Regjistrimi i aktivitetit të llogarisë është më i lehtë duke përdorur regjistrat e kontrollit të krijuar nga Microsoft Excel. Ju mund të krijoni regjistra çeqesh për të kategorizuar shpenzimet në mënyrë që të mbani shënime të gjitha pagesat e parave të gatshme. Ju mund të krijoni një formulë për të gjetur gjendjen e parave në llogari. Përveç të qenit i dobishëm, duke krijuar një regjistër kontrolli në Excel ju gjithashtu mund të njihni bazat e Excel.
Hapi
Pjesa 1 nga 5: Krijimi i kolonave në Excel
Hapi 1. Njihuni me Excel
Excel është një softuer spreadsheet i përdorur për të menaxhuar të dhënat dhe për të kryer llogaritjet me formula. Tabelat Excel janë të organizuara sipas kolonave dhe rreshtave.
- Versioni desktop i Excel mund të instalohet në një PC ose Mac. Ekzistojnë gjithashtu aplikacione falas online për kompjuterin, tabletin ose telefonin tuaj. Funksionaliteti i secilit version është vetëm pak i ndryshëm.
- Excel ka qenë për një kohë të gjatë, dhe ka gjithmonë një version të ri çdo vit. Mënyra se si funksionon secili version është pak më ndryshe.
- Në Excel, rreshtat janë horizontalë dhe renditen sipas numrit. Kolonat janë vertikale dhe renditen sipas shkronjave. Katrorët ku rreshtat dhe kolonat takohen quhen qeliza. Qelizat emërohen sipas rreshtave dhe kolonave. Qeliza në rreshtin e pestë në kolonën D quhet D5 (kolona D, rreshti 5).
- Njihni ndryshimin midis një fletë pune dhe një fletore pune. Një fletë pune është një skedar Excel që përmban një ose më shumë spreadsheets. Çdo tabelë është në skeda të veçanta brenda librit të punës. Librat e punës në përgjithësi kanë tre skeda, por mund të shtohen nëse është e nevojshme.
- Ju thjesht mund të përdorni një skedë për të krijuar një regjistër kontrolli bazë.
- Ju do të përdorni dy skedat për të krijuar një funksion të kategorisë së ngarkesës në regjistrin e kontrollit.
Hapi 2. Hapni një fletëllogaritëse bosh
Si të hapni një spreadsheet varet nga sistemi operativ dhe lloji i kompjuterit që po përdorni.
- Për kompjuterët që përdorin një sistem operativ nën Windows 7, klikoni menunë Start në këndin e poshtëm të majtë të desktopit. Nga menyja që shfaqet, klikoni Programet. Nga menyja që shfaqet më pas, klikoni Microsoft Office, pastaj klikoni Microsoft Office Excel. Në këtë pikë, një spreadsheet i zbrazët shfaqet në desktopin tuaj.
- Për PC në Windows 7 ose më vonë, klikoni ikonën e Windows në këndin e poshtëm të majtë të ekranit, pastaj klikoni pllakën e Microsoft Excel për të hapur Excel. Do të ketë një faqe që tregon skedarët e rinj në të majtë dhe opsionet e reja të modelit të dokumentit në të djathtë. Klikoni opsionin e parë të shabllonit, Fletore pune të zbrazët për të hapur një spreadsheet të ri.
- Për të hapur Excel në Mac, klikoni Excel në bankën e të akuzuarve. Klikoni "File" në shiritin e menusë. Klikoni "Hap", pastaj kliko "E Re". Do të çoheni në një spreadsheet të ri bosh.
Hapi 3. Krijoni etiketat e kolonave
Përdorni etiketën që zakonisht gjendet në librin e kontrollit të regjistrit. Krijo kolona për datën, nr. çek, përfitues dhe përshkrim ose memorandum. Pastaj krijoni kolona për debitë (dmth pagesa ose tërheqje), kredi (dmth depozita) dhe bilancet e ardhshme.
- Shkruani "DAT" në qelizën B1 (kolona B, rreshti 1). Data e transaksionit shënohet këtu.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën C1 (kolona C, rreshti 1). Shkruani "ITEM #". Numri i çekut ose lloji i transaksionit futet këtu, të tilla si "ATM" ose "depozitë".
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën D1 (kolona D, rreshti 1). Shkruani "PAYEE". Ky është emri i marrësit të çekut ose paguesit.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën E1 (kolona E, rreshti 1). Shkruani "PESRSHKRIMI". Detajet rreth transaksionit futen këtu.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën F1 (kolona F, rreshti 1). Lloji "DEBIT". Paratë që dalin nga llogaria (dalja) regjistrohen këtu.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën G1 (kolona G, rreshti 1). Shkruani "KATEGORIA E SHPENZIMIT". Lëreni këtë bosh së pari. Këto opsione kolone do të krijohen në një hap të mëvonshëm.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën H1 (kolona H, rreshti 1). Lloji "KREDIT". Paratë që hyjnë në llogari (hyrje) regjistrohen këtu.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën J1 (kolona J, rreshti 1). Shkruani "KATEGORIA E TCO ARDHURA". Këto opsione të kolonave gjithashtu do të krijohen në një hap të mëvonshëm.
- Lëvizni një qelizë në të djathtë, qelizën K1 (kolona K, rreshti 1). Lloji "BILANCI". Kjo është shuma në llogari pasi të jenë regjistruar të gjitha transaksionet.
Hapi 4. Formatoni etiketat e kolonës
Shtoni formatimin në kolonën e etiketës me shkronja të theksuara dhe jepni rreshtave të etiketës së regjistrit një ngjyrë të ndryshme sfondi për lexim të lehtë. Së pari, zgjidhni gamën e qelizave që dëshironi të formatoni, pastaj zgjidhni një opsion formatimi.
- Shikoni opsionet e formatit në skedën "HOME" të shiritit të shiritit të veglave. Kjo skedë "HOME" është tashmë e hapur kur hapni një libër të ri pune.
- Zgjidhni qelizën B1 (DATA) pastaj tërhiqeni kursorin në të gjitha etiketat deri në qelizën K1 (BILANCI).
- Në këndin e sipërm të majtë të shiritit të veglave, klikoni "B" për të zgjedhur një format të theksuar.
- Klikoni në ikonën e kovës së bojës për të parë gamën e ngjyrave të sfondit për të ndryshuar ngjyrën e sfondit.
Hapi 5. Ndryshoni madhësinë e kolonave të shumta
Zakonisht madhësia e kolonës është shumë e vogël për të ruajtur të dhënat që keni futur. Për shembull, kolonat "PAYEE" dhe "PESRSHKRIMI" mund të mbajnë emra të gjatë ose shënime të gjata. Kolona A shërben vetëm si një ndarës, kështu që madhësia e saj është shumë e ngushtë.
- Klikoni titullin e kolonës A për të zgjedhur të gjithë kolonën. Në këndin e sipërm të djathtë të shiritit të veglave në shiritin "HOME", klikoni butonin "FORMAT". Nga menyja zbritëse, klikoni "Gjerësia e kolonës", futni 2 dhe klikoni OK. Kolona A do të jetë shumë e ngushtë.
- Zgjero kolonën D, "PAYEE". Klikoni seksionin e titullit në kolonën D për të zgjedhur atë kolonë. Rri pezull mbi kufirin e kolonave D dhe E. Kursori do të ndryshojë në një kursor të madhësisë, me një formë si një shenjë plus me një shigjetë që tregon. Pasi ky kursor të jetë i dukshëm, klikoni me të majtën dhe tërhiqeni miun në të djathtë për ta bërë kolonën aq të gjerë sa dëshironi.
- Përsëriteni të njëjtën procedurë për të zgjeruar kolonën E, "PESRSHKRIMI".
Hapi 6. Përqendroni etiketën e regjistrit
Zgjidhni të gjithë rreshtin e parë. Klikoni me të majtën në numrin një në kufirin e majtë të faqes. Në anën e sipërme të majtë të shiritit të veglave në shiritin "HOME", klikoni butonin e rreshtimit qendror. Të gjitha të dhënat në qelizat e zgjedhura do të përqendrohen. Etiketat e kolonave në secilën qelizë tani janë të përqendruara.
Pjesa 2 nga 5: Formatimi i qelizave
Hapi 1. Futni disa të dhëna
Për të parë ndryshimet e formatit të bërë, futni katër rreshta të dhënash në qeliza. Filloni me bilancin fillestar, pastaj futni tre transaksionet e tjera.
- Shtoni datën për bilancin e hapjes në qelizën B2, për shembull 9/27/15. Në kolonën "PAYEE" në qelizën D2, shkruani "Hapja e bilancit". Në kolonën "BILANCI" në qelizën K2, futni shumën e parave në llogarinë tuaj sipas datës në qelizën B2.
- Shtoni tre transaksione të tjera. Kombinoni transaksionet e debitit (të tilla si pagesat me çek ose tërheqjet nga ATM) dhe transaksionet e kreditit (të tilla si depozitat).
- Vini re formatimin jokonsistent të secilit numër në qelizë. Formati i kolonës së datës mund të ndryshojë në "2015/09/27" ose "27-Shtator". Kolona e shumës së dollarit mund të shfaq numrin e gabuar të numrave dhjetorë. Formatoni atë në mënyrë që gjithçka të jetë e pastër.
Hapi 2. Formatoni datën
Sigurohuni që kjo kolonë të shfaqë data të qëndrueshme. Ka shumë mundësi për formatimin e datave në Excel. Zgjidhni cilin doni.
- Klikoni titullin në kolonën B, e cila është "DATA". E gjithë kolona do të zgjidhet.
- Klikoni me të djathtën në kolonë dhe zgjidhni Formati i qelizave. Do të shfaqet dritarja Format Cells.
- Zgjidhni skedën "Numrat". Zgjidhni "Data" në "Kategori". Zgjidhni formatin e datës që dëshironi dhe klikoni OK në këndin e poshtëm të djathtë të dritares.
- Ndërsa kolona është ende e zgjedhur, përqendroni të dhënat në këto qeliza duke klikuar ikonën e rreshtimit qendror në këndin e sipërm të majtë të shiritit të veglave, në shiritin "HOME".
Hapi 3. Formatoni kolonën "ITEM #"
Të dhënat në këtë kolonë duhet të jenë të përqendruara. Theksoni të gjithë kolonën e C duke klikuar në titullin e kolonës. Klikoni në ikonën e rreshtimit qendror. Kushtojini vëmendje të dhënave që janë futur në këtë kolonë. Shkrimi duhet të jetë i përqendruar.
Kontrolloni formatin e kolonave D dhe E, "PAYEE" dhe "PESRSHKRIMI". Excel zakonisht formaton qelizat në mënyrë që të dhënat të lihen të rreshtuara. Ky format do të jetë i përshtatshëm për këtë kolonë. Kontrolloni dy herë madhësinë e kolonës. Tani ka disa të dhëna në këto qeliza, kështu që rregulloni gjerësinë e kolonës për ta bërë kolonën më të gjerë ose më të ngushtë, sipas nevojës
Hapi 4. Formatoni monedhën në kolonat F, H dhe K, ose "DEBIT", "KREDIT" dhe "BALANCIM PARA"
Monedha përdor dhjetore dyshifrore. Ekziston një mundësi për të shfaqur një shenjë dollari. Numri i debitit gjithashtu mund të bëhet i kuq nëse dëshironi.
- Zgjidhni kolonën F. Klikoni me të djathtën në kolonën F dhe zgjidhni Formatin e qelizave. Do të shfaqet dritarja Format Cells. Në skedën "Numri", zgjidhni "Kontabiliteti". Zgjidhni "2" në opsionin "Vendet dhjetore". Zgjidhni shenjën e dollarit në "Simbol".
- Përsëritni hapat e mësipërm për kolonat H dhe K.
- Për ta bërë numrin e debitit të duket i kuq, klikoni kokën në kolonën F për të zgjedhur të gjithë kolonën. Klikoni me të djathtën në kolonë dhe zgjidhni Formatin e qelizave. Zgjidhni skedën Font kur të shfaqet dritarja Format Cells. Në këtë skedë, klikoni zbritësin pranë opsionit Color. Nga paleta, klikoni ngjyrën e kuqe.
Pjesa 3 nga 5: Krijimi i formulave
Hapi 1. Krijoni një formulë për të llogaritur gjendjen aktuale
Futni formulën e veprimit matematikor për të llogaritur gjendjen aktuale në kolonën K. Nuk keni nevojë për formulën në qelizën K2. Bilanci juaj fillestar futet këtu.
- Klikoni në qelizën K3. Klikoni shiritin e formulës në krye të tabelës. Shkruani formulën për të kryer llogaritjen. Shkruani = SUM (K2-F3+H3). Kjo formulë i thotë spreadsheet -it që të marrë bilancin e hapjes (qeliza K2), të zbresë debitë nëse ka (qeliza F3) dhe të shtojë kredite nëse ka (qeliza H3).
- Nëse bilanci fillestar është 200 dollarë, dhe hyrja juaj e parë është një çek për 35 dollarë, regjistroni 35 dollarë si debitim në qelizën F3. Formula që keni futur në qelizën H3 merr bilancin fillestar dhe zbret debitin në mënyrë që bilanci të jetë 165 dollarë.
Hapi 2. Kopjoni formulën
Zgjidhni qelizën K3. Klikoni me të djathtën dhe zgjidhni Kopjo. Zgjidhni qelizat K4 dhe K5, pastaj klikoni me të djathtën dhe zgjidhni Ngjit. Tani formula është kopjuar në këto qeliza. Tani bilanci aktual është llogaritur në kolonën K për të gjitha rreshtat e të dhënave që janë futur.
Hapi 3. Krijoni një formulë të kushtëzuar për të pastruar kolonën e bilancit aktual
Ju mund të kopjoni formulën e mësipërme në qelizën K6. Sidoqoftë, meqenëse nuk keni futur asnjë të dhënë, bilanci aktual nga qeliza K5 do të shfaqet gjithashtu në qelizën K6. Për ta sqaruar këtë, krijoni një formulë të kushtëzuar që do të zbrazë qelizën nëse nuk futen transaksione, por do të shfaqë bilancin nëse ka.
Në qelizën K6, futni formulën = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Kjo do t'i tregojë Excel -it se nëse qeliza B6 në kolonën "DATA" është bosh, qeliza H6 duhet të jetë bosh, por nëse qeliza B6 nuk është bosh, bilanci duhet të llogaritet
Hapi 4. Zgjero formulën me AutoFill
Karakteristika AutoFill plotëson formulën e qelizave ngjitur kështu që nuk ka nevojë të futni në mënyrë të përsëritur formulën "BILANC".
- Shikoni për levën AutoFill në qelizën aktive. Shikoni drejtkëndëshin e vogël të errët në këndin e poshtëm të djathtë të qelizës aktive. Rri pezull derisa të ndryshojë në një kursor AutoFill, i cili duket si një plus i hollë.
- Klikoni në qelizën K6. Rri pezull mbi levën e AutoFill dhe kursori do të ndryshojë në një shenjë të hollë plus. Klikoni majtas dhe mbani levën e Plotësimit automatik. Tërhiqeni kursorin në qelizën K100 (kolona K, rreshti 100).
- Formula tani kopjohet në të gjitha qelizat kolona K deri në rreshtin 100. Numrat e rreshtave dhe kolonave në secilën qelizë rregullohen automatikisht në mënyrë që formula të llogarisë saktë.
Pjesa 4 nga 5: Shtimi i Kategorive
Hapi 1. Krijoni një kategori transaksionesh
Kategoritë e transaksioneve janë të dobishme për gjurmimin e daljeve të parasë dhe llojet e të ardhurave. Kategoritë mund të lidhen me taksat mbi të ardhurat, të tilla si taksat mbi pronën ose donacionet bamirëse. Kategoritë gjithashtu mund të përdoren për të krijuar tabela që vizualizojnë me lehtësi aktivitetin financiar të një llogarie.
Hapi 2. Krijoni skedën "Kategoritë"
Kjo skedë përdoret për të ruajtur të gjitha kategoritë e mundshme të kontrolleve të regjistrit të të ardhurave dhe shpenzimeve. Riemërtoni një nga skedat në librin e punës "Kategoritë". Klikoni dy herë mbi titullin ekzistues të skedës në mënyrë që të nxjerrë në pah emrin. Emri do të ndryshojë në "Sheet2" ose "Sheet3". Kur të theksohet emri i fletës, shkruani një emër të ri për skedën, siç është "Kategoritë".
Në qelizën B4, shkruani "Kategoritë". Formatoni qelizat që të jenë të guximshme dhe vendosini në qendër
Hapi 3. Krijoni kategori të ardhurash
Shkruani "*** Të ardhurat ***" në qelizën B5. Të gjitha kategoritë e të ardhurave që keni ose mund të përfitoni në të ardhmen përfshihen këtu. Shkruani të gjitha kategoritë tuaja të të ardhurave duke filluar nga qeliza B6 dhe duke punuar deri në fund.
- Kategoria më e zakonshme e të ardhurave është "Pagat" (pagat). Ndani kategoritë e ndryshme të pagave nëse ka më shumë se një punë.
- Situata juaj financiare është një faktor përcaktues për kategoritë e tjera të të ardhurave. Krijoni një kategori "Dividend" nëse zotëroni aksione. Krijoni gjithashtu kategori të mbështetjes së fëmijëve nëse është e aplikueshme. Kategori të tjera të tilla si "Të ardhurat nga interesi", "Dhuratat" dhe "Të ndryshme".
Hapi 4. Krijoni kategori ngarkese
Pastroni qelizat në kategorinë e të ardhurave të fundit. Lëvizni poshtë një qelize dhe më pas shkruani "*** Shpenzimet ***". Të gjitha kategoritë e ngarkesës janë në këtë seksion.
Numri i kategorive të ngarkesës është i përshtatur për rrethanat tuaja, duke përfshirë "Hipotekën", "Qiranë", "Sigurimin", "Pagesën e Makinës", "Gazin", "Energjinë Elektrike", "Telefonin" ose "Argëtimin"
Hapi 5. Jepni një emër gamës së qelizave që përmbajnë kategorinë
Zgjidhni qelizën B5, pastaj nënvizoni nga qeliza B5 në të gjitha kategoritë e të ardhurave dhe shpenzimeve. Shikoni kutinë e emrit të qelizës në këndin e sipërm të majtë të dritares, e cila është në të majtë të kutisë së formulës. Emri i qelizës së parë në rangun e theksuar do të shfaqë "B5". Klikoni në kutinë e emrit të qelizës dhe shkruani "Kategoritë". Ky është emri i gamës së qelizave që mund të përdorni në regjistrin e kontrollit.
Hapi 6. Përdorni kategoritë e shpenzimeve dhe të ardhurave në regjistrin e kontrollit
Kthehuni te skeda që keni krijuar regjistrin e kontrollit. Tani kolonat "KATEGORIA E SHPENZIMIT" dhe "KATEGORIA E TCO ARDHURA" do t'i shtohen një menyje zbritëse.
- Zgjidhni qelizën G2 në kontrollin e skedës së regjistrit. Kjo është qeliza e parë në kolonën "KATEGORIA E SHPENZIMIT".
- Zgjidhni shiritin "DATA" në shiritin e veglave. Klikoni në butonin "Vlerësimi i të dhënave". Zgjidhni "Vlefshmëria e të dhënave" nga menyja rënëse. Do të hapet dritarja "Vlerësimi i të dhënave".
- Në skedën "Cilësimet" të dritares "Vlefshmëria e të dhënave", gjeni kutinë zbritëse "Lejo". Klikoni shigjetën poshtë dhe zgjidhni "Lista". Shkruani "= Kategoritë" nën "Burimi". kliko OK.
- Një shigjetë e vogël do të shfaqet pranë qelizës G2. Klikoni këtë shigjetë për të shfaqur një listë të kategorive. Klikoni në kategorinë që korrespondon me transaksionin e rreshtit.
- Kopjoni formulën nga qeliza G2 në qelizën G100 duke përdorur AutoFill.
- Shkoni në qelizën J2 për të përsëritur procesin në kolonën "KATEGORIA E TCO ARDHURA".
Pjesa 5 nga 5: Mbrojtja e Regjistrit të Çeqeve
Hapi 1. Bllokoni qelizat e formulës dhe mbroni spreadsheet -in
Mbrojtja e fletës së punës do të thotë që nuk mund të mbishkruani të dhënat në qelizat e kyçura, kështu që nuk duhet të shqetësoheni për llogaritjet e bilancit të ardhshëm që janë të gabuara për shkak të gabimeve në formulë. Ju gjithashtu mund të shtoni një fjalëkalim për ta bërë regjistrin tuaj të çekut më të mbrojtur nga përdoruesit e tjerë. Sigurohuni që fjalëkalimi të mbahet mend lehtë, ose shkruani atë në një vend të sigurt. Fleta e punës nuk do të jetë e arritshme nëse harroni fjalëkalimin tuaj.
Hapi 2. Zhbllokoni qelizën
Pasi të mbrohet fleta e punës, të gjitha qelizat do të kyçen. Prandaj, duhet të zhbllokoni qelizat e të dhënave që do të futen, edhe nëse fleta e punës është e mbrojtur.
- Zgjidhni qelizat B2 deri J100. Këto janë të gjitha qelizat e të gjitha kolonave të regjistrit të kontrollit, përveç kolonës së fundit, K, e cila është kolona "BILANCI". Të dhënat ende duhet të futen në këto qeliza edhe nëse fleta e punës është e mbrojtur.
- Në gamën e zgjedhur të qelizave, kliko me të djathtën. Zgjidhni formatimin e qelizave.
- Në dritaren Format Cells, zgjidhni skedën Mbrojtja. Zgjidhni kutinë "Bllokuar" dhe klikoni OK.
Hapi 3. Aktivizo mbrojtjen në fletën e punës
Kjo do të thotë që të gjitha qelizat do të mbeten të kyçura, përfshirë qelizat në kolonën K ("BILANCI") kështu që ato nuk mund të mbishkruhen.
- Hapni shiritin "Rishikim" në shiritin e veglave. Klikoni "Mbroni fletën" për të shfaqur dritaren "Mbroni fletën".
- Nëse doni të mbroni fletën e punës, shtoni fjalëkalimin këtu. Nëse jo, lërini bosh.
- kliko OK. Regjistrat e kontrollit tani janë të pambrojtur.
Hapi 4. Mos mbroni fletën e punës në mënyrë që të ndryshoni qelizat e kyçura
Ju mund ta ktheni këtë proces më vonë nëse doni të ndryshoni formulën në një qelizë të kyçur. Hapni shiritin "Rishikim" në shiritin e veglave. Klikoni "Unprotect Sheet" derisa të shfaqet dritarja "Unprotect Sheet". kliko OK.
