Për të lëvizur një listë ose tabelë të të dhënave nga Word në Excel, nuk keni nevojë të zhvendosni pjesë individuale të të dhënave në qelizat e një spreadsheet (fletë pune) të Excel. Ju thjesht mund të formatoni dokumentin tuaj siç duhet në Word, atëherë i gjithë dokumenti mund të importohet në Excel me vetëm disa klikime.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Konvertimi i Listave
Hapi 1. Kuptoni se si do të konvertohet dokumenti Word
Për të importuar një dokument në Excel, disa karaktere përdoren për të përcaktuar se cilat të dhëna do të hyjnë në qelizat në fletën e punës të Excel. Duke kryer disa hapa formatimi para importimit, mund të kontrolloni pamjen e fletës së punës dhe të minimizoni sasinë e formatimit manual që duhet të bëhet. Kjo është veçanërisht e dobishme nëse po importoni një listë të gjatë nga një dokument Word në Excel.
Kjo metodë funksionon më mirë kur ka disa shënime në listë, secila me një format të ngjashëm (një listë adresash, numra telefoni, adresa emaili, etj.)
Hapi 2. Sigurohuni që nuk ka gabime të formatimit në dokument
Para fillimit të procesit të konvertimit, sigurohuni që secila hyrje të jetë e formatuar në të njëjtën mënyrë. Duhet të korrigjoni çdo gabim pikësimi ose të riorganizoni çdo shënim që nuk përputhet. Kjo është për të siguruar që procesi i transferimit të të dhënave të funksionojë pa probleme.
Hapi 3. Shfaqni personazhet e formatimit në dokumentin Word
Duke shfaqur karaktere të formatit të fshehur normalisht, mund të përcaktoni mënyrën më të mirë për të ndarë secilën hyrje. Mund të shfaqni karakteret e formatimit duke klikuar butonin Trego/Fshih shenjat e paragrafit në skedën Home, ose duke shtypur Ctrl+⇧ Shift+*.
Shumica e listave kanë një shenjë paragrafi në fund të çdo rreshti, ose në fund të një rreshti, ose në një vijë bosh midis shënimeve. Ju do ta përdorni këtë shenjë për të futur karakterin dallues të qelizave në Excel
Hapi 4. Zëvendësoni shenjat e paragrafit midis shënimeve për të hequr hapësirat shtesë
Excel do të përdorë hapësira midis shënimeve për të përcaktuar rreshtat, por ju duhet t'i hiqni ato në këtë pikë për të ndihmuar në procesin e formatimit. Mos u shqetësoni, së shpejti do ta shtoni përsëri. Ky hap funksionon më mirë nëse keni një shenjë paragrafi në fund të hyrjes dhe një shenjë në hapësirën midis shënimeve (dy hapësira të njëpasnjëshme).
- Shtypni Ctrl+H për të hapur dritaren Find and Replace.
- Shkruani ^p ^p në fushën Find. Ky është kodi për dy shenja paragrafi të njëpasnjëshme. Nëse çdo hyrje është një rresht i vetëm dhe nuk ka rreshta bosh në mes, përdorni vetëm një ^p.
- Futni karakterin delimitues në fushën Replace. Sigurohuni që ky karakter të mos jetë një karakter në dokument, siç është ~.
- Klikoni Zëvendësoni të gjithë. Do të vini re se këto shënime kombinohen, por lërini vetëm për aq kohë sa karakteri përcaktues është në vendin e duhur (midis secilës hyrje)
Hapi 5. Ndani secilën hyrje në kolona të veçanta
Tani shënimet shfaqen në rreshta të veçantë. Ju duhet të specifikoni të dhënat që do të shfaqen në secilën kolonë. Për shembull, nëse çdo hyrje në rreshtin e parë është një emër, në rreshtin e dytë është një adresë rruge, dhe në rreshtin e tretë është një vend dhe kodi postar, bëni sa më poshtë:
- Shtypni Ctrl+H për të hapur dritaren Find and Replace.
- Hiqni njërën nga shenjat ^p në fushën Gjeni.
- Zëvendësoni karakterin në fushën Replace me presje,.
- Klikoni Zëvendësoni të gjithë. Kjo do të zëvendësojë simbolet e mbetura të paragrafit me një ndarës presje, i cili do të ndajë çdo rresht në një kolonë.
Hapi 6. Ndryshoni karakterin përcaktues për të përfunduar procesin e formatimit
Pasi të keni përfunduar dy hapat Gjeni dhe zëvendësoni, lista nuk do të duket më si një listë. Të gjithë ata do të jenë në të njëjtën linjë dhe do të kenë një presje midis secilës pjesë të të dhënave. Hapi Gjeni dhe zëvendësoni do t'i kthejë të dhënat përsëri në një formë liste, por prapëseprapë ka presje që përcaktojnë kolonat.
- Shtypni Ctrl+H për të hapur dritaren Find and Replace.
- Shkruani ~ (ose cilindo karakter që keni zgjedhur në fillim) në fushën Gjeni.
- Futni ^p në fushën Replace.
- Klikoni Zëvendësoni të gjithë. Kjo do t'i kthejë të gjitha shënimet në grupe individuale të ndara me presje.
Hapi 7. Ruani skedarin si një skedar teksti të thjeshtë
Formati i hyrjes është i plotë dhe ju mund ta ruani këtë dokument si një skedar teksti. Kjo është bërë në mënyrë që Excel të lexojë dhe analizojë të dhënat tuaja në mënyrë që të shfaqen në kolonat e sakta.
- Klikoni në skedën File dhe zgjidhni Save As.
- Klikoni në menunë zbritëse Save as type dhe zgjidhni Tekst i thjeshtë.
- Emërtoni skedarin dhe pastaj klikoni Ruaj.
- Nëse shfaqet dritarja File Conversion, klikoni & nbsp OK; Me
Hapi 8. Hapni skedarin në Excel
Meqenëse skedari ruhet në tekst të thjeshtë, mund ta hapni në Excel.
- Klikoni në skedën File dhe zgjidhni Open.
- Klikoni në menunë zbritëse Excel All Files dhe zgjidhni Skedarët e tekstit.
- Klikoni Next> në dritaren e Importit të Tekstit në dritaren.
- Zgjidhni presjen në listën e Kufizuesit. Ju mund të shihni se si do të ndahen shënimet në pamjen paraprake në fund. Klikoni Next>.
- Zgjidhni formatin e të dhënave për secilën kolonë, pastaj klikoni Finish.
Metoda 2 nga 2: Konvertimi i tabelave
Hapi 1. Krijoni një tabelë në Word dhe më pas futni të dhëna në të
Për një listë të të dhënave në Word, mund ta konvertoni në një format tabele dhe pastaj ta kopjoni tabelën në Excel. Nëse të dhënat tuaja janë tashmë në formatin e tabelës, kaloni në hapin tjetër.
- Zgjidhni të gjithë tekstin që do të konvertohet në një tabelë.
- Klikoni në skedën Fut dhe pastaj klikoni në butonin Tabela.
- Zgjidhni Konvertoni tekstin në tabelë.
- Shkruani numrin e rreshtave për rresht të të dhënave në kolonën Numri i kolonave. Nëse ka rreshta bosh midis secilës rresht të të dhënave, shtoni një në totalin e kolonës.
- Kliko & nbsp OK; Me
Hapi 2. Kontrolloni formatin e tabelës
Word do të krijojë një tabelë bazuar në cilësimet tuaja. Kontrolloni për t'u siguruar që tabela është e saktë.
Hapi 3. Klikoni butonin e vogël + që shfaqet në këndin e sipërm të majtë të tabelës
Ky buton do të shfaqet kur e rrotulloni miun mbi tryezë. Klikimi i këtij butoni do të zgjedhë të gjitha të dhënat në tabelë.
Hapi 4. Shtypni
Ctrl+C për të kopjuar të dhënat. Ju gjithashtu mund të klikoni butonin Kopjo në skedën Home.
Hapi 5. Hapni Excel
Pasi të kopjohen të dhënat, mund të hapni Excel. Nëse dëshironi t'i vendosni të dhënat në një fletë pune ekzistuese, hapni fletën e punës. Vendoseni kursorin në qelizën që dëshironi të bëni qelizën e sipërme të majtë të tabelës.
Hapi 6. Shtypni
Ctrl+V për të ngjitur të dhënat.
Secila prej qelizave nga tabela Word do të vendoset në një qelizë të veçantë në fletën e punës Excel.
Hapi 7. Ndani çdo kolonë të mbetur
Në varësi të llojit të të dhënave që po importoni, mund të ketë ndonjë formatim shtesë që duhet të bëni. Për shembull, nëse importoni adresat e qytetit, kodet e vendeve dhe kodet postare që janë në një qelizë, mund t'i ndani ato automatikisht në Excel.
- Klikoni titujt e kolonave që dëshironi të ndani. Ky hap do të zgjedhë të gjithë kolonën.
- Zgjidhni skedën Të dhënat dhe klikoni butonin Tekst në kolona.
- Klikoni Tjetër> pastaj zgjidhni Presje në kolonën Kufizuesit. Nëse përdorni shembullin e mësipërm, ky hap do të ndajë qytetin nga kodi i vendit dhe kodi postar.
- Klikoni Finish për të ruajtur ndryshimet.
- Zgjidhni kolonat që ende duhet të ndahen, pastaj përsëriteni këtë proces. Zgjidhni Hapësirën dhe jo Presën si përcaktues. Ky hap do të ndajë kodin e vendit nga kodi postar.
