Bashkimi i postës është një funksion i zakonshëm në programet e Office për të përshtatur një dokument për shumë marrës. Ju mund të organizoni dhe kombinoni të gjitha llojet e dokumenteve, përfshirë zarfet, etiketat, shkronjat, email -et, fakset dhe kuponat e numëruar. Lexoni hapat e mëposhtëm për të mësuar se si të përdorni shkrirjen e postës në një kompjuter.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Përgatitja
Hapi 1. Ndërtoni një skedar të dhënash
Të dhënat mund të jenë skedarë spreadsheet (fletë pune), skedarë të bazës së të dhënave, apo edhe dokumente teksti në një format të përshtatshëm. Skedarët e fletës së punës janë më të përdorurat; Ky udhëzues supozon se jeni duke përdorur një fletë pune.
-
Të dhënat e skedarit duhet të përfshijnë të gjithë informacionin që do të ndryshojë në secilën kopje. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër, skedari do të përfshijë emrat dhe ndoshta adresat e të gjithë njerëzve të cilëve dëshironi t'i shkruani.
Vendosni një informacion në secilën qelizë përgjatë rreshtit, në mënyrë që çdo lloj informacioni (emri, mbiemri, nderimi, dhe kështu me radhë) të jetë në kolonën e vet
-
Krijoni emra kolonë të arsyeshëm. Bashkimi i postës lexon të dhënat në secilën kolonë dhe supozon se hyrja e parë në secilën kolonë të informacionit është emri i zakonshëm për atë lloj informacioni, kështu që përdorni një emër që ka kuptim.
Për shembull, filloni fushën e emrit të parë duke shtypur "emri", pastaj shkruani të gjithë emrat e parë nën të. Kur ju kërkohet të futni një kolonë të të dhënave në një shkronjë, do të shihni "emrin e parë" si një opsion dhe menjëherë mbani mend atë që është në atë kolonë
- Përdoruesit e Microsoft Office që përdorin Outlook si një mjet për të dërguar email mund të përdorin librin e adresave të Outlook si një skedar të dhënash, nëse dëshirojnë.
Hapi 2. Ruani skedarin e të dhënave
Ruani skedarin në mënyrë që ta gjeni lehtë. Jepini atij një emër që do ta keni të lehtë të mbani mend.
Hapi 3. Shkruani dokumentin tuaj kryesor
Ky dokument do të përfshijë informacion në të. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër, dokumenti kryesor është letra. Çdo artikull që do të bashkohet me postë përmbajtje (të tilla si emri) aktualisht lihet bosh.
Metoda 2 nga 3: Bashkimi i postës në MS Office
Hapi 1. Hapni panelin e detyrave të bashkimit të postës
Nga dokumenti kryesor, klikoni panelin për ta hapur atë. Nëse nuk e shihni, shkoni te menyja Tools dhe zgjidhni Mail merge nga lista.
Hapi 2. Përgjigjuni pyetjeve të bëra nga MS Office
Karakteristika e shkrirjes së postës në Office përfshin disa hapa të dizajnuar për ta bërë më të lehtë për ju që të kombinoni skedarët në mënyrë më inteligjente dhe të saktë.
- Filloni duke zgjedhur llojin e dokumentit që po shkruani. Klikoni cilado që përshtatet më mirë, pastaj klikoni Next.
- Zgjidhni dokumentin fillestar që dëshironi të përdorni. Nëse ndiqni këto hapa, mund të zgjidhni të përdorni këtë dokument. Kliko Next.
Hapi 3. Zgjidhni skedarët që do të bashkohen
Ky është skedari i të dhënave që keni krijuar më herët. Zgjidhni butonin e duhur të radios dhe pastaj klikoni Next për të gjetur skedarin dhe lidhur atë me dokumentin kryesor.
Nëse dëshironi të përdorni librin e adresave të Outlook, klikoni atë opsion
Hapi 4. Zgjidhni cilat të dhëna do të përdorni
Office ju lejon të zgjidhni ose çaktivizoni rreshtat e informacionit që dëshironi. Ju mund të zgjidhni artikujt e informacionit në skedarin e të dhënave që dëshironi të bashkohen në dokumentin kryesor, në mënyrë që skedari i të dhënave të jetë më i dobishëm më vonë nëse e përdorni për gjëra të ndryshme. Pasi të jeni të kënaqur, klikoni Next.
Të dhënat mund të renditen duke klikuar në titujt e kolonave në secilën kolonë. Kjo mund të jetë e dobishme nëse doni të kërkoni shpejt shumë informacione
Hapi 5. Futni fushat e të dhënave
Në faqen tjetër të panelit të detyrave, do t'ju kërkohet të shkruani një dokument nëse nuk e keni bërë tashmë, dhe do t'ju paraqiten mundësi të ndryshme për futjen e të dhënave nga skedari në dokument.
-
Futni një kolonë të të dhënave duke e vendosur kursorin në atë kolonë të të dhënave, dhe pastaj duke klikuar butonin e duhur në shiritin e detyrave për ta futur atje.
Ju mund të fshini fushat e gabuara ose të kopjuara të të dhënave duke shtypur butonin Fshij, ashtu si shkronjat ose numrat e zakonshëm
-
Opsionet e paracaktuara do të ndryshojnë pak në varësi të llojit të dokumentit që zgjidhni. Zyra bën çmos që të plotësojë informacionin e duhur nga të dhënat që jepni. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër të formularit të biznesit, mund të shihni një mundësi për të futur një bllok adresash që përfshin emrin dhe mbiemrin dhe adresën e plotë të secilit marrës të rregulluar me kujdes në shumë rreshta.
- Disa opsione të paracaktuara do të hapin dritare shtesë për ju që të plotësoni informacionin e duhur. Allshtë gjithçka pak a shumë e drejtpërdrejtë dhe e lehtë për t’u kuptuar.
- Nëse përdorni opsionet e paracaktuara dhe nuk mund të gjeni informacionin e duhur, klikoni butonin Match Fields për të përcaktuar emrin e kolonës së të dhënave tuaja që përputhet me emrin e paracaktuar. Për shembull, mund të specifikoni kategorinë "Mbiemri" në një skedar të dhënash për të mbushur të dhënat e "Mbiemrit" në bllokun e adresave.
- Për të përdorur kolonën tuaj, klikoni më shumë opsione. Ju do të jeni në gjendje të shihni emrat që i dhatë secilës kolonë dhe t'i përdorni në vend të tyre.
Hapi 6. Kontrolloni postën
Bashkimi i postës nuk do të shfaqë informacion specifik në fushat që aplikoni në dokumentin kryesor derisa ta printoni, por Office ofron një funksion paraprak që ju lejon të kontrolloni dhe siguroheni që informacioni që shfaqet do të përputhet me kolonat që dëshironi dokumentin. Ju lutemi përdorni ato derisa të jeni të kënaqur me porosinë e treguar.
Hapi 7. Përfundoni bashkimin
Ekrani i fundit i panelit të detyrave të bashkimit të postës do t'ju njoftojë se gjithçka është në rregull dhe është gati për të printuar dokumentin tuaj. Çdo grup informacioni do të shfaqet në çdo dokument të shtypur dhe programi do të printojë aq kopje të grupit të informacionit sa ka.
Nëse dëshironi të redaktoni vetë shkronja të veçanta, gjithashtu mund ta bëni këtë nga ky ekran i shiritit të detyrave duke klikuar së pari "redaktoni shkronjat individuale"
Metoda 3 nga 3: Bashkimi i postës në OpenOffice.org
Hapi 1. Krijoni një bazë të dhënash
Hapi 2. Futni fushat e të dhënave
Tani i keni lidhur informacionet tuaja me një bazë të dhënash që OpenOffice.org mund ta kuptojë, dhe përdorimi i bazës së të dhënave për të bashkuar postën është e lehtë për aq kohë sa ju e dini se ku të shikoni.
- Nga menyja Fut, zgjidhni fushat, pastaj të tjera… nga nënmenyja. Përndryshe, mund të shtypni Ctrl+F2.
- Në dritaren që shfaqet, klikoni në skedën Baza e të dhënave.
-
Klikoni butonin Shfleto në të djathtën e poshtme të dritares dhe gjeni skedarin e bazës së të dhënave që sapo keni krijuar.
Pasi të zgjidhet, baza e të dhënave do të shfaqet në një listë të titulluar përzgjedhja e bazës së të dhënave në anën e djathtë të dritares
- Nga lista e llojeve në anën e majtë të dritares, zgjidhni fushat e bashkimit të postës.
- Klikoni "+" pranë bazës së të dhënave tuaja dhe një skedar i fletës së punës do të shfaqet poshtë tij. Kliko "+" pranë saj, dhe do të shihni emrin e kolonës së të dhënave që keni zgjedhur kur keni krijuar fletën e punës.
-
Zgjidhni cilën kolonë të të dhënave dëshironi të futni, pastaj klikoni Fut për të vendosur kolonën e të dhënave në dokumentin kryesor.
- Mos harroni të vendosni kursorin aty ku dëshironi të futni kolonën e të dhënave para se të klikoni Fut, përndryshe do t'ju duhet ta zhvendosni në pozicionin e duhur.
- Ashtu si në Office, fushat e tekstit trajtohen si karaktere alfanumerike në dokumentin kryesor. Mund ta lëvizni duke përdorur shiritin hapësinor dhe ta fshini me butonin Fshij.
Hapi 3. Përfundoni bashkimin
Kontrolloni vendosjen e secilës kolonë të të dhënave. Pasi të keni mbaruar, printoni dokumentin tuaj kryesor. Bashkimi i postës do të printojë një kopje për secilën grup të shënimeve në skedar të shkrirë në dokument.
Këshilla
- Programet e përpunimit të tekstit zakonisht kanë shabllone që mund t'i përdorni për të krijuar dokumentin kryesor.
- Sigurohuni që të ndani kolonat në fjalët kyçe më specifike. Për shembull, mund të përdorni pseudonimet (Z., Znj., Zonjusha), emrin dhe mbiemrin për emrat. Përdorni tre kolona të veçanta për emrin me një lloj kolone të të dhënave në secilën kolonë.
