Procedura Standarde e Veprimit (SOP) është një dokument që konsiston në informacion mbi hapat për të kryer një detyrë. Një PSO ekzistuese thjesht mund të ketë nevojë të modifikohet dhe përditësohet, ose mund të jeni në një skenar ku duhet të shkruani nga e para. Mund të duket si shumë punë, por është me të vërtetë vetëm një listë shumë, shumë, "shumë" shteruese. Shihni Hapi 1 për të filluar.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Krijimi i formatit tuaj SOP
Hapi 1. Zgjidhni formatin tuaj
Nuk ka të drejtë ose të gabuar në shkrimin e PSO -ve. Sidoqoftë, kompania juaj mund të ketë një numër SOP -esh të cilëve mund t'u referoheni si një udhëzues për formatimin, duke përvijuar mënyrën e preferuar të kryerjes së një detyre. Nëse ky është rasti juaj, përdorni një SOP ekzistuese si model. Nëse nuk është kështu, ju keni disa mundësi:
- Formati i hapave të thjeshtë. Kjo është për një procedurë rutinë që është e shkurtër, ka disa rezultate të mundshme dhe është drejtpërdrejt në pikë. Përveç dokumentacionit të nevojshëm dhe udhëzimeve të sigurisë, ky dokument është thjesht një listë fjalish të thjeshta që përmbajnë urdhra ekzekutimi për lexuesin.
- Formati hap pas hapi. Kjo është në përgjithësi për procedura të gjata - procedura që janë më shumë se dhjetë hapa, që përfshijnë marrjen e vendimeve, sqarime dhe terminologji. Kjo listë është në përgjithësi hapat kryesorë me nën-hapa në një renditje të veçantë.
- Formati i diagramit të rrjedhës. Nëse procedura është më shumë si një hartë me rezultate të pafundme të mundshme, një diagram i rrjedhës mund të jetë basti juaj më i mirë. Ky është formati që duhet të zgjidhni nëse rezultatet nuk janë gjithmonë të parashikueshme.
Hapi 2. Konsideroni lexuesit tuaj
Ekzistojnë tre faktorë kryesorë që duhet të merrni parasysh para se të shkruani SOP tuaj:
- Njohuritë paraprake të lexuesve tuaj. A janë ata të njohur me organizatën tuaj dhe procedurat e saj? A e dinë ata terminologjinë? Gjuha juaj duhet të përputhet me njohuritë dhe investimin e lexuesit.
- Aftësitë gjuhësore të lexuesit tuaj. A ka një shans që njerëzit që nuk e kuptojnë gjuhën tuaj të "lexojnë" PSO -në tuaj? Nëse kjo është e mundur, është një ide e mirë të përfshini fotografi dhe diagrame me titra.
- Lexueshmëria juaj. Nëse shumë njerëz po lexojnë SOP tuaj menjëherë (secili me një rol të ndryshëm), ju duhet të formatoni dokumentin si një bisedë në një shfaqje: përdoruesi 1 kryen veprimin, i ndjekur nga përdoruesi 2, etj. Në këtë mënyrë, secili lexues mund të shohë se si bëhen pjesë përbërëse e një motori biznesi të qetë.
Hapi 3. Konsideroni njohuritë tuaja
Përfundimi është: A jeni personi i duhur për ta shkruar këtë? A e dini se çfarë përfshin ky proces? A ka mundësi gabimi? Si ta bëni atë të sigurt? Nëse jo, mund të jetë më mirë t'i jepni dikujt tjetër. PSO -të e shkruara dobët - ose edhe të pasakta - jo vetëm që do të zvogëlojnë produktivitetin dhe mund të çojnë në dështim organizativ, por ato gjithashtu mund të jenë të pasigurta dhe të kenë një ndikim negativ në gjithçka, nga ekipi juaj në mjedis. Me pak fjalë, ky nuk është një rrezik që duhet të ndërmerrni.
Nëse ky është një projekt që ju është dhënë dhe mendoni se duhet (ose jeni të detyruar) ta përfundoni atë, mos kini turp të kërkoni ndihmë nga ata që kryejnë procedurat e përditshme. Kryerja e intervistave është një pjesë e zakonshme e procesit të krijimit të PSO -së
Hapi 4. Vendosni midis PSO -ve të shkurtra ose të gjata
Nëse jeni duke shkruar ose azhurnuar një SOP për një grup individësh të cilët janë të njohur me protokollet, terminologjinë etj., Dhe do të përfitonin nga një SOP i shkurtër dhe konciz që është më shumë një listë kontrolli, mund ta shkruani në formë të shkurtuar.
Përveç objektivave bazë dhe informacionit përkatës (data, autori, numri i identifikimit, etj.), Kjo është vetëm një listë e shkurtër e hapave. Nëse detajet ose sqarimet nuk janë të nevojshme, ja si duhet ta bëni
Hapi 5. Mbani mend qëllimin e PSO -së tuaj
Ajo që është e qartë është se ju keni procedura në organizatën tuaj që përsëriten pa pushim. Por a ka ndonjë arsye specifike pse ky PSO është i dobishëm? A duhet të ketë theks në sigurinë? Masat e pajtueshmërisë? A përdoret ky PSO për trajnim apo në aktivitetet e përditshme? Këtu janë disa arsye pse PSO -të tuaja janë të rëndësishme për suksesin e ekipit tuaj:
- Për të siguruar që standardet e pajtueshmërisë janë përmbushur
- Për të maksimizuar kërkesat e prodhimit
- Për të siguruar që procedura të mos ketë ndikim të keq në mjedis
- Për të siguruar sigurinë
- Për tu siguruar që gjithçka shkon sipas orarit
- Për të parandaluar dështimin në prodhim
-
Të përdoret si dokument trajnimi
Nëse e dini atë që PSO juaj duhet të theksojë, do të jetë më e lehtë të krijoni shkrimin tuaj rreth atyre pikave. Gjithashtu do të jetë më e lehtë të shihni se sa i rëndësishëm është PSO -ja juaj
Pjesa 2 nga 3: Shkrimi i PSO -së tuaj
Hapi 1. Mbuloni materialin e kërkuar
Në përgjithësi, PSV -të teknike përbëhen nga katër elementë që janë "të ndarë" nga vetë procedura:
- Titulli i faqes Me Kjo përfshin 1) titullin e procedurës, 2) numrin identifikues të SOP, 3) datën e lëshimit ose rishikimit të tij, 4) emrin e agjencisë/divizionit/degës ku është aplikuar PSO, dhe 5) nënshkrimi i atyre që përgatitën dhe miratuan PSO -në. Ky seksion mund të përdorë çdo format, për aq kohë sa informacioni i përcjellë është i qartë.
- lista e përmbajtjeve Me Kjo është e nevojshme vetëm nëse PSO juaj është mjaft e gjatë, për referencë të lehtë. Ajo që do të gjeni këtu është një kornizë e thjeshtë standarde.
- Sigurimi i Cilësisë/Kontrolli i Cilësisë Me Një procedurë nuk është një procedurë e mirë nëse nuk mund të shqyrtohet. Përgatitni materialet dhe detajet e nevojshme në mënyrë që lexuesit të sigurohen se po marrin rezultatet që duan. Ky material mund të përfshijë dokumente të tjera, të tilla si mostra të vlerësimit të performancës.
-
Referenca Me Sigurohuni që të shkruani të gjitha referencat e përdorura ose të rëndësishme. Nëse përdorni referenca të tjera SOP, sigurohuni që të bashkëngjitni informacionin e kërkuar në shtojcë.
Organizata juaj mund të ketë një protokoll të ndryshëm nga ky PSO. Nëse ekziston një SOP e mëparshme që mund ta përdorni, injoroni këtë strukturë dhe ndiqni procedurën që është bërë
Hapi 2. Për vetë procedurën, sigurohuni që të përfshini sa vijon:
- Fushëveprimi dhe aplikimiMe Me fjalë të tjera, ai përshkruan qëllimin e procesit, kufizimet e tij dhe mënyrën se si përdoret procesi. Mbulon standardet, kërkesat rregullatore, rolet dhe përgjegjësitë, si dhe inputet dhe rezultatet.
-
Metodologjia dhe procedurat.
Thelbi i çështjes - rendisni hapat në detaje që janë të rëndësishme, përfshirë pajisjet e nevojshme. Përfshini procedurat sekuenciale dhe faktorët vendimmarrës. Tregoni "supozimin" dhe ndërhyrjen e mundshme ose konsideratat e sigurisë.
- Sqarim i terminologjisëMe Shpjegoni shkurtesat, shkurtesat dhe të gjitha frazat që nuk janë terma të zakonshëm.
- Paralajmërim për shëndetin dhe sigurinëMe Të shkruhet në një seksion të veçantë dhe së bashku me hapat kur shfaqet një problem. Mos e kaloni këtë pjesë.
-
Pajisjet dhe furnizimet.
Lista e plotë e gjërave të nevojshme dhe kur dhe ku të gjeni pajisje, standarde të pajisjeve, etj.
-
Paralajmërime dhe ndërprerjeMe Në thelb, pjesa e zgjidhjes së problemeve. Listoni problemet e mundshme që mund të ndodhin, çfarë të shikoni dhe çfarë mund të ndikojë në produktin përfundimtar ideal.
- Jepini secilës prej këtyre temave pjesën e vet (të treguar në përgjithësi me numra ose shkronja) në mënyrë që PSO juaj të mos përmbajë fjali të gjata konfuze dhe për referencë të lehtë.
- Kjo nuk është një listë e plotë, por vetëm një pjesë e vogël e hapave procedurale. Organizata juaj mund të përmendë aspekte të tjera që kanë nevojë për vëmendje.
Hapi 3. Mbani shkrimin tuaj konciz dhe të lehtë për t'u lexuar
Ka shumë mundësi që lexuesit tuaj të mos zgjedhin ta lexojnë këtë SOP për argëtim. Ju do të dëshironi ta mbani këtë dokument të shkurtër dhe të qartë - përndryshe vëmendja e tyre do të zhvendoset dhe ata do ta gjejnë dokumentin të frikshëm dhe të vështirë për t’u kuptuar. Në përgjithësi, mbajini fjalitë tuaja sa më të shkurtra të jetë e mundur.
- Këtu është një shembull i keq: Sigurohuni që të pastroni të gjithë pluhurin nga dalja e ajrit para se të filloni ta përdorni.
- Një shembull i mirë është si më poshtë: Hiqni të gjithë pluhurin nga dalja e ajrit para përdorimit.
- Në përgjithësi, mos përdorni fjalën "ju". Kjo fjalë duhet të nënkuptohet. Flisni me një zë aktiv dhe filloni fjalitë tuaja me folje komanduese.
Hapi 4. Nëse është e nevojshme, intervistoni zyrtarët e përfshirë në procesin e përfundimit të një detyre
Gjëja e fundit që dëshironi të bëni është të shkruani një SOP plotësisht të pasaktë. Ju po rrezikoni sigurinë, efektivitetin, kohën e ekipit dhe po e shpjegoni procesin pa marrë parasysh - diçka që shokët tuaj të skuadrës mund ta konsiderojnë fyese. Nëse është e nevojshme, bëni pyetje! Ju do të dëshironi të shkruani procedurën e saktë, natyrisht.
Ju mund të pyesni burime të ndryshme nëse nuk i dini, në mënyrë që të mbuloni të gjitha rolet dhe përgjegjësitë. Një anëtar i ekipit nuk mund të ndjekë procedurat standarde të funksionimit ose një anëtar tjetër mund të përfshihet vetëm në një pjesë të procedurës
Hapi 5. Ndani tekstin e gjatë në diagrame dhe diagrama
Nëse përfshini një ose dy hapa të veçantë që ju trembin, krijoni një tabelë ose diagram për ta bërë më të lehtë për lexuesit. Kjo do ta bëjë dokumentin më të lehtë për t'u lexuar dhe do t'i japë mendjes një pauzë pasi të përpiqet të kuptojë gjithçka. Përveç kësaj, dokumentet tuaja do të jenë më të plota dhe të shkruara mirë.
Mos përfshini tabela ose diagrame vetëm për të përforcuar PSO -në tuaj; bëjeni këtë vetëm kur është e nevojshme ose nëse po përpiqeni të kapërceni pengesën gjuhësore
Hapi 6. Sigurohuni që çdo faqe të ketë një shënim të dokumentit të kontrollit
SOP juaj ka shumë të ngjarë të jetë një nga shumë - prandaj, organizata juaj ndoshta ka një lloj baze të dhënash të madhe që katalogon gjithçka me një sistem specifik referimi. PSO juaj është pjesë e këtij sistemi referues, dhe për këtë arsye kërkon që të gjendet një lloj i caktuar kodi. Këtu do ta gjeni të dobishëm shënimin.
Çdo faqe duhet të ketë një titull të shkurtër ose numër ID, numër rishikimi, datë dhe "faqe # e #" në këndin e sipërm të djathtë (në shumicën e formateve). Ju mund të keni nevojë për një fusnotë (ose shkruani shënimin e mësipërm në një fusnotë), në varësi të preferencave të organizatës tuaj
Pjesa 3 nga 3: Sigurimi i suksesit dhe saktësisë
Hapi 1. Provoni procedurën
Nëse nuk doni të testoni procedurën tuaj, me siguri nuk e keni shkruar mirë. Keni dikë me njohuri të kufizuara të procesit (ose një përfaqësues i përgjithshëm i lexuesit) të përdorë PSO -në tuaj për t'i udhëzuar ata. Me cilat probleme u ndeshën? Nëse është kështu, zgjidhni problemin dhe bëni riparimet e nevojshme.
- Bestshtë mirë që disa njerëz të testojnë SOP -in tuaj. Individë të ndryshëm do të përjetojnë probleme të ndryshme, duke lejuar lloje të ndryshme përgjigjesh (të cilat pritet të jenë të dobishme)
- Sigurohuni që ta testoni procedurën tek dikush që nuk e ka bërë kurrë më parë procedurën. Të gjithë ata që kanë njohuri paraprake do të mbështeten në njohuritë e tyre për të kryer hapat e detyrës dhe jo përmes PSO tuaj, kështu që qëllimi juaj nuk është arritur.
Hapi 2. Rishikoni PSO -në tuaj nga njerëzit që kryejnë procedurën
Në fund të fundit, mendimi i shefit tuaj për SOP nuk ka shumë rëndësi. Ky PSO është i rëndësishëm për ata që në të vërtetë bëjnë punën e lidhur. Pra, para se t'i dërgoni PSO shefit, tregoni punën njerëzve që do të bëjnë (ose kanë bërë) punën e lidhur. Çfarë mendojnë ata?
Përfshirja e tyre dhe bërja e tyre të ndjehen pjesë e procesit do t'i bëjë ata më të prirur të pranojnë PSO -të tuaja. Dhe ata madje mund të kenë disa ide të shkëlqyera
Hapi 3. Bëni që këshilltari juaj dhe ekipi i Sigurimit të Cilësisë të rishikojnë PSO -në
Pasi ekipi t'ju japë dritën jeshile, dërgojeni këshilltarit tuaj. Hyrja që ata japin në përmbajtjen aktuale mund të jetë më pak, por ata do t'ju tregojnë nëse SOP juaj i plotëson kërkesat e formatit, nëse keni humbur ndonjë gjë, si dhe protokollin për zyrtarizimin e SOP dhe futjen e tij në sistem.
- PSO -të e drejtpërdrejta për miratim duke përdorur një sistem të menaxhimit të dokumenteve për të siguruar një gjurmë auditimi të atyre miratimeve. Ky proces mund të ndryshojë nga një organizatë në tjetrën. Në thelb, ju dëshironi që gjërat të plotësojnë udhëzimet dhe rregullat.
- Nënshkrimet e autorizuara kërkohen edhe pse shumica e organizatave tani nuk e kanë problem të pranojnë nënshkrime elektronike.
Hapi 4. Pasi të miratohet, filloni të ekzekutoni PSO -në tuaj
Ky mund të jetë trajnim formal për punonjësin në fjalë (trajnim në klasë, trajnim i bazuar në kompjuter, etj.) Ose mund të nënkuptojë se letra juaj SOP varet në banjë. Çfarëdo që të jetë, përhapeni punën tuaj! Ju keni punuar shumë për t’ia dalë. Timeshtë koha për të marrë komplimente!
Sigurohuni që SOP -të tuaj të jenë të azhurnuar. Nëse ky SOP është i vjetëruar, përditësojeni, merrni përditësimet e ri-miratuara dhe të dokumentuara, pastaj rishpërndani PSO sipas nevojës. Siguria, produktiviteti dhe suksesi i ekipit tuaj varen nga këto PSO
Këshilla
- Mos harroni të përfshini palët e interesuara në çdo kohë, në mënyrë që procesi i dokumentuar të jetë procesi aktual.
- Kontrolloni për qartësi. Sigurohuni që nuk ka interpretime të dyfishta. Tregoji procedurën dikujt që nuk e njeh procesin dhe kërkoji të thotë se çfarë mendon për procedurën; Ju mund të habiteni.
- Përdorni grafikët e rrjedhës dhe paraqitjet e imazheve në mënyrë që lexuesit të mund ta shohin qartë procesin.
- Përdorni indonezisht të thjeshtë për të shpjeguar hapat.
- Kërkojuni njerëzve të rishikojnë dokumentin tuaj para se të merrni miratimin.
- Sigurohuni që historia e dokumentit të regjistrohet për çdo ndryshim të versionit.
