Ndoshta ju duhet të shkruani një raport ngjarjeje për të vlerësuar suksesin e një ngjarjeje duke i krahasuar rezultatet me objektivat e saj. Ky raport kërkohet nga kompania ose individi që mban ngjarjen për të përcaktuar nëse ndryshimet duhet të bëhen. Ka disa mënyra për të siguruar që një raport i suksesshëm i ngjarjes të jetë i shkruar mirë. Do t'ju duhet nëse jeni duke pritur një ngjarje tjetër!
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përpilimi i Raporteve të Ngjarjeve
Hapi 1. Përcaktoni stilin dhe formatin e prezantimit për secilin auditor
Raportet e ngjarjeve mund të kapen, kapen, në formën e skedarëve PDF, prezantimeve në PowerPoint, etj.
- Sigurohuni që raporti i ngjarjes të jetë i organizuar në seksione të qarta. Ju duhet të përcaktoni se si t'i krahasoni rezultatet e ngjarjes me objektivat e saj. Përmblidhni rezultatet kryesore të ngjarjeve të zhvilluara.
- Përshtatni raportet e ngjarjeve sipas nevojave dhe interesave të secilit sponsor dhe auditor. Konsideroni qëllimet e sponsorëve. Në një farë mase, sponsorët janë auditori kryesor për raportet e ngjarjeve. Ata duan të vlerësojnë përshtatshmërinë e ngjarjes së sponsorizuar. Prandaj sigurohuni që ta dini se çfarë duan dhe çfarë i intereson më shumë.
- Përshtatni raportet e ngjarjeve për të përmbushur gjithashtu nevojat specifike në lidhje me ngjarjet dhe sponsorët unikë. Mos shkruani një raport sikur të kishte për qëllim një lloj auditori. Drejtuesit e lartë dhe menaxherët financiarë janë gjithashtu një audiencë tjetër për raportin tuaj të ngjarjes.
Hapi 2. Krijoni një proces për të monitoruar informacionin e nevojshëm gjatë gjithë ngjarjes
Ju nuk mund të mbështeteni vetëm në kujtesë.
- Monitoroni informacionin kryesor para, gjatë dhe pas ngjarjes për të krijuar raporte më specifike dhe mbi të gjitha më efektive. Kjo metodë gjithashtu ju lejon të përpiloni raporte sipas një afati kohor.
- Konsideroni kryerjen e mbledhjes së vazhdueshme të të dhënave me ndihmën e shumë njerëzve, nëse është e nevojshme (përfshirë praktikantët). Në thelb, raportimi nuk duhet të presë për përfundimin e ngjarjes.
Hapi 3. Përmblidhni raportin në pikat kryesore
Një nga problemet me raportet e ngjarjeve është se ato kanë tendencë të mbulojnë pak nga axhenda ose të përqëndrohen në deklarata të ëmbla. Mos e bëj atë. Ideashtë një ide e mirë të nënvizoni pikat kryesore në mënyrë të qartë dhe analitike.
- Zgjidhni disa pjesë të rëndësishme të ngjarjes për t'u diskutuar në mënyrë më të detajuar. Gjeni tre gjërat që ndodhën më me sukses, dhe tre pikat që habitën më shumë.
- Mos e mbushni raportin me detaje të parëndësishme, të tilla si menyja e drekës ose një përmbledhje e detajuar e të gjithë prezantimit kryesor. Duhet të përfshini gjërat që janë të rëndësishme.
Pjesa 2 nga 3: Vendosja e Përmbajtjes së duhur në Raport
Hapi 1. Shkruani një përmbledhje ekzekutive
Raporti i ngjarjes duhet të përfshijë një përmbledhje e cila është një version i shkurtuar i raportit të plotë. Mendoni për përmbledhjen ekzekutive si një hyrje në raportin e ngjarjes.
- Ju mund të krijoni dy raporte, një përmbledhje ekzekutive të krijuar për njerëzit e interesuar në rezultatin e ngjarjes dhe një raport më të detajuar për njerëzit e përfshirë në përgatitjen, ekzekutimin dhe sponsorizimin e ngjarjes.
- Në përmbledhjen ekzekutive, ju duhet të diskutoni dhe të përqendroheni në objektet dhe rezultatet kryesore. Përmbledhja ekzekutive duhet të jetë e shkurtër, vetëm një faqe ose dy. Raporti duhet të përmbledhë elementët kryesorë të ngjarjes dhe të përfshijë një interpretim të shkurtër të të dhënave
Hapi 2. Përfshini ndihma të thella vizuale në raportet tuaja
Shpesh raportet janë më efektive kur përfshijnë grafikë që ilustrojnë tendencat statistikore, në vend që thjesht të raportojnë një bandë numrash te lexuesi.
- Nëse ngjarja përfshin një produkt të ri, ju rekomandojmë që të përfshini një fotografi të atij produkti. Fotografitë që tregojnë momentin gjatë ngjarjes mund të ndihmojnë lexuesin e raportit të marrë një ide rreth ngjarjes që po mbahet. Mundohuni të bëni fotografi që tregojnë përfshirjen e sponsorit në ngjarjen që do të dokumentohet në raport. Përsëri, kjo detyrë nuk mund të presë për përfundimin e ngjarjes.
- Ju gjithashtu mund të përfshini mostra, riprodhime dhe shembuj të tjerë që ndodhin në vend. Raportoni numrin e njerëzve që kanë marrë kuponë të sponsorizuar, etj. Dokumentoni ekspozimin në vend dhe jashtë vendit të krijuar nga ngjarja, në media, për auditorët, për sponsorët.
Hapi 3. Dokumentoni të gjithë ekspozimin ndaj reklamave dhe mediave
Ne ju rekomandojmë që të vlerësoni krahasimin e mediave që rezultojnë me objektivat e deklaruara të ngjarjes.
- Përqendrohuni në reklamat dhe artikujt e shtypur që përfshijnë emrin dhe reklamën e sponsorit, përveç numrit të shpërndarjeve të gazetave ditore dhe vlerësimeve të reklamave.
- Dokumentoni reklamat televizive, njoftimet publike, vlerësoni vlerat e kartës dhe vlerësimit të kartës, dhe mbulimin e lajmeve.
- Mos harroni dokumentacionin radio, vlerësoni reklamat e kartave, notat për reklama dhe promovime, raportet e audituara, etj.
Hapi 4. Përfshini një deklaratë të qëllimit të ngjarjes
Ju do të duhet të lidhni objektivat e ngjarjes me rezultatin, prandaj sigurohuni që të përfshini një kujtesë të misionit dhe objektivave origjinale të ngjarjes.
- Ju mund të përfshini një listë programesh të ngjarjeve. Ju gjithashtu duhet të diskutoni se cilët do të jenë pjesëmarrësit kryesorë gjatë ngjarjes. Sidoqoftë, mbajeni atë të shkurtër.
- Sigurohuni që të kaloni shumë kohë duke u regjistruar dhe diskutuar rezultatet specifike kryesore të ngjarjes dhe duke i përputhur ato me rezultatet e regjistruara. Jini realistë dhe mos i ëmbëlsoni gjërat që nuk funksionojnë ashtu siç duhet.
Hapi 5. Përfshini informacion financiar nga raporti i ngjarjes
Ju duhet të siguroni një diskutim të detajuar të buxhetit të ngjarjes dhe shpenzimeve aktuale. Sigurohuni që të përfshini një krahasim të buxhetit tuaj me shpenzimet aktuale, si dhe të nënvizoni disa nga gjërat që shkuan mirë dhe fushat që kanë nevojë për përmirësim
- Ju gjithashtu duhet të specifikoni çdo kosto, përfshirë kostot e marketingut dhe aktiviteteve promovuese, shpenzimet e stafit dhe kostot e sponsorizimit. Ne ju rekomandojmë që të krijoni një buxhet të detajuar. Menaxherët e financave dhe drejtuesit e lartë do të duan të shohin dëshmi për të mbështetur përfundimet tuaja të shpenzimeve.
- Përfshini llogaritjet e të ardhurave, për shembull nga biletat, sponsorët dhe ekspozitat. Sidoqoftë, sigurohuni që të krahasoni të ardhurat aktuale me parashikimet.
Hapi 6. Përfshini statistika që janë të rëndësishme për lexuesin
Mos lejoni që raporti juaj të mbushet me informacion të ëmbël. Numri i njerëzve që morën pjesë në ngjarje është një nga të dhënat që duhet të përfshini. Ne ju rekomandojmë që të jepni të dhëna të matshme në raporte.
- Statistikat dhe të dhëna të tjera të lidhura që mund të përfshihen si numri i shitjeve dhe numri i vizitorëve në një stendë të caktuar. Raporti i ngjarjes do të jetë më i besueshëm nëse të dhënat e dhëna janë të plota. Përfshini informacion në lidhje me pjesëmarrësit/vizitorët. Përfshini demografinë, numrin e vizitorëve dhe rezultatet e hulumtimit të vizitorëve (p.sh. zakonet e blerjes).
- Raportoni numrin e njerëzve që iu përgjigjën fushatave të sponsorizuara, si dhe donacioneve për organizatat jofitimprurëse. Dokumentoni ndikimin ekonomik dhe pjesëmarrjen e punonjësve.
Hapi 7. Përfshini elemente cilësore që kontekstualizojnë të dhënat
Raporti juaj duhet të përfshijë disa statistika, por gjithashtu do t'ju duhen citime të njerëzve për të siguruar reagime të lidhura me kontekstin.
- Mblidhni reagime dhe reagime nga pjesëmarrësit dhe anëtarët e ekipit të ngjarjeve në mënyrë që vlerësimi i suksesit të ngjarjes të mos vijë vetëm nga shkrimtarët e raporteve të ngjarjeve. Kjo e bën raportin tuaj më të besueshëm.
- Gjithashtu merrni parasysh përfshirjen e hulumtimeve të palëve të treta. Vënia e vlerës në ekspozimin ndaj mediave është një shembull i asaj që palët e treta mund të hulumtojnë.
- Vlera e hapësirës dhe përgatitja e ngjarjeve. Ju duhet të merrni kohë për të vlerësuar efektivitetin e sitit dhe përgatitjen nga këndvështrimi i një personi tjetër. Diskutoni sesi të përdorni hapësirën për konferenca, ngjarje, etj.
Pjesa 3 nga 3: Plotësimi i Raportit të Ngjarjes
Hapi 1. Bëni një raport ngjarjeje në kohë
Mundohuni të shkruani dhe publikoni raportin sa më shpejt të jetë e mundur pas ngjarjes. Sigurohuni që ta planifikoni këtë në kalendarin tuaj për t'u siguruar që është në kohë. Disa njerëz rekomandojnë publikimin e raportit 30 ditë pas ngjarjes, por të tjerë argumentojnë se raporti duhet të publikohet vetëm disa ditë pas ngjarjes.
- Sa herë që është afati, sigurohuni që të mos e humbisni. Ndoshta, ju jeni duke shkruar një raport ngjarjeje për një agjenci që kërkohet nga një klient i veçantë. Kushtojini vëmendje të gjitha kërkesave.
- Në thelb, auditori juaj pret një raport të plotë dhe në kohë. Pra, krijoni raporte që i përmbushin pritjet dhe mos prisni shumë gjatë për t'u bërë bajate.
Hapi 2. Rishikoni raportin tuaj të ngjarjes
Sigurohuni që raporti i ngjarjes të përdorë gramatikë të mirë dhe të jetë pa gabime drejtshkrimore, shenja pikësimi dhe gabime të tjera.
- Sigurohuni që përgjigjet tuaja të mos jenë të cekëta. Si rregull i përgjithshëm, duhet të përdorni teknikën e shkrimit "trego, mos trego". Kjo do të thotë që ju duhet të jepni disa shembuj specifikë për të mbështetur pikat e përgjithshme të bëra në raport.
- Mos harroni auditorin tuaj dhe sigurohuni që shkrimi i raportit të duket formal dhe profesional. Raportet e ngjarjeve nuk janë dokumente joformale; ky dokument është i rëndësishëm për të përcaktuar mundësinë e prokurimit të ngjarjes, kështu që duhet të tingëllojë autoritar.
Këshilla
- Bëni më shumë fotografi sesa keni nevojë. Sa më shumë zgjedhje, aq më mirë.
- Kur mblidhni citate nga drejtuesit dhe planifikuesit, mos shkoni drejtpërdrejt tek ata. Ata janë njerëz që janë akoma shumë kohë pas përfundimit të ngjarjes. Bestshtë mirë që së pari t'u bëni pyetjen njerëzve në turmë pasi ata do të jenë të parët që do të largohen. Gjithashtu, mos e shqetësoni folësin ose udhëheqësin e ngjarjes nëse ai ose ajo është i zënë. Ata do të jenë në gjendje të merren në pyetje më vonë.
- Kur mblidhni citate, mbajeni bisedën normale dhe vazhdoni të bëni pyetje natyrshëm derisa personi tjetër të jetë i gatshëm të thotë mendimin e tij.
- Mblidhni më shumë citate sesa keni nevojë. Më shumë më mirë.
- Një fotografi e mirë mund të tregojë se si shkoi ngjarja ose si reaguan njerëzit ndaj ngjarjes.
- Provoni të bëni fotografi që tregojnë pamjen e madhe të ngjarjes në tërësi, duke përfshirë fotot e turmës dhe folësit në një imazh për t'i treguar lexuesve madhësinë e ngjarjes.
