrat e studentëve duke përfshirë detyrat me shkrim, prezantimet dhe projektet
Hapi 2. Jepni reagime mbi përmbajtjen dhe mekanizmin e shpërndarjes së detyrës
Të dyja këto janë të rëndësishme për studentin sepse ai ose ajo duhet të dijë se si t'i përmirësojë këto dy komponentë. Përveç kësaj, ka shumë studentë që performojnë më mirë në një fushë sesa në një tjetër. Për shembull, një student mund të ketë një ide të ndritshme me ide të mirë, por ai nuk mund të shqiptojë saktë, nuk mund të përdorë shenjat e pikësimit dhe ka shumë fjali jo të plota dhe të pasakta.
- Nëse po jepni reagime për një projekt ose prezantim me gojë, sigurohuni që të jepni reagime për secilën pjesë të detyrës.
- Për shembull, prezantimet gojore kanë nevojë për reagime mbi përmbajtjen dhe aftësitë e të folurit publik. Ndërkohë, projektet kërkojnë reagime përsa i përket përmbajtjes, krijimtarisë dhe metodave të ofrimit.
Hapi 3. Jepni reagime specifike pozitive dhe negative
Komentet si "punë e mirë", "përmirësim" ose "përmirësim" nuk konsiderohen sa duhet specifike; studentët nuk e dinë cilat pjesë të përmirësohen dhe cilat gjëra janë mjaft të mira. Tregojuni studentëve se cilat fusha kanë nevojë për përmirësim dhe cilat janë mjaft të mira.
- Shkruani diçka si: “Teza është e qartë, e shkruar mirë dhe përdor formatin që kemi studiuar. Sidoqoftë, fjalia hyrëse duhet të korrigjohet sepse nuk lidhet me tezën tuaj”.
- Sugjeroni, "Ideja juaj është zhvilluar mirë, por unë ju rekomandoj të bëni seanca shtesë për të përmirësuar përdorimin e presjes dhe praktikoni të shkruani fjali të përsosura".
- Jepni një kombinim të komenteve pozitive dhe kritikave konstruktive.
Hapi 4. Sugjeroni se si të përmirësoni aftësinë në vend që të rregulloni gabimin
Ju mund të shënoni disa gabime, por mos redaktoni shumë nga puna e studentit. Shkruani çdo problem që shihni në punën e studentit, siç është përdorimi i tepërt i presjes. Pas kësaj, sugjeroni se çfarë mund të përmirësohet me të.
Për shembull, “Ju keni përdorur shumë presje në esenë tuaj. Ju lutemi kontrolloni dy herë rregullat për përdorimin e presjes dhe si të kombinoni fjalitë me presje. Nëse vini në një seancë shtesë, ne mund të praktikojmë se si të shkruajmë një paragraf të mirë së bashku
Hapi 5. Priorizoni draftin ose detyrën tuaj të radhës
Përcaktimi i përparësive si kjo do t'i ndihmojë studentët të përqëndrohen në gjëra të tjera që duhet të arrihen. Ju mund t'i jepni përparësi objektivave tuaj të të mësuarit ose nevojave të studentëve, në varësi të punës tuaj.
Thuaj, "Tani, duhet të përqendroheni në përdorimin e fjalive aktive dhe mos përdorni fjali jo të plota."
Hapi 6. Kufizoni reagimet në një fushë ose një aftësi nëse ky është problemi kryesor
Përqendrohuni në objektivat aktuale të mësimit ose nevojat e studentëve që po vlerësoni. Sigurohuni që studenti të dijë se ju po vlerësoni vetëm disa pjesë të esesë së tij, kështu që ai nuk do të supozojë se pjesa tjetër e esesë është e përsosur.
- Shënoni fushat që do të jenë fokusi i reagimeve tuaja.
- Para se të ktheheni në punën e studentit, informojini ata që po jepni reagime vetëm për pjesë të caktuara të detyrës.
- Ju mund t'i lini studentët të zgjedhin se cilat aftësi ose seksione duan të komentojnë.
Hapi 7. Mos i mbingarkoni studentët
Nëse ka shumë gabime, mos i rregulloni të gjitha në një seancë reagimi. Nëse lini shumë komente në një seancë, studentët mund të ndihen të tronditur dhe përfundimisht të dekurajohen. Pra, lini një koment për gjënë më të lehtë dhe më themelore për tu korrigjuar.
- Për shembull, mund të filloni me mënyrat për të shmangur shkrimin e fjalive të papërsosura dhe kërkimin e fjalëve në fjalor nëse ai nuk di t'i shqiptojë ato.
- Përveç kësaj, ju gjithashtu mund të përqendroheni në objektivat e të mësuarit për detyrën.
Hapi 8. Motivoni studentët që të vazhdojnë të mësojnë
Përfundoni seancën e reagimeve me fjalë pozitive dhe inkurajojeni që të vazhdojë të përpiqet. Ju gjithashtu mund t'i kujtoni arritjet e tij në caktimet e tjera, kështu që ai do të vazhdojë të përpiqet edhe më shumë.
