Politikat dhe procedurat e shkruara përshkruajnë udhëzimet, rregullat, fokusin dhe parimet e organizatës. Në përgjithësi, politikat dhe procedurat përfshihen në manualet e krijuara për punonjësit. Si të shkruani politikat dhe procedurat e biznesit varet nga qëllimet e vetë kompanisë.
Hapi
Pjesa 1 nga 5: Përcaktoni qëllimet e biznesit
Hapi 1. Bëni një listë të qëllimeve
Si menaxher ose pronar biznesi, ju i dini qëllimet e kompanisë. Konsideroni gjëra të tilla si qëllimet e shitjes, qëllimet e punonjësve dhe menaxhimit dhe pozicionin e biznesit që prisni të jeni në vitet e ardhshme.
- Mundohuni të vendosni qëllime që nuk janë vetëm specifike, por edhe të arritshme dhe për të cilat ia vlen të përpiqeni. Për shembull, vendosni synime financiare që janë brenda mundësive dhe vendosni qëllime për performancën e punonjësve që mund të arrihen duke ndjekur politikat dhe procedurat që do të vendosni.
- Pasi të keni vendosur qëllimet tuaja, sigurohuni që jeni gati të angazhoheni si pronar ose menaxher biznesi. Vendosja e qëllimeve është një hap i parë i rëndësishëm në zhvillimin e politikave dhe procedurave. Atëherë, jo më pak e rëndësishme është të respektosh.
Hapi 2. Shkruani një listë të punëve dhe procedurave
Mendoni për ngjarjet dhe detyrat e përditshme në biznesin tuaj. Shkruani çdo punë që duhet të përfundojë çdo ditë në mënyrë që biznesi të funksionojë pa probleme.
Konsideroni sa vijon: Cilat detyra kërkojnë përshkrim ose drejtim formal? Cilat procedura duhet të kryhen vazhdimisht në të njëjtën mënyrë? Në vend që të përqendroheni në punën manuale që nuk kërkon shumë udhëzime, përqendrohuni në detyra më të mëdha
Hapi 3. Listoni problemet dhe zgjidhjet e mundshme
Politikat janë bërë për të siguruar që gjithçka shkon pa probleme dhe që punonjësit dhe menaxherët të kenë standarde të performancës. Mendoni për problemet që mund të lindin në mungesë të një politike. Në atë mënyrë, ju mund të mendoni për politikat që ju nevojiten.
Kur mendoni për një problem të mundshëm, kërkoni një përmbledhje të shpejtë se si ta zgjidhni ose rregulloni problemin. Mendoni për çështje rreth aktiviteteve të përditshme të biznesit, të tilla si financat, ndërveprimet midis punonjësve dhe klientëve, dhe sjelljen dhe qëndrimet e punonjësve
Pjesa 2 nga 5: Shkrimi i Politikave të Biznesit
Hapi 1. Listoni kategoritë e politikave
Pasi të keni marrë parasysh çështjet e ndryshme të mundshme që duhet të zgjidhen me politikën, mendoni për kategoritë e secilës. Për shembull, përdorni kategori të tilla si siguria, planifikimi, sjellja, pagesa, përfitimet, pushimet ose pushimet dhe diskriminimi.
Më vonë gjatë përpilimit të manualit, politikat tashmë të ndara në kategori do t'ju ndihmojnë të organizoni manualin dhe seksionet e tij. Kategoritë gjithashtu ju ndihmojnë të vendosni se çfarë është më e rëndësishmja, dhe mund t’i zbërtheni ato në më shumë detaje
Hapi 2. Përdorni formatin e skicës për të zbërthyer politikat e ndryshme në secilën kategori
Modeli ju lejon të gërmoni më thellë në aspektet e secilës politikë ose kategori dhe të shtoni terma dhe specifikime ndërsa ecni përpara. Përdorni numra për të renditur secilën pjesë ose kategori.
Filloni me një skicë të shkurtër. Pastaj, pasi të keni shkruar të gjitha idetë fillestare, mund të ktheheni në skicë dhe të shtoni ose shtriheni ndërsa ndryshoni
Hapi 3. Mendoni për pasojat e duhura për shkeljet e politikave
Politikat u mundësojnë bizneseve të funksionojnë siç duhet, dhe gjithashtu shërbejnë si standarde që punonjësit dhe menaxhmenti duhet t'i përmbahen. Politikat gjithashtu shërbejnë si dokumente të shkruara që përshkruajnë se si të adresohen çështjet ose shkeljet e politikave. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur dhe nëse nevojiten veprime për të zgjidhur çështjen.
Kur shkruhen në dokumente zyrtare, politikat mund të mbulojnë të drejtat dhe detyrimet ligjore të punonjësve dhe kompanisë. Politika përfshin informacion mbi të drejtat e punësimit për personat me aftësi të kufizuara, taksat dhe ndalimet mbi diskriminimin dhe ngacmimin në vendin e punës. Sigurohuni që të futni informacionin sipas ligjit në fuqi
Hapi 4. Krijoni një politikë të qartë për largimin nga puna
Nëse duhet të shkarkoni një punonjës për shkelje të një politike, është kjo politikë e shkruar që do të shërbejë si dëshmi nëse punonjësi beson se ai është pushuar nga puna padrejtësisht. Sigurohuni që t'i kushtoni një seksion diskutimit të rregullave të pushimit nga puna.
Ju gjithashtu duhet të krijoni një politikë punësimi. Për shembull, kontrollet e historisë para se të punësohet një kandidat, ose një periudhë prove pasi një punonjës të rekrutohet dhe para se të bëhet punonjës i përhershëm. Sigurohuni që të krijoni dhe të përshkruani terma të qartë
Hapi 5. Përdorni një gjuhë të qartë aktive
Shkruani të gjitha politikat qartë në mënyrë të tillë që të mos keqinterpretohen ose keqkuptohen. Nëse ka një interpretim tjetër, merrni parasysh ta rishkruani atë në një gjuhë tjetër.
Për shembull, mos shkruani, "Pushimi shtesë mjekësor mund të jepet në rrethana të caktuara." Në vend të kësaj, shkruani "Pushimi shtesë mjekësor miratohet vetëm me lejen e qartë të menaxherit në detyrë."
Pjesa 3 nga 5: Procedurat e të shkruarit
Hapi 1. Përcaktoni se cilat punë kërkojnë procedura të hollësishme
Jo të gjitha punët ose incidentet kërkojnë udhëzime të hollësishme. Përparësoni detyrat ose procedurat që duhet të bëhen në mënyrë të vazhdueshme, të tilla si lista e pagave ose planifikimi.
Kur vendosni se cilat procedura kërkojnë hollësi, merrni parasysh pyetjet e mëposhtme: A ishte procedura e gjatë apo e komplikuar? Cilat janë pasojat nëse ka një gabim në zbatim? A janë zbatuar ndonjë ndryshim të rëndësishëm të fundit? A kërkon kjo procedurë dokumente të rëndësishme apo të gjera? A ngatërrohen shpesh punonjësit nga procedura?
Hapi 2. Mblidhni informacionin e nevojshëm për secilën procedurë
Para se të përshkruani procedurën, duhet të njihni të gjitha hapat dhe aspektet e tyre. Merrni parasysh pyetjet e punonjësve që kanë dalë dhe çdo problem që mund të keni hasur.
Edhe nëse i keni të gjitha informacionet, përsëri do t'ju duhet t'i përmbaheni bazave të vetë procedurës. Mendoni për atë që lexuesit ose punonjësit duhet të kuptojnë dhe të kryejnë procedurën
Hapi 3. Përdorni të gjithë informacionin për të shkruar një procedurë të qartë
Përdorni gjuhën aktive. Mundohuni të shmangni fjalët e gjata dhe të tepërta. Sigurohuni që nuk përdorni gjuhë që është e vështirë të kuptohet, përfshirë zhargonin që punonjësit mund të mos e dinë.
Për shembull, në vend që të shkruani, "Faturat e grisura të pagave të grisura nga stafi duhet të mbahen në dosjen financiare", përdorni gjuhën e mëposhtme, "Mbajtja e faturave të grisura të pagave në dosjen financiare"
Pjesa 4 nga 5: Kuptimi i Legalitetit
Hapi 1. Futni një seksion mbi politikën kundër diskriminimit
Të gjithë pronarët e bizneseve duhet të respektojnë politikat kundër diskriminimit që janë vendosur nga qeveria. Sigurohuni që të përfshini informacion në lidhje me politikën së bashku me pritjet që të gjithë punonjësit të jenë në përputhje me të.
Informacioni mbi mundësitë e barabarta të punësimit duhet gjithashtu të përfshihet në politikë, si dhe ligji mbi të drejtën e punës për personat me aftësi të kufizuara dhe politika për ngacmimin
Hapi 2. Sigurohuni që politika juaj të jetë e ligjshme
Ju duhet të siguroheni që të gjitha politikat e hartuara janë të drejta dhe në përputhje me ligjin. Ka shumë burime që mund të përdorni për të zbuluar nëse politika juaj është në përputhje me ligjin në fuqi.
Ju gjithashtu mund t'i kërkoni këshilltarit ligjor të studiojë politikat që keni hartuar para se t'i zbatoni ato tek punonjësit. Si pronar biznesi, të kesh një këshilltar ligjor me të cilin mund të konsultohesh rregullisht është shumë e dobishme
Hapi 3. Kërkojuni punonjësve të nënshkruajnë draft politikat dhe procedurat
Punonjësit e rinj duhet të kërkohen të bien dakord dhe të nënshkruajnë dokumentet e politikës dhe procedurës, dhe të pajisen me një kopje për referencë. Përveç kësaj, çdo ndryshim duhet të nënshkruhet nga të gjithë punonjësit. Kjo është për të siguruar që të gjithë ata janë të lidhur me politikën nëse ka ndonjë veprim ligjor që duhet të ndërmerret nga të dyja palët në të ardhmen.
Të miturit nuk mund të lidhin ligjërisht kontrata. Nëse punësoni punonjës nën moshën 18 vjeç, sigurohuni që ata kanë leje me shkrim nga një kujdestar për të lidhur një kontratë pasi prindi ose kujdestari mund ta anulojnë ligjërisht kontratën
Pjesa 5 nga 5: Përpilimi i Manualit
Hapi 1. Rregulloni informacionin në një mënyrë logjike
Filloni me pikat më të mëdha, pastaj ndiqni me ato më të vogla. Për shembull, në vend që të filloni me kategorinë e kompensimit, filloni manualin me procesin e punësimit ose kategorinë e përshtatshmërisë.
- Merrni parasysh hapjen e një manuali me një përshkrim të qëllimeve të kompanisë siç keni përshkruar më herët. Shkruani një paragraf të qartë, të unifikuar ose dy që përmbledh manualin, atë që punonjësit mund të presin nga kompania dhe atë që kompania pret nga punonjësit.
- Përdorni skicën për të krijuar nënkategori në manual. Bëni një tabelë të përmbajtjes kur të keni mbaruar në mënyrë që çdo pjesë e informacionit të jetë e lehtë për tu gjetur.
Hapi 2. Përdorni një fotografi, tabelë ose diagram
Ka njerëz që janë më vizualë, kështu që diagramet, tabelat ose fotografitë në manual mund të ndihmojnë lloje të ndryshme të punonjësve të kuptojnë konceptet. Imazhet mund të thjeshtojnë procedurat dhe politikat.
Për shembull, mund të krijoni një tabelë ose tabelë që liston tituj të ndryshëm dhe detyrat e tyre. Ju gjithashtu mund të përdorni një tabelë pyetjesh dhe përgjigjesh që punonjësit mund t'i përdorin si referencë nëse është e nevojshme
Hapi 3. Siguroni manuale për të gjithë punonjësit që të kenë qasje të lehtë
Në mënyrë ideale, punonjësit e rinj marrin një kopje të manualit kur punësohen, dhe punonjësit e vjetër marrin një kopje të re kur ka një rishikim. Merrni parasysh që të gjithë punonjësit të nënshkruajnë një kontratë ku thuhet se ata i kuptojnë të gjitha pikat e përshkruara në manual dhe pajtohen me të.
