Shumë kompani u kërkojnë punonjësve të tyre të bëjnë raporte për arritjet e punës duke e vlerësuar veten në mënyrë që ata të mund të raportojnë atë që kanë bërë gjatë një periudhe të caktuar. Nëse punoni si mbajtës i shënimeve të takimit, mund t'ju kërkohet gjithashtu të bëni raportin. Ky artikull shpjegon se si të përgatisni një raport të mirë të performancës sepse ai luan një rol të rëndësishëm në përcaktimin e suksesit ose dështimit të karrierës tuaj.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Kuptimi i Formatit të Raportit të Arritjeve të Punës
Hapi 1. Filloni të përgatitni raportin duke shkruar një përmbledhje të shkurtër të arritjeve tuaja
Në krye të raportit, paraqitni një përmbledhje të informacionit që keni dorëzuar për të dhënë një pamje të përgjithshme të performancës tuaj të punës.
- Për shembull: Ju punoni për një organizatë jofitimprurëse dhe shefi juaj ju kërkon të bëni një raport të performancës. Raportoni shkurt në një paragraf të gjitha detyrat e përfunduara, për shembull: ju keni organizuar aktivitete që janë të dobishme për pronarin e organizatës, keni arritur të fitoni njohje në industri dhe keni krijuar marrëdhënie me partnerët e biznesit.
- Mos përfshini gjëra specifike në përmbledhje sepse ju duhet vetëm të paraqisni informacione të rëndësishme për të dhënë një pasqyrë të arritjeve të punës në përgjithësi. Si udhëzues, raportet duhet të paraqiten në 2 faqe, përveç nëse punëdhënësi specifikon një format të ndryshëm. Sigurohuni së pari nëse duhet të bëni një raport sipas një formati të caktuar.
Hapi 2. Jepni fakte mbështetëse të detajuara
Për të mbështetur çdo informacion në përmbledhjen e paraqitur në fillim të raportit, shënoni detajet sipas udhëzimeve të mëposhtme:
- Përdorni një format liste. Përgatitni raporte për secilin aktivitet veç e veç. Përfshini aktivitetin si titulli i raportit i ndjekur nga një përshkrim i aktivitetit nën titull. Për shembull: aktiviteti që bëni është "Përgatitja dhe ekzekutimi i ngjarjeve".
- Nën titullin, bëni një listë duke përdorur numra ose shkronja për të përshkruar shkurt dhe në mënyrë specifike ngjarjen që po organizoni duke përfshirë qëllimin dhe përfitimet e saj në mbështetjen e arritjes së misionit të organizatës.
Hapi 3. Krijoni një raport në një format standard për ta bërë atë të duket profesional
Mos paraqisni raporte të rastësishme. Në vend të kësaj, përgatitni një raport të shtypur mirë me shkronja profesionale duke përdorur letër me madhësi standarde.
- Vendosni titullin e raportit në mes të letrës me shkronja të theksuara në mënyrë që informacioni të jetë i organizuar mirë.
- Në krye të raportit, shkruani datën e përfundimit të raportit. Gjithashtu përfshini emrin, titullin dhe titullin e personit që ka përgatitur raportin.
Hapi 4. Gazetoni gjatë periudhës raportuese
Do të jetë më e lehtë për ju që të përpiloni raporte nëse mbani shënime menjëherë kur aktivitetet po zhvillohen.
- Përgatitni një fletore ose dosje për të regjistruar arritjet e punës gjatë një periudhe të caktuar. Kjo do ta bëjë më të lehtë për ju të përgatisni raporte nëse shefi juaj ju kërkon këtë.
- Nëse kjo nuk bëhet, arritjet e rëndësishme në fillim të periudhës raportuese mund të harrohen.
Pjesa 2 nga 3: Ofrimi i përmbajtjes cilësore
Hapi 1. Përshkruani objektivin që dëshironi të arrini dhe pritjet e punës që duhet të përmbushni
Kujtojuni lexuesve se në fillim të periudhës raportuese, ekziston një objektiv që dëshironi të arrini. Sigurohuni që i njihni qëllimet e organizatës dhe kontributin e punës që pritet nga ju. Nëse nuk e dini ende, pyesni punëdhënësin për këto gjëra.
- Pastaj, shpjegoni se keni arritur objektivin tuaj duke siguruar të dhëna aktuale. Bëni një raport që paraqet një krahasim të të dhënave midis objektivit dhe realizimit të tij.
- Për shembull: Ju keni arritur të grumbulloni më shumë fonde sesa ishin synuar dhe kjo arritje është një gjë pozitive për investitorët dhe punëdhënësit. Sidoqoftë, rezultatet e kësaj pune nuk mund të konsiderohen si suksese dhe është e vështirë të përcaktohet se sa i lartë është suksesi juaj nëse nuk ka të dhëna krahasimi.
Hapi 2. Përfshini informacionin vizual në raport
Bashkangjitni disa tabela ose grafikë që e bëjnë më të lehtë për lexuesit të përfytyrojnë të dhënat që po paraqisni.
- Mbani në mend se lexuesit e zënë zakonisht i zvogëlojnë raportet. Ndonjëherë, mjetet vizuale janë në gjendje të përcjellin informacionin në mënyrë më efektive.
- Sidoqoftë, mos paraqisni shumë grafikë. Zgjidhni 1-2 tabela që mund të shpjegojnë informacione të rëndësishme.
Hapi 3. Përqendrohuni në "CAR"
CAR qëndron për: Sfida (sfidë), Veprim (veprim), Rezultate (rezultate). Ju mund të bëni një raport sistematik të arritjeve të punës duke diskutuar këto tri gjëra.
- Përcaktoni sfidat me të cilat përballeni. Përshkruani veprimet që keni ndërmarrë për të kapërcyer sfidat dhe cilat ishin rezultatet. Për shembull: si menaxher restoranti, shkruani në një raport: “Sfida: Radhët po bëhen më të gjata gjatë orëve të pikut në darkë dhe klientët ankues janë rritur me 10%. Veprimi: kërkoni nga 1 kamerier të fillojë punën 1 orë më herët për të përmirësuar cilësinë e shërbimit gjatë orëve të pikut. Rezultati: klientët që u ankuan u ulën në 2 persona ose u ulën me 80%”.
- Bëni një raport duke dhënë informacion specifik. Arritjet që nuk janë të matshme, për shembull: "Unë jam në gjendje të punoj mirë në një ekip" janë të padobishme sepse të gjithë mund të thonë të njëjtën gjë. Pra, ju duhet të jeni në gjendje të tregoni lidhjen midis rezultateve dhe problemeve që duhen adresuar dhe të raportoni performancën duke siguruar të dhëna dhe informacione specifike.
Hapi 4. Përshkruani metodologjinë që keni përdorur
Nëse keni nevojë të grumbulloni të dhëna si bazë për të shkruar një raport, përshkruani shkurtimisht metodologjinë e mbledhjes së të dhënave që po aplikoni.
- Informoni lexuesin për arsyet e zgjedhjes së metodës së anketimit, përfitimet dhe rezultatet e saj. Gjithashtu shpjegoni pse metoda konsiderohet e besueshme. Duke vazhduar skenarin e restorantit në shembullin e mësipërm, shpjegoni pse po përdorni të dhënat e ankesave të klientëve si një metodë sondazhi.
- Përfshini datën ose periudhën e sondazhit dhe atë që dëshironi të përfitoni nga sondazhi.
Hapi 5. Përqendrohuni në raportimin e arritjeve të punës
Për të mbajtur informacionin në raport të fokusuar në arritjet e punës, mendoni për çfarë keni qenë më shumë krenarë gjatë periudhës së raportimit, për shembull: ju jeni në gjendje të qetësoni një mysafir të shqetësuar ose duke i trajnuar një vartësi. Mos i jepni informacion shumë të detajuar lexuesit.
- Një mënyrë tjetër është përdorimi i metodës "STAR", e cila qëndron për: Situata (problemi), Detyra (detyra), Veprimi (veprimi), Rezultatet (rezultati). Përshkruani shkurt situatën në të cilën ishit, detyrën që duhej të bënit, veprimet që keni ndërmarrë për të përfunduar detyrën dhe rezultatet që keni arritur. Ashtu si metoda "CAR", qëllimi është të tregojë marrëdhënien midis "problemit" dhe "përfundimit" dhe të shpjegojë se si ta arrijë atë.
- Përqendrohuni në krijimin e raporteve që janë në gjendje të tregojnë sa më poshtë: vështirësi, privilegj, përparësi, shikueshmëri të lartë, afate, novacion, përshkrim të punës dhe ndikim që ka puna juaj në organizatë.
- Për shembull: deklaroni në raport se qarkullimi vjetor i punonjësve ishte 35% kur u promovuat në menaxher të degës. Pasi të kryeni sondazhe të kënaqësisë së punonjësve, të mentoroni punonjësit dhe të mbani takime javore me të gjithë stafin, qarkullimi i punonjësve bie në 15%. Ky shembull tregon se raporti i arritjeve nuk ka nevojë të përdorë fjali të gjata për aq kohë sa lexuesi mund ta kuptojë marrëdhënien në mënyrë korrekte.
Hapi 6. Shpjegoni meritat e veprimit tuaj
Mos jepni vetëm rezultatet. Ju gjithashtu duhet të shpjegoni pse arritja është e dobishme për organizatën.
- Për shembull: Ju keni një takim me stafin. Shpjegoni se çfarë është ndjekja dhe përfitimet e saj për organizatën? Mendoni me kujdes për atë që dëshironi të raportoni. Nëse nuk është e dobishme, duhet të raportoni punë të tjera.
- Nëse takimi me stafin është në gjendje të rrisë motivimin e punës në mënyrë që mungesat e punonjësve të përmirësohen dhe të kursejnë paratë e pronarëve të kompanisë. Ky është rezultat i punës që konsiderohet e dobishme.
Hapi 7. Kontrolloni raportin para se ta dorëzoni atë
Qëllimet e shkrimit të raportit nuk janë arritur nëse paraqisni një raport që ka shumë gabime dhe formate shkrimi joprofesionale.
- Kontrolloni gramatikën, pikësimin dhe drejtshkrimin e fjalëve. Ruajeni raportin tuaj për 1 natë dhe më pas lexojeni përsëri në mëngjes. Mos bëni raporte të minutës së fundit.
- Shtypni raportin në letër dhe kontrolloni për të parë nëse ka ndonjë gjë tjetër që duhet të korrigjohet. Ndonjëherë, sytë tanë janë aq të lodhur nga shikimi në ekranin e kompjuterit për një kohë të gjatë, saqë gabimet injorohen.
Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i fjalëve të duhura
Hapi 1. Thuaj gjëra negative në një mënyrë pozitive
Nëse ka një objektiv që nuk arrihet, është më mirë të mos e raportoni atë. Në vend që ta mbani lexuesin të përqendruar në këtë, përpiquni ta informoni atë në një mënyrë tjetër.
- Përshkruani rezultatet e pakënaqshme të punës duke përdorur fjali pozitive, për shembull duke e përqendruar shpjegimin në hapat konkretë që do të ndërmerrni për të zgjidhur problemin, në vend që të fajësoni njerëzit e tjerë ose të bëni justifikime.
- Mos fajësoni njerëzit e tjerë. Përqendrohuni në shpjegimin e veprimeve që keni ndërmarrë dhe tregoni se jeni një person pozitiv. Ndani gjërat që ju ose ekipi juaj i keni bërë mirë. Focus raporton mbi punën për të cilën të jeni krenarë.
Hapi 2. Paraqitni numrat dhe përdorni metrikë në raporte
Nëse jeni në gjendje të paraqisni të dhëna shumë specifike, arritjet tuaja në punë do të jenë më të besueshme. Plotësoni informacionin që përcillni me diçka të matshme si dëshmi mbështetëse.
- Fjalët superlative që përdoren shumë, për shembull: "më të mirat" ose "të besueshme" janë më pak të dobishme. Të gjithë mund të thonë "Performanca ime e punës ishte shumë e mirë këtë vit".
- Mos harroni këtë frazë: "Provoje, mos fol vetëm!" Në vend që t'u thoni njerëzve të tjerë se këtë vit keni qenë në gjendje të bëni një punë të mirë, tregoni atë që keni bërë mirë në detaje me të dhëna dhe metrikë. Mos thoni vetëm se mund të krijoni marrëdhënie të mira me klientët. Në vend të kësaj, citoni rezultatet e një sondazhi të kënaqësisë së klientit, bashkëngjitni një letër që keni marrë nga një klient dhe jepni të dhëna për zvogëlimin e numrit të klientëve ankues.
- Shfaq numrat. Të thuash që je i aftë të drejtosh staf të shumtë është e kotë nëse lexuesit nuk e dinë sa njerëz keni në staf. Paraqitni të dhënat në formë numerike në mënyrë që lexuesit të dinë sa njerëz i quani "shumë" dhe shpjegoni një përshkrim të punës që keni bërë.
Hapi 3. Thuaj të vërtetën në çdo rast
Mos e teproni ose gënjeni. Do të jeni në telashe të mëdha nëse kapeni.
- Edhe nëse është krejtësisht pa qëllim, do të jeni në telashe të mëdha nëse gënjeni. Do ndiheni të pasigurt dhe rruga juaj e karrierës do të bllokohet.
- Bëni një vetëvlerësim të sinqertë për të raportuar pikat e forta dhe të dobëta tuaja ashtu siç janë. Mundohuni të kapërceni mangësitë në një mënyrë pozitive.
Hapi 4. Pranoni punën e të tjerëve
Kurset e shkrimit të raporteve të biznesit dhe inxhinierisë sugjerojnë që ju nuk përdorni fjalën "Unë", por mund të përdoret në raportet e performancës në raste të caktuara.
- Për shembull: nëse raportoni: "Unë kam punësuar 100 punonjës", mos harroni të shpjegoni se suksesi juaj mbështetet nga kontributet e njerëzve të tjerë ose nga ekipi.
- Do të merrni vlerë shtesë nëse nuk jeni arrogantë. Organizoni fjali të ndryshme në mënyrë që ato të mos fillojnë gjithmonë me fjalën "Unë".
Këshilla
- Asnjëherë mos përdorni fjalë që shprehin zemërim në një raport të performancës. Do të bëni një përshtypje të mirë nëse jeni gjithmonë pozitivë.
- Përdorni fjalë profesionale. Mos përdorni stil joformal të gjuhës.
