Si të mësoni të menaxhoni stafin: 10 hapa (me fotografi)

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-16 11:39

"Menaxhmenti bën më shumë sesa motivon të tjerët."

E sigurt! Ju më në fund keni arritur promovimin e shumëpritur dhe tani, ju jeni një menaxher, ndoshta për herë të parë në karrierën tuaj. Pra, tani çfarë? Nëse ky është roli juaj i parë në menaxhim, mund të jeni pak nervozë. Ndjenja është e kuptueshme, e zakonshme dhe në fakt, e sigurt që ekziston. Ky rol do të jetë shumë i ndryshëm nga puna juaj e mëparshme. Menaxhmenti ka rregulla dhe objektiva krejtësisht të ndryshëm, dhe kërkon një larmi aftësish. Shpesh, njerëzit e rinj në rolet drejtuese nuk e kuptojnë vërtet se çfarë do të thotë të jesh menaxher dhe si do të ndryshojë jeta e tyre (po, e jotja do të ndryshojë). Kjo është e vërtetë, veçanërisht nëse nuk merrni më një pagë për orë, por një pagë fikse mujore. Ne do ta mbulojmë atë më vonë.

Ky artikull do të paraqesë një sërë udhëzimesh që mund t'i përdorni për të kuptuar kalimet konfuze. Ky nuk është një udhëzim që duhet të zbatohet çdo ditë, ai koncept nuk është më atje sepse tani ju jeni menaxheri. Sidoqoftë, ky është një skicë që do t'ju ndihmojë përmes procesit të vendosjes së qëllimeve dhe menaxhimit të stafit. Pra, merrni frymë thellë dhe le të fillojmë!

Hapi

Hapi 1. Dijeni se çfarë do të ndryshojë me rolin tuaj të ri si menaxher

Një ndryshim domethënës është migrimi nga një koncept i quajtur "kontribut individual". Menaxherët nuk janë kontribues individualë. Kjo do të thotë që ju jeni përgjegjës për punën e të tjerëve. Suksesi juaj varet nga performanca e ekipit. Tani ju jeni përgjegjës për shumë më tepër punë sesa mund të kishit bërë vetë (shikoni seksionin Paralajmërim). Ju nuk mund t'i rregulloni të gjitha problemet. Nuk ka nevojë të provoni, nuk është më puna juaj.

Hapi 2. Përgatituni për kalimin

Kjo do t'ju bëjë të hutuar dhe të frustruar, ndoshta jo menjëherë, por menaxherët zakonisht tërhiqen në shumë drejtime. Mund të ketë një kod veshjeje që duhet të ndiqni. Ka rregullore të reja që duhet të respektohen (veçanërisht në zonën e BNJ).

Gjeni një mentor: Një mentor nuk është mbikëqyrësi juaj i drejtpërdrejtë, por një menaxher tjetër me shumë përvojë. Kërkojini figurës t'ju ndihmojë me kalimin tuaj. Kjo është shumë e rëndësishme dhe shpesh nënvlerësohet. Ekipi i menaxhimit të lartë do t'ju vlerësojë. Vendimi për të gjetur një mentor tregon pjekuri.
Bashkohuni në një grup rrjeti: Ka shumë grupe rrjetesh, (njëra prej të cilave është Toastmasters). Pyesni menaxherët dhe drejtuesit e tjerë për klubet lokale. Përfitoni nga ngjarjet e rrjetëzimit në zonën tuaj.
Kontaktoni HR: Vizitoni departamentin e burimeve njerëzore dhe pyesni nëse ka ndonjë burim njerëzish ose libra trajnimi që mund të përdorni për të ndihmuar. Lexoni një libër për të qenit menaxher. Ka shumë libra mbi këtë temë. Lexoni disa pjesë të letërsisë në të njëjtën kohë ("Menaxheri një minutësh" dhe "Shtatë zakonet e njerëzve shumë efektivë" janë domosdoshmërisht të lexuar nga menaxhmenti).
Ndihmoni stafin të zgjidhë problemet: Stafi të cilit i jeni nënshtruar aktualisht mund të ketë qenë kolegët tuaj, dhe kjo do të çojë në zili (ndoshta edhe urrejtje) dhe fërkime. Situata është e pashmangshme, por problemi mund të zvogëlohet nëse e mbani komunikimin hapur. Sidoqoftë, duhet të mbani mend se tani jeni menaxher dhe edhe nëse nuk doni të shfaqni statusin tuaj të ri, nuk mund t'i lini ish-kolegët tuaj të përfitojnë nga marrëdhënia që ekziston mes jush dhe atyre. Edhe stafi i cili nuk ishte më parë bashkëpunëtor do të ndihet i shqetësuar nëse ata marrin një menaxher të ri. Bisedoni me stafin dhe ndani planet tuaja. Ndërtoni marrëdhënie midis menaxherëve dhe stafit herët. Edhe pse në fillim dukej pak e vështirë, mos i trembur, thjesht ndiqni hapat, jini vetvetja dhe mos harroni pozicionin tuaj fillestar në kompani.
Mos e neglizhoni familjen: Burri/gruaja/bashkëshorti dhe fëmijët, dhe miqtë ende kanë nevojë për të njëjtën vëmendje si më parë. Tani mendja juaj është e preokupuar me shumë gjëra sepse menaxhimi është një tranzicion i vështirë. Jepini përparësi asaj që duhet të ketë përparësi. Nëse dëgjoni dikë që thotë se jeni pak larg, kushtojini vëmendje. Mos lejoni që karriera juaj të shkatërrojë marrëdhëniet familjare (ka shumë shembuj)
Mos e neglizhoni shëndetin: OK, ky rol menaxhues është argëtues. Puna është interesante, orët e punës janë më të gjata, ndoshta ju gjithashtu punoni në shtëpi, flini pak vonë, zgjoheni herët, akoma mund t'i kushtoni vëmendje familjes dhe fëmijëve. Sidoqoftë, po flini mjaftueshëm? I sigurt?

Hapi 3. Identifikoni qëllimet

Cili është saktësisht qëllimi juaj? A keni një objektiv orë, ditor ose javor që ekipi duhet të përmbushë. Po në lidhje me qëllimet tuaja të reja, si kontrollimi i produktivitetit? Shkruajini të gjitha dhe publikojini (shikoni këshillat). Kjo do të jetë lista juaj e detyrave. Vini re se lista do të ndryshojë me kalimin e kohës, jo një dokument i saktë. Disa gjëra janë gjithmonë të njëjta (p.sh. niveli i shërbimit), por të tjerat mund të ndryshojnë sipas strategjisë së dhënë nga Menaxhmenti Ekzekutiv. Rishikoni listën tuaj rregullisht, me një sy kritik dhe bëni rishikime nëse është e nevojshme.

Hapi 4. Njihuni me ekipin tuaj

Ju duhet të dini pikat e forta dhe të dobëta të secilit anëtar të ekipit. Tono punon vërtet shpejt, por ndonjëherë i mungojnë disa detaje. Tini është shumë i plotë, por ka probleme me vëllimin e punës që përpunohet. Budi ka një marrëdhënie spektakolare me klientët, por nuk mund t'u thotë "jo" klientëve, ndërsa Wati ka aftësi të mëdha teknike, por nuk është shumë mirë me njerëzit. Ju duhet t'i dini të gjitha këto mirë. Kjo njohuri është e dobishme për balancimin e produktivitetit të ekipit.

Hapi 5. Përputhni detyrat me stafin

Përdorni informacionin që mblidhni nga hapat e mësipërm për të siguruar punë që i përshtaten secilit individ. Kjo është një detyrë e bazuar në aftësi. Ju duhet të maksimizoni pikat e forta të secilit person dhe të minimizoni detyrat që synojnë dobësitë e tyre. Nëse lind mundësia, mblidhni disa njerëz me aftësi plotësuese. Për shembull, caktoni Tonon dhe Tinin në një projekt, ose kërkoni që Budi dhe Wati të konsultohen me njëri -tjetrin në prezantime.

Hapi 6. Mbani një takim me anëtarët e ekipit

Takimet e rregullta ballë për ballë janë shumë të rëndësishme në menaxhim. Ky takim ka disa qëllime.

Jepni reagime mbi performancën: Diskutoni objektivat e javës së kaluar, përfshirë atë që funksionoi mirë, cilat fusha mund të përmirësohen dhe si të përmirësohen. Pastaj vazhdon në hapat e mëposhtëm.
Përcaktoni qëllimet për takimin e ardhshëm: Ato synime janë objektiva që do të realizohen dhe formojnë bazën për rishikimin e prodhimit të javës së ardhshme.
Jini të vetëdijshëm për çështjet e stafit: Në këtë pozicion të ri, kontakti me stafin do të zvogëlohet dhe ju duhet të jeni të vetëdijshëm për këtë. Mënyra e vetme për të mësuar në lidhje me çështjet që ndikojnë në performancën e ekipit (dhe gjithashtu ndikojnë në punën e tyre) është të dëgjoni stafin.
Kërkoni ide: Stafi juaj do të dëshirojë të ndihet i përfshirë. Nuk ka përjashtim që faktori numër një motivues pas vendimit të punonjësit për të lënë është menaxhimi i dobët, i cili shpesh vjen nga ndjenja e neglizhimit. Ju nuk gjykoheni vetëm për performancën e ekipit, por edhe shkallën e qarkullimit të punonjësve.
Motivimi: Sipas Peter Scholtes, njerëzit motivojnë veten. Menaxherët më të mirë gjithmonë gjejnë mënyra për të motivuar stafin që të bëjë punë të mirë dhe të ndihet krenar. Përdoreni këtë sesion për të gjetur se cilat janë motivimet e punonjësve dhe përdorni atë informacion për të rritur kontributin e tyre.

Hapi 7. Sigurohuni që jeni të lehtë për tu gjetur

Mos e izoloni veten nga stafi. Ndonjëherë, ngarkesa e punës është shumë e madhe, kështu që ju prireni të largoheni nga stafi në mënyrë që ta përfundoni punën vetë, veçanërisht me shumë shkresa për të bërë. Mos jepni përshtypjen se nuk mund të shqetësoheni. Nëse anëtarët e ekipit nuk janë në gjendje të takojnë udhëheqësin e tyre, zhvillohet një qëndrim anarkie. Situata do jete shume e keqe për ju. Edhe nëse jeni duke menaxhuar stafin virtualisht, prapëseprapë duhet të siguroheni që ata "të ndiejnë" praninë tuaj. Nëse jeni përgjegjës për ndërrime të shumta, sigurohuni që të vizitoni çdo turn rregullisht.

Hapi 8. Dokumentoni aktivitetet e ekipit

Rishikimi juaj personal i performancës do të përqëndrohet shumë në performancën e ekipit. Prandaj sigurohuni që të mbani shënime për secilën çështje dhe arritje. Kjo do të jetë shumë e rëndësishme nëse shfaqet një problem domethënës. Problemet do të jenë gjithmonë atje, ju dhe ekipi juaj vetëm duhet të përqendroni përpjekjet tuaja në zgjidhjen e tyre.

Hapi 9. Vlerësoni performancën e punonjësve

Shpërblimet nuk janë gjithmonë në formën e parave. Paratë e çmimit janë argëtuese, por nuk janë motivuesi kryesor i punës. Një shpërblim më efektiv është njohja. Nëse keni autoritetin, ndoshta mund t'u jepni atyre pushim për performancën e tyre (një ditë shtesë pushimi për punë të jashtëzakonshme). Shpërblimet janë të rregullta dhe të arritshme, por të vështira. Kur jepni një dhuratë, sigurohuni që ajo të jetë e njohur (dhuroni publikisht, qortoni privatisht).

Hapi 10. Mësoni si të udhëzoni

Do të ketë raste kur ju duhet të përmirësoni sjelljen e stafit. Kështu që ju duhet të mësoni ta bëni atë. Nëse mund ta bëni mirë, do të merrni rezultatin e dëshiruar. Përndryshe, situata do të përkeqësohet. Ju mund të mësoni se si të jepni udhëzime midis reagimeve pozitive.

Këshilla

Mos harroni objektivat e nivelit të lartë.

Duhet të jeni konsistent. Zhvilloni komunikim të qartë dhe vendosni qëllime të paqarta. Dëgjoni. Jepni reagime, veçanërisht ato pozitive. Pastroni të gjitha pengesat për suksesin e ekipit.
Lavdëroni stafin.

Ky është një hap i vogël që ka shumë përfitime. Lavdërimi i performancës së dikujt mund të bëjë një ndryshim të madh. Mos jepni shumë komplimente të pakuptimta, por tregojini stafit tuaj se ata vlerësohen.
Jepni një shembull.

Drejtuesit duhet të jenë në gjendje të japin një shembull në të gjitha aspektet e punës. Bëhuni një model për kolegët duke lëshuar emocione pozitive. Tregoni shqetësim, mirëkuptim dhe respekt, duke e mbajtur detyrën të fokusuar në punën në grup dhe përkushtimin. Menaxherët dhe mbikëqyrësit duhet të jenë në gjendje të zbatojnë parimet më të mira në vendin e punës. Nëse ky pozicion i ri e vë jetën tuaj personale në qendër të vëmendjes, kuptoni që e gjithë jeta juaj reflektohet në atë që modeloni.
Komunikim, komunikim, komunikim!

Stafi do të ndihet më i përfshirë nëse u thoni atyre se çfarë po ndodh. Ndonjëherë, të gjithë duan të shohin "tablonë e madhe"
E drejtë, por e fortë.

Ka raste kur ju duhet të merrni parasysh veprimet disiplinore që çojnë në pushim nga puna. Kjo është shumë e vështirë, edhe për menaxherët me përvojë. Si të disiplinoni punonjësit është një temë më vete dhe përtej qëllimit të këtij artikulli, por ka shumë referenca të mira për të. Përgjigja e shkurtër është konsistenca dhe dokumentimi.
Kuptoni PVZH -të.

EAP qëndron për Programin e Ndihmës së Punonjësve. AEP është shumë e dobishme dhe shumica e kompanive të mëdha e kanë këtë program. Nëse një nga stafi juaj ka një problem personal, kërkoni nga ai ose ajo që të shohë ekipin e EAP (mos duke u përpjekur për të qenë një psikiatër). Nëse keni një problem personal (shihni seksionin Paralajmërim), gjithashtu mund të përfitoni nga EAP.
Gjeni një mentor.

Përveç një mentori, ju keni nevojë edhe për një mentor (nëse ka një mundësi dhe mjete). Mentorët janë të dobishëm, por ata zakonisht nuk kanë gjithmonë kohë. Mentorët janë profesionistë të trajnuar që nuk kanë asgjë në axhendë, përveçse t'ju ndihmojnë të zhvilloni një stil autentik të menaxhimit.
Publikoni qëllimet.

Sigurohuni që të publikoni qëllimet tuaja dhe qëllimet e ekipit në një vend të dukshëm. Ekipi juaj duhet ta shohë atë gjatë gjithë kohës. Qëllimi i "Rritjes së nivelit të shërbimit në 5% në 6 muajt e ardhshëm" nuk duhet të jetë sekret. Shpërndani qëllimet e reja sapo të vendosen.
Përfitoni nga Departamenti i Burimeve Njerëzore.

Nëse ka një departament të burimeve njerëzore, tani ata janë shoku juaj më i ri dhe më i mirë. Ky departament është një burim që duhet shfrytëzuar. Ata mund t'ju ndihmojnë të shpërbleni, disiplinoni stafin, t'ju mbajnë nga telashet ligjore dhe ata me të vërtetë i pëlqejnë menaxherët që janë të vetëdijshëm për këtë. Ata janë në anën tuaj.

Paralajmërim

Mos e qortoni të gjithë departamentin për gabimet e një personi. Për shembull, nëse vetëm Tini është shpesh vonë, mos dërgoni email paralajmërues për të gjithë punonjësit që të jenë në kohë. Thirrni Tinin për të diskutuar çështjen privatisht.
Asnjëherë mos i qortoni punonjësit në publik.
Mos u mundoni të bëni punë stafi. Ekziston një thënie që thotë: "Nëse doni që diçka të bëhet siç duhet, bëjeni vetë". Harrojeni atë frazë. Hiqeni nga mendja. Ju kurrë nuk e dëgjoni, fraza është e pakuptimtë dhe është një koncept kundërproduktiv. Nëse dëshironi që diçka të bëhet siç duhet, caktojeni atë njerëzve të duhur dhe motivoni punonjësit tuaj. Nëse përfshiheni shumë, nuk arrini të përmbushni kërkesat e menaxhimit. Qëllimi juaj është të menaxhoni. Kjo është një kohë e mirë për të deleguar punë.
Takim javor privat jo rishikimi i performancës. Edhe nëse rishikoni aktivitetin e javës së mëparshme, nuk është i gjithë fokusi. Këto takime javore janë më pak formale dhe të hapura për diskutim. Mos jini shumë kontrollues sepse ky është gjithashtu një takim i punonjësve, jo vetëm takimi juaj.
Bëhuni gati për punë jashtë orarit. Ky është fakti. Ju paguheni si menaxher dhe pritet të bëni gjithçka që duhet për të përfunduar punën. Menaxherët kanë avantazhe që punonjësit e zakonshëm nuk i kanë, por ata gjithashtu kanë më shumë përgjegjësi. Mos vini vonë, mos kthehuni në shtëpi herët. Dhe ndonjëherë, ju gjithashtu duhet të punoni në diçka si të tjerat. Sidoqoftë, mos u mësoni me të. Tani ju jeni udhëheqësi. Ju duhet të punoni si udhëheqës.
Mbani sekretet e kompanisë. Do të zbuloni disa sekrete. Zakonisht ekziston një tendencë për të ndarë sekretet që ju bëjnë të dukeni më të rëndësishëm. Nëse bëheni të vetëdijshëm për një plan të pushimit nga puna dhe rrjedh informacioni pa autorizim, përgatituni të bëheni banor i listës së pushimeve. It'sshtë e vështirë, por askush nuk tha se të jesh menaxher ishte e lehtë.
Kalimi në menaxhim mund të jetë i frikshëm ndonjëherë. Nuk është gjithmonë kështu, por zakonisht një menaxher i ri do të përjetojë shumë stres para se të ndihet rehat në pozicionin e tij. Fol me dike. Nëse keni një mentor (shihni Hapin 2), ai ose ajo do t'ju ndihmojë. Mos mbani asgjë mbrapa. Jini të vetëdijshëm për çdo ndryshim të padëshiruar të sjelljes (zemërimi, dyshimi, rritja e konsumit të alkoolit, etj.).
Mbani sekretet e punonjësve (nëse është e mundur). Ndonjëherë kjo nuk është e mundur (në çështje të caktuara të burimeve njerëzore, të tilla si potenciali për dhunë në vendin e punës), por nëse një punonjës vjen t'ju tregojë për një problem, trajtojeni sekretin me kujdes. Reputacioni juaj mund të shkatërrohet në një sekondë dhe do të shfaqen probleme ligjore. Nëse dikush thotë "ky është një sekret", sigurohuni që ata e dinë që ju, si menaxher, nuk lejoheni të mbani sekrete të caktuara.