Menaxhimi i ngjarjeve është një përvojë e madhe, pavarësisht nëse është një festë private, një ngjarje korporative, për familjen dhe miqtë, ose një martesë dhe ngjarje të tjera zyrtare. Kjo punë është shumë e vështirë për tu bërë, por edhe shumë e kënaqshme. Ju me të vërtetë mund të bëni një ndryshim për njerëzit e përfshirë, të cilët do të vlerësojnë mikpritjen dhe përpjekjen tuaj për të organizuar një festë ditëlindjeje, përvjetorë, vetë martesë ose ndonjë festë tjetër. Hapat e mëposhtëm do t'ju mësojnë se si të jeni një menaxher i mirë i ngjarjeve, të jepni sugjerime për zgjidhjen e problemeve dhe të shmangni të gjitha problemet përmes planifikimit të kujdesshëm.
Hapi
Pjesa 1 nga 5: Zotërimi i Bazave
Hapi 1. Përcaktoni qëllimet dhe objektivat që dëshironi të arrini
E gjithë kjo duket shumë logjike, por ju duhet ta shkruani për të zbuluar se çfarë madhësie do të funksionojë më mirë, buxheti i duhur, qëllimi i ngjarjes, numri (ose lloji) i mysafirëve dhe cilat strategji duhet të ndiqni ngjarjen tuaj specifike. Cili është rezultati përfundimtar ideal? Çfarë doni të arrini?
- Pasi të keni vendosur se çfarë ngjarje do të drejtoni (festimi, mbledhja e fondeve, arsimi, shitja, propozimi, etj.), Mendoni pse po e bëni atë. Njohja e motivimit tuaj mund t'ju ndihmojë të qëndroni të fokusuar dhe me energji.
- Vendosja e disa objektivave gjithashtu mund t'ju ndihmojë të arrini qëllimin e duhur. Ju nuk mund të vazhdoni të përpiqeni të arrini një gol të pacaktuar! Kur keni vetëm 40,000,000 IDR, 00 dhe dëshironi të arrini 50,000,000 IDR, 00, synoni atë shumë dhe do të ndihmoheni të arrini në vijën e finishit.
Hapi 2. Zgjidhni datën dhe orën
Këta dy janë faktorët më të rëndësishëm në planifikimin e ngjarjeve. Mos zgjidhni një datë dhe kohë që do të pengojë shumë njerëz të marrin pjesë ose të gjitha përpjekjet tuaja për planifikimin e ngjarjeve do të jenë të kota. Gjithashtu, shmangni vendosjen e këtyre dy elementeve shumë larg nga e tashmja - ose edhe shumë afër - ose të ftuarit tuaj do të harrojnë ngjarjen tuaj dhe do të bëjnë plane të tjera. Mos u goditni nga sindroma Goldilocks ndërsa menaxhoni ngjarjet!
Në mënyrë ideale, njoftoni mysafirët dy javë më parë. Në këtë mënyrë, ata kanë kohë për të bërë plane dhe ju mund t'i kujtoni një ose dy herë të tjera para se të vijë koha. Nëse është e mundur, dërgoni ftesa për ngjarje disa javë më parë
Hapi 3. Zgjidhni një vend
Pasi të përcaktoni llojin dhe kohën e ngjarjes, mendoni për vendin. Afrohuni vendeve të mundshme duke përgatitur datat dhe atë që do t'ju nevojitet. Çfarë lloj ndërtese do të donit të përdorni dhe si do të sistemohej hapësira? A do të ulen mysafirët në stola në rreshta, stola të rregullt, duke pasur një tryezë ngrënieje, apo qilima pikniku në natyrë? A do të ndikojnë kushtet e motit? A do të ketë vend për vallëzim, podiumin e një folësi apo një skenë? Nëse është kështu, bëni një plan për t'u siguruar që vendi që dëshironi është mjaft i madh.
- Gjithmonë vizitoni vendet e mundshme paraprakisht dhe vizatoni një hartë. Kjo hartë mund të përdoret si një "plan lufte" dhe ju lejon të skiconi dhe ndani hapësirën e tryezës, rrugët e shërbimit për ushqimin, aksesin me aftësi të kufizuara (nëse është e nevojshme) dhe ndërtimin e rrugëve të daljes, si dhe mënyrën se si do të ngarkoni pajisjet e ndryshme të nevojshme. Ju gjithashtu duhet të shënoni vendndodhjen e gjeneratorëve të energjisë, pajisjeve të jashtme të tilla si frigoriferë, makina akulli, skarë ose soba, etj. Gjithashtu, studioni vendndodhjen e prizave dhe kabllove të energjisë (mund t'i mbuloni nën një qilim) dhe çdo gjë tjetër që mund të paraqesë një rrezik sigurie.
- A do t'ju duhet ligjërisht një leje e qeverisjes vendore? Në shumicën e rasteve, kjo leje kërkohet për hapjen e bareve, por ndonjëherë edhe për zhurmën, hyrjen dhe parkimin e automjeteve, ndërtimet e mëdha të tilla si pavionet, turmat dhe qëllime të tjera.
Hapi 4. Përcaktoni numrin e njerëzve që do të ftojnë
Sa persona mund të ftoni në bazë të buxhetit dhe vendit? Disa ngjarje janë të kufizuara rreptësisht duke lejuar vetëm ftuesit të marrin pjesë, duke e bërë më të lehtë planifikimin, por shumë të tjerë mund të lejojnë njerëz shtesë, të tillë si fëmijët, bashkëshortët ose miqtë. Gjithashtu dijeni që sa më shumë mysafirë të keni, aq më shumë anëtarë të ekuipazhit do t'ju nevojiten.
- Për të shmangur problemet logjistike, sigurohuni që të ketë gjithmonë vend të mjaftueshëm për njerëzit që të lëvizin tek i ftuari.
- Në institucionet më të vjetra, ata zakonisht i referohen numrit të mysafirëve si "pax", kështu që nëse shihni fjalët "150 Pax" në një ndërtesë me shumë qëllime, kjo do të thotë që kapaciteti është 150 mysafirë.
Hapi 5. Përcaktoni buxhetin
Në mënyrë ideale ju keni disa njerëz të cilëve mund t'u mbështeteni për të llogaritur sa para do t'ju nevojiten për këtë ngjarje. A do ta paguani stafin? Jepni me qira pajisje dhe vende takimesh? Furnizimi me ushqim dhe pije? Shtypni broshura apo kartolina? Përcaktoni një shumë të arsyeshme dhe rregulloni planin bazuar në atë shumë. Mos lejoni që të tejkaloni buxhetin tuaj nëse nuk keni nevojë.
Ju mund të jeni në një situatë ku është e mundur të merrni sponsorë ose donacione, por shumica prej nesh zakonisht nuk janë aq me fat. Nëse nuk mund të parashikoni paratë shtesë që do të vijnë, kurseni sa më shumë që mundeni. Në vend që të punësoni shërbime hotelieri, formoni një ngjarje me fat (mysafirët sjellin ushqimin e tyre). Ende mund të përgatitni ushqim, por në përgjithësi gjithçka që duhet të bëni është të siguroni një tavolinë ngrënieje, vegla gatimi dhe një frigorifer. Në vend që të punësoni një fotograf, xhironi ngjarjen tuaj. Bëhuni kreativ kur është e nevojshme
Hapi 6. Mblidhni një ekip
Krijoni një ekip shërbimi (edhe nëse ky ekip përfshin miq dhe të afërm ose vullnetarë të tjerë) për të trajtuar seksionet e ndryshme përkatëse, edhe nëse nuk e drejtoni ngjarjen në mënyrë profesionale dhe po organizoni vetëm ngjarje të vogla familjare. Thelbi i menaxhimit të mirë të ngjarjeve në shkallë të gjerë është marrja e njerëzve që të udhëheqin zona të veçanta dhe sigurimi që të gjithë anëtarët e ekipit të dinë planin e madh.
Ekuipazhi juaj duhet të informohet për çështje të rëndësishme sa më shpejt që të jetë e mundur, ashtu si çdo ekip tjetër për të cilin paguani dhe çdo mysafir që ftoni. Informoni secilin anëtar të ekuipazhit për detyrën sa më shpejt të jetë e mundur dhe jepini atyre mundësi kur është e mundur. Gjithashtu përpiquni të vini disa persona në gatishmëri - pasi gjithmonë do të ketë disa lemza të vogla në çdo aspekt të ngjarjes
Hapi 7. Krijoni një axhendë ngjarjesh
Vendosni se çfarë do të ndodhë në ngjarjen tuaj. Kur do të fillojnë të flasin folësit? A do të ketë lojëra, aktivitete ose prezantime për të planifikuar? Sa kohë duhet që mysafirët të hanë? Përcaktoni një orar të detajuar për aktivitetet gjatë ditës.
Gjithmonë lini hapësirë për gabime; nuk do të ketë një ngjarje të vetme në këtë botë që mund të shkojë saktësisht siç ishte planifikuar deri në minutë. Njerëzit do të mbërrijnë vonë, fjalimet do të vazhdojnë më gjatë, radhët e ushqimit nuk do të funksionojnë pa probleme, ose një milion probleme të tjera mund të vijnë në rrugën tuaj. Pra, ndërsa ju duhet të dini se çfarë po ndodh, kuptoni se është vetëm për të ndihmuar me organizatën dhe asgjë nuk është e sigurt
Pjesa 2 nga 5: Drejtimi i Ngjarjeve
Hapi 1. Dërgoni ftesën
Nëse jo, si tjetër njerëzit do ta dinë që ju po organizoni një ngjarje? Dërgo një ftesë! Mos e injoroni këtë. Ftesat janë fytyra kryesore e ngjarjes tuaj. Përshtypjet e para të asaj që njerëzit mund të presin dhe i bëjnë ata të vendosin nëse duhet të vijnë. Kjo ftesë duhet të jetë e mirë.
-
Merrni parasysh ftesat tipike - në formën e kartolinave, broshurave, etj. Por gjithashtu përpiquni të mos përdorni letër: dërgoni email, gazeta ose përdorni faqe si Facebook, Twitter dhe Eventbrite për të dërguar ftesa, numërime të mysafirëve dhe kalendarë.
Korrigjim: nëse doni të sillni sa më shumë njerëz, përdorni Facebook dhe Twitter. Nëse përpiqeni ta kufizoni atë vetëm për mysafirët VIP, shmangni këto dy shërbime, përndryshe do të keni telashe
Hapi 2. Merrni parasysh ata që kanë konfirmuar praninë e tyre
Ju do të duhet të numëroni përpara për të gjetur se sa dhe çfarë ju nevojitet, kështu që mbani shënime! Mund të mos jenë numrat që do të shfaqen, por prapë do të merrni një përmbledhje. Faqet e krijuara për të menaxhuar ngjarjet mund të ndihmojnë me këtë - megjithëse mund të përdorni edhe fletët e punës të Facebook dhe Excel.
Hapi 3. Trajtoni atë që keni për të marrë me qira
A keni nevojë të gjeni, punësoni, rezervoni ose delegoni detyra te fotografët, ndërtuesit, stilistët dhe dekoruesit, folësit e ftuar, sponsorët, artistët ose grupet, udhëheqësit ose zyrtarët fetarë, valltarët ose ngjarjet demonstruese? Merrni parasysh të gjitha këto aspekte për uljen dhe ushqimin, në mënyrë që të përgatitni ushqime dhe tavolina për ta nëse është e nevojshme.
- A do të përgatitni ushqim dhe pije? Nëse po, cilët anëtarë të ekipit do të mbikëqyrin gatimin, shërbimin dhe higjenën e ushqimit? Çfarë lloj ushqimi duhet të shërbeni? A është e mundur që mysafirët të kenë alergji, të kenë nevoja vegjetariane, diabet, të kenë nevoja fetare si hallall ose kosher, pa gluten, etj? A do të ketë foshnje, fëmijë të vegjël ose të moshuar/të plagosur që nuk mund të hanë ushqim të fortë?
-
A janë marrë parasysh aspektet argëtuese dhe logjistike? Ky seksion mund të flasë për pajisjet muzikore, pavionet ose tenda, si dhe efektet dekorative nga menaxhimi i skenës që do t'ju nevojiten, të tilla si mikrofona dhe përforcues, ndriçimi, linja të energjisë, projektorë dhe ekrane për shfaqje rrëshqitëse, makina tymi ose efekte të tjera magjike të skenës., të tilla si pasqyra, parulla dhe shenja të kompanisë, etj.
Nëse punësoni një nënkontraktor për të drejtuar argëtimin, konsultohuni me ta për t'u siguruar që ata mund të furnizojnë dhe përgatisin vetë pajisjet, përveç vendndodhjes së shërbimit dhe fazës dhe orarit. Në këtë mënyrë, ju mund të dini se çfarë të bëni për t'i ndihmuar ata
- Ofruesve të shërbimeve hotelierike, luleshitësve, argëtimit dhe njerëzve të tjerë të rëndësishëm u duhet shumë kohë për t'u përgatitur. Kërkesat e papritura zakonisht do të kushtojnë më shumë. Plus, nëse ata nuk mund ta mbajnë fjalën, do të keni akoma kohë për të kërkuar alternativa.
Hapi 4. Gjeni dikë që do të jetë nikoqiri (MC)
MC nuk duhet gjithmonë të organizojë të gjithë ngjarjen, por ai ose ajo do ta udhëheqë atë. MC është zakonisht një anëtar i partisë, i cili do të hartojë një fjalim, do të njoftojë një seri ngjarjesh si një vakt, vallëzim, mysafirë të rëndësishëm ose argëtim. Komunikoni shpesh me këtë person dhe mbajeni të përditësuar.
Ndonjëherë ju mund të keni nevojë të jeni MC. Nëse është kështu, detyra juaj do të jetë shumë më e vështirë sepse duhet të punoni derisa të përfundojë e gjithë ngjarja. Vendosni drejtuesit e grupeve për ekipin tuaj të shërbimit në mënyrë që detyrat më normale të mund t'u delegohen atyre
Hapi 5. Mblidhni pajisje
Kur punësoni një ekip, kontrolloni dy herë dhe sigurohuni që ata të kenë sendet e nevojshme me vete. Në disa raste, ata mund të përgatisin vetëm veten ose artikuj të caktuar; Ju mund të keni nevojë të furnizoni pajisjet që u nevojiten veç e veç. Ju mund të merrni me qira, të blini, apo edhe të huazoni këto mjete nga rrjetet tuaja sociale. Kontrolloni listën e nevojave, nga peceta deri te sistemi i altoparlantëve dhe kabllot e lidhjes.
Dekorimi është një pjesë e rëndësishme e çdo ngjarjeje. Mbulesa tavoline, lule, dhurata, qirinj, tullumbace, pankarta ose sfonde fotografike, qilima të kuq, etj. gjithmonë duhet të planifikohet mirë paraprakisht
Hapi 6. Plotësoni nevojat themelore
Një nga gjërat që shumë fillestarë harrojnë është superioriteti i objekteve në vendin e ngjarjes. A ka vendi mjaftueshëm pajisje? Shembuj janë tualetet dhe dushet, hapësirat e parkimit të makinave, qasja e lehtë për personat me aftësi të kufizuara, dhomat e zhveshjes, dhomat e ruajtjes dhe kuzhinat, kullimet e ujit, ftohësit e verës, qasja në energji elektrike, etj. Kështu, ju mund të parashikoni pengesat që mund të ndodhin.
Mendoni edhe jashtë ngjarjes: a do të keni nevojë për transport dhe akomodim për mysafirët jashtë qytetit/jashtë shtetit, apo delegatët e hoteleve? A duhet të rezervoni një vend për transportin e tyre në dhe nga ngjarja?
Hapi 7. Dijeni me kë do të takoheni
Kuptimi i hierarkisë shoqërore të një ngjarjeje - edhe nëse nuk është ngjarja juaj - është thelbësore për të ditur se si të trajtoni çdo situatë. Meqenëse klientët duhet të besojnë në ju, zbuloni këto gjëra:
- Cilët janë mysafirët kryesorë –– kjo zakonisht është e lehtë të dallohet kur ngjarja është një festë –– për shembull, nusja dhe dhëndri në një martesë. Sidoqoftë, klienti nuk është gjithmonë mysafiri kryesor edhe pse mund të klasifikohet si një nga palët në grup. Ose, klienti juaj mund të mos marrë pjesë fare.
- Kush janë mysafirët që janë tipi i mysafirëve pritës - këta janë njerëz që shpesh veprojnë si nikoqirë në tryezat e tyre përkatëse dhe priren të jenë të mirë në shoqërizimin dhe motivimin e mysafirëve të tjerë. Ato janë të dobishme për mbajtjen e një atmosfere të këndshme dhe bisedën kur gjërat bëhen të qeta, për të inkurajuar njerëzit të kërcejnë, ose për t'i prezantuar njerëzit me mysafirë të tjerë për miqësi të reja. Ato janë gjithashtu zakonisht të besueshme dhe të dobishme për të qenë të azhurnuar me ngjarjet, pasi ato mund të ndihmojnë ose madje të shërbejnë si folës/MC mysafir në rast urgjence. Njerëz të tillë janë ata që mbajnë një ngjarje të rrjedhshme pa probleme në ballë.
- Cilët janë mysafirët e tipit paqebërës? Ju duhet t'i keni parasysh këta njerëz gjatë gjithë kohës, pasi ata janë ata që do të kërkoni të konsultoheni për problemet. Ju gjithashtu do t'i përfshini ata në trajtimin dhe debatin nëse është e nevojshme. Të ftuarit në këtë grup janë zakonisht kreu i familjes, kujdestari ose kreu i sigurisë.
- Kush është vendimmarrës. Në shumicën e rasteve, vendimmarrësi jeni ju vetë si menaxher, por kur keni nevojë të konsultoheni me mysafirët pa përfshirë një grup kyç (pasi ata zakonisht fokusohen në të qenit nikoqirë të mirë), zbuloni kë duhet të shihni në rast urgjence. Ta themi thjesht, ky person do të paguajë faturën për shërbimet tuaja, ose këdo që ju e quani "klient".
Pjesa 3 nga 5: Afrimi në Linjën e Mbarimit
Hapi 1. Njihuni me vendin
Para fillimit të ngjarjes, kontrolloni vendin dhe vendosni se si do t'i vendosni gjërat së bashku. Ju mund të keni nevojë të specifikoni aranzhime shtesë për të akomoduar planin e dyshemesë - për shembull në lidhje me instalime elektrike, ndriçim, etj. Dhe nëse këto gjëra janë të vështira për ju për t'i gjetur, mysafirët gjithashtu mund të përjetojnë të njëjtën gjë, kështu që merrni parasysh aspektin praktik!
Hartoni një plan dislokimi dhe kohën kur është e mundur. Nëse diçka nuk përshtatet, hiqeni qafe atë. Flisni me menaxherin e faqes dhe zbuloni se çfarë ai ose ajo mund të bëjë për të ndihmuar, dhe nëse ka ndonjë rregullim të zonimit që duhet të ndiqni, veçanërisht në rast urgjence
Hapi 2. Merrni parasysh përgatitjen e dhuratave për ekipin tuaj
Anëtarët e ekuipazhit në të do të punojnë shumë. Për të treguar vlerësimin dhe për të ruajtur performancën, përgatitni një dhuratë të vogël për ta bërë pasi të përfundojë ngjarja. Pije në shishe, bare granola, çokollata, sende të tjera të vogla, çfarëdo që ju përshtatet, do të ndihmojnë për t'i mbajtur ato moral.
Gjithashtu merrni parasysh t'u jepni atyre një karficë zbukurimi ose një shënues të vogël festash në mënyrë që ata të ndihen pjesë e ngjarjes dhe ta mbajnë mend atë. Gjithashtu sigurohuni që të mbahen të ushqyer dhe të ujitur! Ekipi është një burim që duhet të jeni në gjendje ta përdorni në të ardhmen
Hapi 3. Kontrolloni të gjitha ekipet dhe të huajt
Para ngjarjes, sigurohuni që të gjithë pajtohen. Jepni ekuipazhit udhëzime të qarta se si të shkoni në vendngjarje dhe siguroni numrin tuaj të kontaktit ose kartën e biznesit në mënyrë që ata të mund të telefonojnë për udhëzime. Përfundoni duke u siguruar që gjithçka nuk ka pyetje.
Sigurohuni që të gjithë të jenë të kënaqur me detyrën. Disa njerëz mund të mos duan ta thonë këtë, kështu që provoni t'i lexoni. A duken të sigurt dhe të sigurt? Nëse jo, sigurojini ata, rishikoni detyrat dhe bëni disa pyetje themelore. Kur jeni në dyshim, çiftoni dyshuesin me një partner më të aftë
Hapi 4. Përgatitni listën tuaj të kontakteve dhe skedarë të tjerë nëse është e nevojshme
Cilësimet personale janë po aq të rëndësishme sa aranzhimet e ngjarjeve. Nëse jeni gjithmonë të rregullt, edhe nëse disa gjëra ngatërrohen, gjithçka do të jetë mirë. Por, përndryshe, gjendja e ngjarjes do të shkatërrohej plotësisht. Këtu janë disa mënyra për t'u përgatitur:
- Krijoni një fletë kontakti me numra telefoni dhe adresa. Pastiçeria mendoi se ishe ti ai që do të vinte për të marrë porosinë? Nuk ka rendesi. Thirrni një anëtar të ekipit tuaj që jeton pranë dyqanit dhe lërini që ta marrë atë gjatë rrugës për në vendin e ngjarjes.
- Krijoni një listë kontrolli. Ju do të dini se cilat artikuj, pajisje dhe artikuj mungojnë ende bazuar në raportet e ekipit.
- Përgatitni dëshmi të pagesave dhe nevojave të faturimit në përputhje me rrethanat. Sa më i plotë të jeni, aq më pak probleme do të keni në të ardhmen.
Hapi 5. Shmangni ndryshimet e minutës së fundit
A do të ketë ndryshime të rregullta artistike? Dasmat janë zakonisht të tilla, me klientin që dëshiron një ndryshim të dizajnit të minutës së fundit, prandaj sigurohuni që t’i tregoni datën përfundimtare të ndryshimit. Zakonisht, ky afat është 1 javë para ngjarjes, për t'i mbajtur klientët të lirë, por ju jeni gjithashtu të mbrojtur nga ndryshimet e minutës së fundit që janë të rënda dhe të shtrenjta për t'u bërë.
Nëse ndryshimet janë të thjeshta, të vogla ose themelore dhe mund të përdorin dekorimet e instaluara tashmë, përpiquni të mos refuzoni kërkesën e klientit sa më shumë që të jetë e mundur. Sigurohuni që të plotësoni nevojat e klientit sa më mirë që të mundeni në një ngjarje që mund të jetë shumë emocionale
Pjesa 4 nga 5: Trajtimi i Ngjarjes së Vërtetë
Hapi 1. Përgatitni gjithçka
Bëhuni i pari që jeni në skenë për të mbikëqyrur përgatitjet. Sigurohuni që të gjithë të raportojnë siç duhet dhe filloni të telefononi nëse nuk e bëjnë. Ndihmoni ata që kanë nevojë për ndihmë, tregoni ata që duhet të drejtohen dhe hiqni dorë kur është e nevojshme. Mbani veten nga dëmtimi derisa ngjarja të përfundojë.
Do të ndiheni pak më të qetë nëse keni një listë kontrolli. Përgatitni këtë listë për ekuipazhin, ekuipazhin e jashtëm, dekorimin dhe instalimin dhe pajisjet. Pasi të kontrollohet gjithçka, mund të marrësh frymë lehtësim
Hapi 2. Delegoni detyrat
Mos kini frikë ta bëni. Faktori kryesor që shkakton stres në një ngjarje është koha. Për të kursyer para, jini të përgatitur për të ndarë punën. Nëse dikush nuk punon në mënyrë optimale, jepni një detyrë tjetër që është më e përshtatshme për të. Ju nuk jeni duke u fiksuar ose duke kapërcyer kufijtë; Ju po bëni vetëm punën që është detyrimi juaj.
Kur delegoni detyra, jini të vendosur, por të sjellshëm. Thuaj, "Xhon, kam nevojë për ty këtu tani për të ndihmuar me ushqimin. Faleminderit." Ekuipazhi juaj duhet të jetë i apasionuar pas menaxhimit të ngjarjes. Sigurohuni që gjithçka të shkojë pa probleme duke qenë figura e nevojshme udhëheqëse
Hapi 3. Jini fleksibël
Kjo do të thotë që ju duhet të siguroheni që gjithçka shkon sipas planit dhe ndihmoni ose drejtoni një plan rezervë në rast se diçka shkon keq - dhe të jeni në gjendje ta pranoni atë. Nëse filloni të stresoheni, nuk do të jeni në gjendje të mendoni drejt. Kur mendja nuk është e qartë, nuk do të merrni kurrë rezultate të mira. Pra, kur folësi merr dhjetë minuta shumë kohë dhe injoron sinjalet tuaja ose përpiqet ta shpërqendrojë atë, relaksohuni. Thjesht rregulloni seancën e ëmbëlsirës, askush nuk do ta vërejë. Ngjarja gjithashtu do të vazhdojë të zhvillohet pa probleme.
Problemet do të ndodhin gjithmonë. Ju nuk mund të parashikoni gjithçka, dhe sa më shpejt ta pranoni këtë aq më mirë. Një menaxher i qetë dhe i qëndrueshëm i ngjarjeve mund të jetë shumë i dobishëm për çdo ngjarje; por nëse jeni të tensionuar dhe jo të qetë, ngjarjet mund të shkojnë keq. Kështu që relaksohuni dhe ecni me rrjedhën - shfaqja juaj po përfundon
Hapi 4. Tregojuni të gjithëve zhvillimet më të fundit
Sigurohuni që numri dhe nevojat e mysafirëve janë ende të sakta në ditën e ngjarjes dhe njoftoni ekipin e shërbimit për çdo ndryshim sa më shpejt të jetë e mundur. Duhet të jesh çifti i parë i syve që vëren nëse diçka nuk është në rregull.
Konsultohuni me klientin për të parë se si ndihet; ai mund të jetë i ngazëllyer, nervoz, i shqetësuar, i mërzitur ose i rraskapitur dhe ka probleme. Ju mund ta ndihmoni atë duke qenë mirëkuptues, duke thënë fjalë të mira dhe duke e ndihmuar atë praktikisht. Merrni kohë për të krijuar entuziazëm për mysafirët dhe ekipin kur është e nevojshme
Hapi 5. Bëni punën tuaj
Besoni dhe respektoni ekipin e shërbimit për të bërë gjërat e tyre - pasi t'u keni dhënë baza të forta, ata do të jenë mirë. Ofroni ndihmë nëse është e nevojshme, por ky anëtar i ekipit duhet të ketë përvojë të mjaftueshme që të mos ketë nevojë për ndonjë ndihmë fare. Këtu janë disa gjëra që duhet të keni parasysh:
- Veproni si recepsioniste ose recepsioniste në fillim. Takoni dhe përshëndetni (nëse kërkohet) secilin mysafir kur mbërrijnë. Transferoni rolet në MC kur fillon ngjarja. Këtu, roli juaj si menaxher do të jetë më aktiv duke zgjidhur problemet dhe duke siguruar që e gjithë puna në prapaskenë, siç është përgatitja dhe shërbimi i ushqimit, shkon sipas planit.
- Kushtojini vëmendje mysafirëve dhe mbani kontakte me MC. Bëni atë në fshehtësi vetëm në rast se keni nevojë të ndryshoni planet tuaja.
- Mbani distancën tuaj nga mysafirët kryesorë - kjo shfaqje ka të bëjë me ta - por sigurohuni që të qëndroni në një distancë të lehtë duke kontrolluar në momente të caktuara. Pyetini ata se si ndihen për shfaqjen, si dhe çdo çështje, kërkesë ose sugjerim të mundshëm që ata kanë.
Hapi 6. Për ngjarjet e marketingut, përgatitni suvenire
Sigurohuni që të gjithë mysafirët të kujtojnë kohët e mira që kanë kaluar. Ju madje mund të dëshironi më shumë se kujtime të lumtura: të tilla si vizita në uebfaqe, donacione të ardhshme, aspekte të fjalës së gojës, etj. Për t'u siguruar që ngjarja juaj të arrijë shenjën, ndani suvenire. Pavarësisht nëse bëhet fjalë për një fotografi, poster ose stilolaps, dhënia e diçkaje mysafirëve për të kujtuar mysafirët e ngjarjes është një mënyrë e shkëlqyeshme për t'u siguruar që ju mbaheni mend nga ata.
Hapi 7. Urime veten pasi përfundon ngjarja
Shumica e ngjarjeve janë të pavarura kur fillojnë, por puna e madhe është në periudhën përgatitore, të cilën askush nuk e kupton. Prandaj përgëzoni veten sepse meritoni të jeni të lumtur!
Pas ngjarjes, merrni kohë për t'u takuar dhe falënderuar klientin. Rekomandohet që të ofroni një dhuratë të përshtatshme dhe të përzemërt për të kujtuar kohën tuaj me ta, pasi prekjet e vogla si këto që pasurojnë përvojën dhe i lejojnë ata të sugjerojnë shërbimet tuaja në të ardhmen. Nëse po jepni dhurata në një ngjarje, dhurata pas ngjarjes si lule, fotografi të momenteve të preferuara në ngjarjen e tyre (p.sh. prerja e shiritit, shfaqja e kulmit, ceremonia e ndarjes së çmimeve, puthja e dasmës, fryrja e qirinjve të ditëlindjes, etj.), Ose dhurata të tjera mund të jetë e përshtatshme
Hapi 8. Pastroni vendin dhe shkoni në shtëpi
Siç thonë nënat, "Lëreni në të njëjtën gjendje me të cilën keni ardhur", kështu janë parimet që zbatohen për vendet. Gjërat duhet të lihen në të njëjtën gjendje siç ishin para se të vinit tek ata - biznesi i menaxhimit të ngjarjeve është një biznes i ndjeshëm që nuk ka shumë vend për gabime. Pra, njoftoni anëtarët tuaj të ekuipazhit se është koha për të pastruar vendin dhe mos i lini të shkojnë në shtëpi derisa gjithçka të rregullohet. Ju gjithashtu duhet të ndërhyni!
Përveç që është një gjë e mirë, ajo gjithashtu ju pengon të ngarkoheni me fatura më të shtrenjta. Shumë vende do të paguajnë shtesë për pastrim nëse kanë mundësi ta bëjnë këtë. Pra, bëni çmos për të shmangur tarifat e fshehura
Hapi 9. Përfundoni biznesin e ndryshimit, pagesës dhe falënderim për të gjitha palët e përfshira
Ju mund të keni nevojë të organizoni kthimin e pajisjeve të marra me qira ose të huazuara dhe të konsultoheni me klientin për përvojën e tij ose të saj. Edhe nëse nuk paguheni, merrni kohë për t'i falënderuar dhe për të thënë se ju ka pëlqyer të drejtoni ngjarjen me ta. A mund të shkëmbeni karta biznesi me njëri -tjetrin?
Faleminderit edhe anëtarëve të ekuipazhit! Sigurohuni që të gjitha palët janë paguar (dhe kanë paguar), ruani faturat dhe bëni gjërat. Ju duhet të jeni një nga njerëzit e fundit që largoheni nga vendi - sigurohuni që gjithçka është në rregull
Pjesa 5 nga 5: Zgjidhja e problemeve
Hapi 1. Dini si të silleni me mysafirët që mbërrijnë vonë dhe kanë probleme të tjera
Kjo është një çështje e zakonshme, kështu që përgatituni më mirë. Vonesa është e pashmangshme (p.sh. për shkak të problemeve të paparashikuara të trafikut) dhe zakonisht mund të tolerohet nga mysafirët e tjerë që mbërrijnë në kohë. Prandaj, ka disa gjëra që mund të bëni për ta parandaluar atë:
- Sigurohuni që koha e ngjarjes të jetë shkruar qartë në ftesë. Nëse po përdorni një sistem RSVP, sigurohuni gjithashtu që koha të jetë e konfirmuar. Komunikoni me (përmes fletës tuaj të kontaktit) MC, mysafirët përkatës (zakonisht anëtarët kryesorë të partisë), argëtuesit dhe stafin e kuzhinës sapo të hasni një pengesë që nuk mund të zgjidhet lehtë. Nëse mysafirët e vonuar janë fokusi i ngjarjes (p.sh. dhëndri dhe nusja), zakonisht:
- Ju duhet të kontaktoni drejtpërdrejt mysafirin në pritje për të kontrolluar kohën e parashikuar të mbërritjes. Kontaktoni menjëherë kuzhinën për zhvillimet më të fundit në mënyrë që ata të mund të rregullojnë shpejtësinë e gatimit që të përputhet me kohën.
- Shmangni njoftimin se ngjarja është shtyrë për shkak të mysafirëve të caktuar (sepse festa do ta kuptojë vetë), por njoftoni mysafirët kryesorë që jeni në dijeni të situatës. Tregojuni atyre se çfarë po planifikoni, por lërini ata gjithashtu të ofrojnë sugjerime pasi zakonisht e njohin mysafirin dhe e dinë se çfarë të bëjnë në atë kontekst.
- Kushtojini vëmendje kohës së fjalimit. Nëse mysafirët kryesorë mbërrijnë vonë, shërbeni meze shtesë dhe/ose pije të hershme për të parandaluar që mysafirët e tjerë që mbërrijnë në kohë të mos mërziten dhe sigurohuni që ata të qëndrojnë të zënë.
- Nëse mysafirët do të jenë shumë vonë (për shembull kur shërbejnë ushqim që nuk mund të vonohet, siç janë sufle), filloni ngjarjen siç ishte planifikuar. Kur të vijnë, shërbejeni pjesën tjetër (edhe nëse kjo pjesë është ëmbëlsirë).
- Përgatituni për vallëzim, lojëra, komedi ose ndonjë lloj tjetër argëtimi (veçanërisht muzikë) dhe sigurohuni që të ketë shpërqendrime shtesë, siç janë fotografitë në grup. Kjo strategji rezervë duhet të ishte filluar një ditë më parë.
-
Për mysafirët që mbërrijnë qëllimisht vonë, mos e merrni këtë si fajin tuaj si menaxher. Pra, është puna juaj që së pari të vini të pranishëm mysafirët e tjerë dhe të siguroheni që plotësohen nevojat e tyre. Në thelb, veproni sikur asgjë të mos jetë e gabuar dhe vazhdoni me ngjarjen.
Hapi 2. Dini si të merreni me problemet e ushqimit
Problemet në këtë fushë janë të rralla, veçanërisht nëse i keni planifikuar me kujdes planet tuaja, por aksidentet ndodhin herë pas here (të tilla si një mysafir ose një fëmijë i vogël që prish tryezën e darkës, ose një incident në kuzhinë). Së pari duhet të jeni të vetëdijshëm për llojet e mysafirëve që do të marrin pjesë, kështu që ju mund të merrni parasysh kur dhe ku do të shfaqet ushqimi (p.sh. për pjatat e tipit shuplakë) dhe pozicionin e uljes së mysafirëve.
- Të gjitha derdhjet duhet të pastrohen menjëherë për arsye sigurie, edhe nëse kjo do të thotë që ju duhet të hiqni qilimin e kuq ose dekorimet dhe mobiljet e zbukuruara për ta bërë këtë. Fshehja e njollës pa ndikuar në pamjen ose integritetin e një sendi (siç është një mobilje antike) është e pamundur, kështu që hiqni qafe atë së pari. Nëse keni një kopje rezervë, përdorni atë; përndryshe, lëvizeni objektin në mënyrë diskrete në mënyrë që mysafirët të mos e vënë re.
- Rekomandohet që të përdorni litarë, perde ose ekrane për të fshehur zonat e ushqimit (p.sh. një tryezë e çrregullt, ose ndërsa jeni duke përgatitur pjatën tuaj të radhës), pasi disa të ftuar mund ta perceptojnë ushqimin e dukshëm si diçka që mund të konsumohet lirshëm në çdo kohë - ndërsa kjo mund të mos jetë domosdoshmërisht kështu. Sipas qëllimit tuaj.
- Përzieni menutë. Nëse një pjatë nuk mund të shërbehet (për shembull sepse është djegur), hiqni qafe të gjitha, ose gjeni një alternativë të re. Zvogëloni porcionet për të kursyer në ushqim, por shtoni porcionet e ushqimeve të tjera për t'i mbajtur ato të balancuara. Informoni mysafirët sipas nevojës.
- Vegjetarianët, ngrënësit e përzgjedhur, ata që vuajnë nga alergjitë ose dieta e veçantë/njerëzit fetarë duhet të kujdesen për nevojat e tyre - ju duhet të jeni në gjendje ta bëni këtë me një planifikim të mirë. Sidoqoftë, ndonjëherë mysafirët do të sjellin një anëtar të familjes, bashkëshortin ose mikun e ngushtë pa ju thënë, veçanërisht nëse ftesa është falas. Kur kjo ndodh, zgjidhja është e lehtë. Numëroni mysafirët e fundit dhe kur të mbërrijnë në derë, pyesni për nevoja të veçanta dietike dhe tregoni menjëherë shërbimit dhe stafit të kuzhinës.
- Për grupet e mëdha që nuk marrin pjesë në ngjarje si mysafirë të errët, dërgoni një anëtar të ekipit në kuzhinë dhe bëni që ai të numërojë stokun. Nëse është e nevojshme, blini furnizime shtesë ushqimore. Seksioni i kuzhinës zakonisht mbivlerëson porcionet për çdo rast, kështu që anulimet janë më të zakonshme sesa mungesat e ushqimit. Shërbimet e kufizuara gjithashtu mund të kursehen nëse siguroni mbushje shtesë, të tilla si bukë, sallata ose pjata me perime, përbërës që mund të merren lehtësisht nga supermarketi juaj lokal.
Hapi 3. Dini si të silleni me fëmijët e vegjël
Mbani në mend se shumë menaxherë shpesh harrojnë ose nënvlerësojnë inteligjencën dhe nevojat dhe dëshirat e fëmijëve në një ngjarje. Ata janë njësoj si të rriturit - duan të argëtohen dhe të mos mërziten. Mos harroni, prindërit gjithashtu do të ofendohen nëse një ngjarje nuk mund të plotësojë nevojat e fëmijëve të tyre. Ideashtë një ide e mirë të kërkoni konfirmimin e pjesëmarrjes (RSVP) për çdo fëmijë që mund të marrë pjesë.
- Fëmijët më të vegjël (nën moshën 10 vjeç) shërbehen më mirë me ushqim ose ushqime paraprakisht, pasi darka nuk mund të shërbehet deri në orën 20:00. Kjo kohë shërbimi është zakonisht shumë vonë për shumicën e vakteve të fëmijëve. Ushqimi që u jepni fëmijëve tuaj duhet të jetë gjithashtu argëtues dhe i shëndetshëm, por gjithsesi i veçantë me një prekje të veçantë për ta - kjo i ndihmon prindërit të ndihmohen dhe mund të shijojnë ngjarjen si mysafir.
- Fëmijëve mbi 10 vjeç zakonisht mund t'u jepet ushqim dhe porcione për të rritur, edhe nëse ata nuk e përfundojnë atë, por gjithashtu u ofrojnë atyre një menu për fëmijë (me lejen e prindërve natyrisht) nëse nuk duket se u pëlqen. Në mënyrë tipike, adoleshentët e moshës 13-18 vjeç shpesh kërkojnë të njëjtat ushqime si fëmijët më të vegjël, të tilla si hamburger dhe patate të skuqura, në vend të ushqimeve më zyrtare në restorante. Ushqimi për fëmijët zakonisht shkruhet me termin "Menu Alternative". Luajeni atë të sigurt dhe diskutoni me mysafirët tuaj kryesorë planet tuaja për të vazhduar me sukses kënaqjen e të rinjve dhe të moshuarve shumë kohë më parë.
- Siguroni një zonë për nënat me fëmijë të vegjël. Plotësoni nevojat e tyre, të tilla si pushimet në dhomën e tualetit, nevojat për ushqyerjen me gji, etj., Dhe përgatitni një vend pushimi për fëmijët shumë të vegjël në mënyrë që ata të flenë nëse janë të lodhur.
Hapi 4. Dini si të silleni me mysafirët e dehur ose të vrazhdë, ndërhyrës dhe më shumë
Këta mysafirë ndonjëherë shkaktojnë telashe, si në ngjarjet familjare ashtu edhe në ato të korporatave. Ato mbartin politikë si dhe dramë, dhe, si i huaj, ju nuk mund ta kuptoni atë. Pra, jini gjithmonë në gatishmëri.
- Kontrolloni me klientin ose mysafirët kryesorë para ngjarjes për të mësuar rreth problemeve të mundshme si kjo, ose me disa të zgjedhur nëse mysafirët kryesorë nuk duhet të shqetësohen. Në këtë mënyrë, mund të siguroheni që njerëzit janë ulur në vendin e duhur dhe se nuk do të shkaktojë ndonjë problem. Përgatitni stafin e shërbimit ose mysafirët kryesorë që të veprojnë si mbikëqyrës joformalë, të jenë vigjilentë dhe të ndihmojnë kur është e nevojshme. Detyra juaj është të siguroheni që ngjarja të zhvillohet pa probleme dhe të qëndroni larg çështjeve personale, nëse nuk është absolutisht e nevojshme. Pra, sigurohuni që e dini se kush në ngjarje klasifikohet si mysafir i tipit "paqebërës" (ata që mund të ndihmojnë që ngjarja të mbahet mirë).
- Meqenëse refuzimi i dhënies së alkoolit mysafirëve të dehur ose trajtimi i mysafirëve të zemëruar dhe të vrazhdë mund të jetë i vështirë, është më mirë të përfshini një mysafir paqebërës. Kontaktoni personelin ligjor vetëm kur është e nevojshme dhe pasi të keni konsultuar me mysafirët kryesorë. Ende duhet të jeni vigjilentë, edhe kur drejtoni ngjarje të vogla ose në oborrin e shtëpisë.
- Mysafirët e paftuar janë një çështje e vështirë. Nëse ata vijnë dhe bëjnë bujë, hidhini jashtë nëse është e nevojshme - konsultohuni me mysafirët kryesorë për të verifikuar që këta njerëz nuk janë të kërkuar. Nëse ka shumë protestues të dhunshëm, puna juaj është të mbroni mysafirët e tjerë dhe të kontaktoni sigurinë ose policinë nëse këta protestues refuzojnë të largohen nga lokalet pasi t'ju kërkohet nga ju si menaxher dhe/ose mysafirë kryesorë.
- Vizitorëve zakonisht u pëlqen të lëvizin kartat e biznesit rreth tryezës, në mënyrë që të ulen pranë personit që duan, ose në tryezën që duan. Konsultohuni me mysafirët kryesorë se sa lejohet kjo. Zakonisht, ju duhet të rregulloni planet e tryezës paraprakisht dhe të keni miratimin e mysafirëve kryesorë. Nëse pozicioni i kësaj tryeze supozohet të jetë i drejtë, është më mirë t'i mbani mysafirët larg zonës së ngrënies para se të vijë koha. Zakonisht, zona e barit, holli ose dhoma e pritjes mund të përdoren për të akomoduar mysafirët. Nëse grupime të caktuara janë veçanërisht të rëndësishme për shkak të çështjeve familjare, mblidhni njerëzit dhe udhëzojini ata për grup në tavolina të veçanta dhe ulini në rendin e duhur.
Hapi 5. Dini si të silleni me motin e keq
Në të gjithë botën, ndonjëherë do të ketë mot të keq të papritur, të tillë si shiu ose bora. Erërat e ftohta ose ajri i nxehtë gjithashtu mund të shkaktojnë probleme. Ndërsa moti zakonisht nuk ka shumë ndikim kur ngjarja mbahet brenda, ju duhet të jeni të përgatitur për sfidat e të qenit jashtë. Nëse mund të parashikoni mot të keq, merrni parasysh ndryshimin e vendndodhjes së ngjarjes. Nëse nuk mundeni, merrni me qira një tendë ose një pavijon të madh (çmimi mund të jetë i shtrenjtë, veçanërisht nëse bëhet për tekë). Ndjekja e motit është e rëndësishme; nëse ngjarja tashmë është ngatërruar për shkak të saj, ju jeni pothuajse e pamundur të rregulloni ngjarjen, kështu që përfitoni sa më shumë nga ato që tashmë dini dhe keni.
Shumë pjesë të botës tani kanë policë sigurimi për motin e keq ose probleme të tjera. Nëse jeni në një zonë të njohur për ndryshimet e papritura të motit, kërkoni konfirmim nëse ngjarja mund të riplanifikohet, në mënyrë që klientët të paktën të kursejnë në koston e marrjes me qira të pajisjeve, vendit dhe stafit të shërbimit
Këshilla
- Përgatitni një hapësirë të vogël të mbushur me sende të tilla si peceta shtesë për të fshirë derdhjet, zjarrfikëset, çantat e ndihmës së parë dhe komplete të tjera të rastësishme. Ju nuk do të keni nevojë nëse gjërat po shkojnë mirë, por është më mirë të jeni në vëzhgim për një ngjarje të madhe.
- Mysafirëve dhe folësve të cilët janë të lodhur ose që përjetojnë vonesë në jet duhet t'u sigurohet përshtatshmëria e tyre. Nëse është e nevojshme, konsultohuni drejtpërdrejt me ta ose asistentët e tyre për të porositur trajtime në banjë dhe masazh ose mënyra të tjera të freskimit të trupit. Ju gjithashtu mund t'u dërgoni atyre ushqim nëse nuk kanë ngrënë për një kohë të gjatë, ose ilaçe nëse ndihen pak keq (të tilla si dhimbje koke nga fluturimi ose nervozizmi, ose dhimbje stomaku). Referojuni mjekut nëse është e nevojshme. Mysafirët dhe folësit e lodhur mund të prishin një ngjarje, megjithëse të gjitha sfidat e tjera mund të jeni në gjendje t'i kapërceni.
- Sigurohuni që të gjithë mund të shohin dhe dëgjojnë skenën, muzikën ose fjalimin.
- Mos harroni gjithashtu se trajtimi i ngjarjeve të njerëzve të tjerë është një nder. Ndërsa kjo mund të duket shumë stresuese dhe e vështirë, kontributi juaj mund të bëjë shumë njerëz të lumtur, kështu që ata do ta mbajnë mend ngjarjen për pjesën tjetër të jetës së tyre. Përveç kësaj, ju jeni mësuar gjithashtu të keni aftësi që janë të dobishme në jetën e përditshme.
- Si menaxher, mund t'ju duhet të veproni si një mikpritës i improvizuar, apo edhe një partner vallëzimi për t'u siguruar që ngjarja të shkojë mirë. Zhvilloni aftësitë e të folurit dhe vallëzimit, por në të njëjtën kohë, delegoni rolet e menaxhimit tek anëtarët e tjerë të ekipit të cilët mund të zënë vendin tuaj përkohësisht. Qëllimi këtu është të sigurohemi që askush nuk është ulur në tryezë.
