Nëse puna juaj kërkon që ju të kontaktoni klientët me telefon, ka të ngjarë të lini shumë mesazhe zanore. Sidoqoftë, çfarë saktësisht duhet thënë pasi të dëgjohet një bip në telefon? Dorëzimi i të gjithë informacionit përkatës përmes postës zanore mund të jetë i frikshëm, kështu që shumë detaje përfundojnë duke u anashkaluar. Zëvendësoni shpërndarjen e improvizuar të mesazheve zanore me sistemin e duhur. Përmes disa pikave të lehta për t’u mbajtur mend, mund të siguroheni që i gjithë informacioni i rëndësishëm t’i transmetohet marrësit në mënyrë që shanset për të marrë një telefonatë të kthehen.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Prezantimi i Vetes
Hapi 1. Përdorni një ton të përshtatshëm zëri
Sapo mesazhi fillon të regjistrohet, flisni me një zë të qartë dhe lehtësisht të dëgjueshëm. Mos murmurisni ose mos flisni shumë shpejt. Mundohuni ta bëni zërin tuaj të duket tërheqës dhe energjik për të tërhequr vëmendjen e dëgjuesit. Edhe nëse ai nuk mund t'ju shohë, toni juaj do të jetë i qartë. Pra, sigurohuni që përdorni tonin e duhur të zërit.
- Shqiptoni secilën fjalë me zë të lartë. Një sinjal i keq mund të turbullojë zërin tuaj, madje edhe t'i bëjë fjalët tuaja të mbarojnë. Zëri i një bisede të zakonshme mund të dëgjohet në mënyrë të paqartë kur telefononi.
- Cilësia e zërit tuaj duhet të pasqyrojë qëllimin e thirrjes. Për shembull, mund të lini një mesazh me zë të lartë për të uruar mbesën tuaj për diplomimin e saj nga shkolla. Sidoqoftë, nëse dëshironi të shprehni ngushëllimet tuaja, lini një mesazh zanor serioz dhe respektues.
Hapi 2. Thoni emrin tuaj
Thoni emrin tuaj në fillim të mesazhit. Në këtë mënyrë, personi në telefon do të dijë se kush jeni. Fjalë të thjeshta, të tilla si "Kjo (pseudonimi juaj)" mund të përdoren në situata të ndryshme. Ju gjithashtu mund të përdorni fjali më të sjellshme, të tilla si "Emri im është (emri i plotë)" nëse personi që telefonon nuk ju ka takuar kurrë. Miqtë dhe familja mund t'ju njohin pa identifikim të mëtejshëm. Nëse thirrja është e lidhur me punën, marrësi i telefonatës ka nevojë për një emër për të ditur qëllimin e thirrjes, në mënyrë që ata të mund të ndërveprojnë më personalisht.
- Hapat e mësipërm tingëllojnë të parëndësishëm, por ato shpesh harrohen nga telefonuesit nervozë kur lënë mesazhe zanore.
- Nëse keni një titull profesional ose vetë-përshkrim që mund të ndihmojë telefonuesin t'ju identifikojë, tregojeni atë pas emrit tuaj. Për shembull “Emri im është Dr. Arief, një radiolog në Spitalin e Përgjithshëm Tangerang ", ose" Kjo është Tasya, unë jam nëna e Selvy e cila është në të njëjtën klasë me fëmijën tuaj."
Hapi 3. Thoni numrin tuaj të telefonit
Thoni numrin tuaj të telefonit pasi përmendni emrin. Shumica e marrësve të telefonit presin deri në fund të postës zanore për të marrë informacionin e kontaktit, por nëse marrësi nuk e heq atë menjëherë, ata do të duhet të fillojnë mesazhin përsëri. Mos harroni të flisni ngadalë dhe qartë kur përmendni numrin e telefonit në mënyrë që marrësi ta dëgjojë mirë.
- Një mënyrë e thjeshtë për të thënë një numër telefoni në fillim të një mesazhi është të thuash diçka si "Ky është (emri juaj), numri im (numri juaj i telefonit)" ose "Ky është (emri juaj) nga numri (numri juaj i telefonit).”
- Edhe pse veçoria e Thirrjes së ID i lejon marrësit të shohë numrin tuaj, përsëri rekomandohet të përmendni numrin e telefonit në rast se numri juaj nuk ruhet ose dëshironi që marrësi t'ju thërrasë në një numër tjetër.
Hapi 4. Bëni lidhjen
Kur dëgjoni mesazhe zanore të lidhura me biznesin nga dërguesit e panjohur, njerëzit do të fillojnë të ndiejnë dyshime ose të humbasin interesin nëse nuk e dinë se kush jeni dhe cili është qëllimi i telefonatës. Qetësojini ata duke përmendur emrin e një shoku të njohur ose personit që dha numrin. Përsëri, kjo metodë mund ta bëjë thirrjen të ndihet më personale. Postat zanore nuk do të dyshohen dhe me shumë mundësi do të merrni përgjigjen që prisni.
- Mundohuni të bëni një hyrje të shkurtër për t'i njoftuar dëgjuesit, të tilla si "Unë e mora këtë numër nga Andi, i cili tha se do të shisje varkën tënde".
- Edhe nëse nuk jeni duke bërë thirrje për biznes, krijimi i një lidhje personale mund ta bëjë marrësin të ndihet më rehat. "Ky është Bob, fqinji juaj përtej shtëpisë" tingëllon më miqësor se "Ky është Bobby Rahmadika Setiawan".
Metoda 2 nga 3: Shpjegimi i nevojave tuaja
Hapi 1. Mendoni se çfarë të thoni më parë
Para se të lini një postë zanore, duhet të dini se çfarë po përpiqeni të përcillni. Ky nuk është problem nëse keni një qëllim specifik në mendje, por dëgjimi i sinjalizimeve që sinjalizojnë regjistrimin e postës zanore mund ta bëjë këdo nervoz. Ndani informacionin që dëshironi të përcillni në disa pika, pastaj shpjegoni gjithçka para se ta mbyllni telefonin.
- Sidomos për mesazhet zanore shumë të rëndësishme, mund të shkruani një skenar të përafërt para regjistrimit të mesazhit.
- Nëse papritmas belbëzoni, përqendrohuni në përmendjen e shkurtër të emrit tuaj, informacionit të kontaktit dhe arsyen e thirrjes.
- Imagjinoni që po dërgoni një mesazh zanor për të lënë një mesazh romantik në lidhje me një takim një natë më parë. Imagjinimi i mesazhit zanor që do të jepni para regjistrimit të mesazhit mund t'ju japë një ndjenjë të ftohtë, të qetë dhe të rehatshme në vend që të jeni nervoz dhe të turpshëm.
Hapi 2. Mbani mesazhin tuaj të shkurtër
Kufizoni postën tuaj zanore në 20-30 sekonda. Rrallë do të keni nevojë për një mesazh zanor më të gjatë se ajo kohëzgjatje. Ju nuk dëshironi që marrësit të lodhen duke dëgjuar mesazhe që janë shumë të gjata dhe me fjalë. Qëndroni të fokusuar dhe çojeni mesazhin drejtpërsëdrejti. Mesazhet e shkurtra mund të shkaktojnë kuriozitet në mënyrë që marrësi të jetë i interesuar të telefonojë përsëri.
- Nga ana tjetër, nëse posta juaj zanore është shumë e shkurtër, marrësi mund të mendojë se është i parëndësishëm dhe pastaj ta fshijë atë pa u dëgjuar më parë. Kjo është e prirur të ndodhë nëse telefononi nga një numër i panjohur.
- Qëllimi i lënies së një poste zanore është të bëni dikë që të telefonojë, jo të ndajë të gjithë informacionin që dëshironi të jepni në një telefonatë direkte.
Hapi 3. Filloni postën zanore me informacionin më të rëndësishëm
Mos rrihni pranë shkurret me arsyet tuaja për thirrjen. Nëse thjesht doni të pyesni se si jeni, thjesht thuajeni. Nëse dëshironi të ofroni një artikull specifik, ose të konfirmoni një takim, thuajeni këtë. Dëgjuesit shpejt do të humbasin interesin dhe do ta fshijnë mesazhin nëse nuk e përmendni qëllimin e thirrjes në fillim të mesazhit.
- Keni shumë pak kohë për të përcjellë mesazhin. Nëse flisni shumë, dëgjuesit mund ta heshtin mesazhin para se të marrë informacion të rëndësishëm.
- Bettershtë më mirë të japësh lajme të këqija, të tilla si "Babai është në spital" drejtpërdrejt, dhe pastaj të përdorësh pjesën tjetër të kohës për të përcjellë simpati dhe shpjegime, në vend që të shkosh rrotull e rrotull derisa dëgjuesi të shqetësohet.
Hapi 4. Lini mesazhe personalisht dhe organikisht
Rezistojini dëshirës për të folur aq ashpër sa kur jeni në telefon. Jini miqësorë, jini vetvetja dhe flisni natyrshëm. Njerëzit mund të vërejnë një shitës duke u përpjekur t'i bëjë ata të blejnë diçka, dhe ata kanë më shumë gjasa të dëgjojnë postën tuaj zanore nëse ndihen të afruar në një mënyrë të sjellshme.
Duke folur sikur po lexoni një skenar do të krijojë përshtypjen se dëgjuesi është vetëm një nga shumë njerëz që thërrisni për të ofruar të njëjtën gjë
Metoda 3 nga 3: Mbyllja e postës zanore
Hapi 1. Hidhni një pyetje ose kërkesë specifike
Kur përfundoni mesazhin, shpjegoni pse doni që marrësi të thërrasë përsëri. Bëni një pyetje specifike ose bëni një kërkesë që do ta motivojë atë të marrë telefonin. Nëse marrësi ndihet i hutuar ose i pasigurt për destinacionin tuaj pasi dëgjon mesazhin zanor, mesazhi ishte i pasuksesshëm.
- Provoni të përdorni fraza si "Më tregoni nëse ju pëlqen receta e paraqitur" ose "Do të isha i interesuar të dëgjoja idetë tuaja për këtë propozim."
- Njerëzit janë më të motivuar të telefonojnë nëse bëni një kërkesë specifike në vend që thjesht të thoni "Thirrni përsëri, në rregull".
Hapi 2. Përsëriteni emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit
Përfundoni mesazhin duke përsëritur emrin dhe numrin tuaj të telefonit. Përsëriteni numrin tuaj të telefonit dy herë në mënyrë që marrësi të mos dëgjojë keq dhe të mund të mbajë shënime. Sigurohuni që të përfshini të gjitha detajet e dobishme kur marrësi thërret përsëri, të tilla si kur keni kohë dhe kur është koha më e mirë për të telefonuar.
- Thënia e numrit të telefonit më shumë se dy herë në fund të një mesazhi është shumë dhe mund të jetë fyese për marrësin e mesazhit.
- Ju nuk keni nevojë ta praktikoni këtë hap nëse mesazhi u përcillet rastësisht miqve ose familjes.
Hapi 3. Mos e përfundoni fjalë për fjalë
Kur të jetë koha për ta mbyllur telefonin, mos vazhdoni të llafosni ose zgjatni mesazhe pa nevojë. Nëse marrësi nuk është dikush që ju intereson, nuk ka nevojë të lini fjalë të ëmbla. Sa më gjatë mesazhi juaj, aq më pak vëmendje do të marrë nga marrësi. Pra, mos e humbni fokusin në fund. Falenderojeni për kohën e dhënë dhe lëreni të vazhdojë komunikimin.
- Fjalët përmbyllëse si "Unë mezi pres të dëgjoj nga ju" janë shumë më të ngrohta dhe më efektive sesa fjalët komerciale të ëmbla, si "Kalofshi një ditë të bukur".
- Mos nxitoni në përfundime ose mos e përmblidhni mesazhin tuaj në fund. Nëse marrësi ka nevojë të provojë detaje të caktuara, ai ose ajo mund ta riprodhojë mesazhin tuaj më vonë.
Këshilla
- Mos harroni kur keni marrë një postë zanore që ju bëri të mendoni "Çfarë dëshiron ky person?" Lini një mesazh zanor që dëshironi të dëgjoni.
- Siguroni një adresë emaili ose informacion kontakti përveç numrit tuaj të telefonit nëse kjo është akoma e rëndësishme për ndërveprimin tuaj me marrësin e mesazhit.
- Mos harroni të përmendni datën nëse lini një mesazh me informacione të lidhura me kohën.
- Buzeqesh! Buzëqeshja juaj do të përcillet, edhe nëse nuk është e dukshme.
- Nëse po telefononi për të trajtuar një temë të ndjeshme, kufizoni informacionin e ndarë në postën zanore në mënyrë që askush tjetër të mos dëgjojë.
- Në një fatkeqësi urgjente ose natyrore, përdorni postën zanore për të treguar se jeni mirë.
Paralajmërim
- Nëse po përpiqeni të bëni dikë të telefonojë, mos i tregoni për dështimet e telefonatave tuaja të kaluara. Kjo do të mërzisë dëgjuesin dhe ai nuk do të ndihet rehat duke bërë biznes me ju.
- Profesionalisht, gjithmonë duhet të lini një postë zanore nëse personi në telefon nuk përgjigjet. Duke parë shumë thirrje të humbura pa postë zanore tregon se biznesi juaj nuk është i rëndësishëm.
