Për ata prej jush që punojnë në Departamentin e Burimeve Njerëzore (HR), të refuzosh aplikantët e kualifikuar në favor të punësimit të kandidatëve më të mirë është sigurisht një përgjegjësi e vështirë. Sidoqoftë, mos u shqetësoni sepse në fakt, ka disa këshilla të thjeshta që mund t'i zbatoni për ta bërë procesin më të lehtë. Për shembull, nëse kandidati në fjalë ka kaluar fazën e intervistës, është mirë që refuzimin ta përcillni me telefon. Nëse jo, nuk është kurrë keq të informosh refuzimin përmes emailit zyrtar. Cilido medium që zgjidhni, mbani vendimin tuaj drejt pa kompromentuar mirësjelljen.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Kontaktimi i Kandidatit me Telefon
Hapi 1. Kontaktoni aplikantin me telefon
Ndërsa refuzimi i një aplikimi për punë përmes emailit ndihet më i rehatshëm për ju, veçanërisht për të shmangur ndonjë ngatërresë të mundshme, në të vërtetë të folurit në telefon ndihet akoma më i sjellshëm dhe profesional. Prandaj, zgjidhni këtë mundësi për të refuzuar aplikantët që keni takuar personalisht gjatë procesit të intervistës.
Thirrni aplikantin në fjalë gjatë orarit të punës për t'u siguruar që ai ose ajo nuk është duke darkuar kur e thërrasin
Hapi 2. Mos i grisni fjalët
Mbani bisedën të shkurtër dhe të qartë, në mënyrë ideale nën 5 minuta. Tregoni se e vlerësoni kohën tuaj dhe nuk doni ta humbni atë duke mos përmendur jetën e tij personale, duke bërë shaka ose duke pyetur për motin!
Për shembull, natyrisht do të ishte e vrazhdë të thuash: "Përshëndetje Beni! Kjo është Susan nga Vitamin World. Ishte kënaqësi t'ju intervistoja dje. Oh po, si është moti atje tani? Tha se kishte një paralajmërim për erë të fortë? Territori juaj është i sigurt, apo jo?"
Hapi 3. Shpjegoni se kompania ka vendosur t'i japë pozicionin një kandidati tjetër
Sqaroni me mirësjellje se jeni të lumtur që e keni takuar aplikantin përmes procesit të intervistës dhe se ju në fakt e keni konsideruar atë/atë për pozicionin, edhe pse keni vendosur t'ia kaloni pozicionin një kandidati tjetër. Ashtë një ide e mirë t'i thuash të gjitha këto sapo të thuash "Përshëndetje" në mënyrë që biseda të mos përfundojë shumë gjatë.
Provoni të thoni: “Përshëndetje Ruth, unë jam Dika Firza nga AAA Technology Company. Personalisht, do të doja t'ju falënderoj që pranuat të merrni pjesë në intervistën e punës të javës së kaluar. Ne me të vërtetë u kënaqëm nga takimi dhe biem dakord që historia juaj e punës është shumë mbresëlënëse. Fatkeqësisht, ne kemi vendosur t'i japim pozicionin një kandidati tjetër."
Hapi 4. Përshkruani pikat e forta ose pikat e forta të kandidatit që keni zgjedhur përfundimisht
Në përgjithësi, shumë aplikantë me të vërtetë duan të dinë meritat e kandidatit të përzgjedhur në krahasim me atë që ata kanë për t'i ofruar kompanisë. Edhe pse shpjegimi i hollësishëm i historisë së punës së kandidatit të përzgjedhur është në të vërtetë humbje kohe, ju prapë duhet të shpjegoni disa nga përparësitë e rëndësishme që posedon kandidati i përzgjedhur në mënyrë që të bëhet material për soditjen e tyre.
- Për shembull, ju mund të thoni, "Ndërsa ne e vlerësojmë shumë përvojën tuaj të gjerë, kandidati që kemi zgjedhur ka një diplomë master dhe niveli arsimor i kandidatit është një faktor përcaktues shumë i rëndësishëm për ne."
- Ose, "Kandidati që përzgjodhëm ka punuar në të njëjtin pozicion në një kompani tjetër, kështu që ne besojmë se procesi i tranzicionit do të jetë më i lehtë në të ardhmen."
Hapi 5. Shpjegoni se përveç aplikantëve në fjalë, ka ende shumë kandidatë që nuk janë më pak të kualifikuar
Në thelb, aplikantët që e dinë se janë të kualifikuar mund të ndihen të tradhtuar kur refuzohen nga kompania për të cilën po aplikojnë. Në disa raste, ka edhe aplikues që mendojnë se refuzimi është personal. Për të kapërcyer këtë, mos harroni të kujtoni aplikantin e shqetësuar se ata po konkurrojnë me shumë individë që nuk janë më pak të kualifikuar!
Provoni të thoni, “Edhe pse ju jeni një kandidat shumë i fortë për të plotësuar këtë pozicion, ne duhet të pranojmë se konkurrenca për kandidatët këtë herë është shumë e ngushtë. Më vjen keq që nuk keni arritur ta fitoni këtë garë, mirë?"
Hapi 6. Ftojini ata të lidhen me kompaninë tuaj në mediat sociale
Meqenëse refuzimi është një temë kaq e pakëndshme për të folur, përpiquni të lehtësoni gjendjen shpirtërore duke i ftuar ata të lidhen me kompaninë tuaj në internet. Duke vepruar kështu, ju po konfirmoni gjithashtu se refuzimi është profesional, jo personal.
- Ju mund të thoni, "Ne do t'ju konsiderojmë përsëri nëse ka një vend tjetër bosh në kompani. A do ta kishit mendjen të dërgonit një ftesë shoku në llogarinë tonë HR LinkedIn?”
- Ose, ju gjithashtu mund të thoni, "Në fakt, kompania jonë po harton disa programe interesante për t'u zbatuar në të ardhmen e afërt. Për të mos humbur informacionin, mund të vazhdoni të kontrolloni ngarkimet në Facebook ose Twitter, në rregull!"
Hapi 7. Përfundoni bisedën nëse aplikanti në fjalë përpiqet të argumentojë me vendimin tuaj
Në disa raste, aplikantët e refuzuar mund të thonë: "Më jep një shans tjetër për të intervistuar. Unë garantoj që vendimi juaj do të ndryshojë! " ose "Kompania juaj bëri një gabim sepse unë isha kandidati më i mirë." Nëse ndodh një situatë e tillë, mos u përfshini në një proces të gjatë diskutimi në lidhje me vendimet e kompanisë ose pikat e forta dhe të dobëta të historisë së punësimit të aplikantit.
Për ta përfunduar bisedën me mirësjellje, përpiquni të thoni: “Edhe pse kemi punësuar dikë tjetër, kjo nuk do të thotë se nuk ka asgjë të keqe me ju. Jam i sigurt se do të gjeni punën e duhur në të ardhmen e afërt."
Hapi 8. Inkurajoni kandidatët e kualifikuar që të aplikojnë përsëri në një datë të mëvonshme
Vetëm sepse aplikanti nuk është i përshtatshëm për të mbushur pozicionin që ju kërkoni, nuk do të thotë se ai nuk do të jetë i përshtatshëm për të plotësuar të gjitha pozicionet në kompaninë tuaj, apo jo? Për të mos humbur marrëdhënien që është krijuar me të, përpiquni t'i shpjegoni se edhe nëse ai nuk është i përshtatshëm për pozicionin e kërkuar, prapëseprapë dëshironi të krijoni një marrëdhënie të mirë profesionale me të. Gjithashtu shpjegoni se mundësitë më të mira të punës brenda kompanisë tuaj do të hapen përsëri në të ardhmen.
Një fjali që mund të thoni është: “Mos hezitoni të aplikoni sërish, nëse kompania jonë hap një vend tjetër pune në të ardhmen! Ju jeni afruar të pranoheni për këtë pozicion, kështu që do të duhet të provoni përsëri nëse mundësia hapet përsëri."
Metoda 2 nga 2: Shkrimi i një emaili refuzimi
Hapi 1. Dërgoni një email refuzimi aplikantit në fjalë sapo të vendosni të punësoni një kandidat tjetër
Pasi ju ose një profesionist tjetër keni zgjedhur një kandidat për të plotësuar pozicionin përkatës, dërgoni menjëherë një email refuzimi tek aplikuesi i refuzuar më pas. Duke vepruar kështu, aplikanti në fjalë do të marrë siguri dhe mund të kërkojë menjëherë për vende të reja pune.
Në mënyrë ideale, letrat e refuzimit dërgohen një ditë pune pas marrjes së vendimit
Hapi 2. Hartoni një email që nuk është më i gjatë se 3-4 fjali
Për shkak se aplikanti në fjalë nuk e ka marrë ende fazën e intervistës, nuk ka nevojë të hezitoni të jepni një refuzim të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë. Në mënyrë të veçantë, filloni emailin me emrin e plotë të aplikantit, pastaj shkruani një deklaratë të tillë, "Faleminderit që aplikuat si Drejtor Kreativ në ABC Advertising Agency. Pavarësisht historisë suaj mbresëlënëse të punës, ne kemi vendosur t'ia kalojmë pozicionin një kandidati tjetër. Ju urojmë gjithë të mirat në karrierën tuaj të ardhshme."
Përfshini emrin tuaj të plotë në fund të e -mail, pastaj dërgoni email pasi të jeni të sigurt se nuk ka gabime të rëndësishme në të
Hapi 3. Nuk ka nevojë të kërkoni falje për refuzimin që keni dhënë
Pranimi i një refuzimi nga kompania për të cilën po aplikoni nuk është e lehtë, por për hir të dhënies përparësi të profesionalizmit, mos kërkoni falje ose mos bëni sikur nuk jeni dakord me vendimin e kompanisë për të mos punësuar aplikantin në fjalë. Edhe nëse ka një ndryshim mendimi brenda qarqeve të brendshme të kompanisë, mos e njoftoni aplikantin për këtë.
Për shembull, mos shkruani, "Ndërsa unë do të doja të të punësoja, për fat të keq menaxheri i departamentit të burimeve njerëzore ka një mendim tjetër."
Hapi 4. Jepni një përgjigje të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë kur aplikanti bën një pyetje në emailin e përgjigjes
Nëse aplikanti i përgjigjet emailit tuaj me një pyetje në lidhje me cilësitë e kandidatit të zgjedhur që ai ose ajo nuk i ka, thjesht përgjigjuni pyetjes me 3-4 fjali të shkurtra. Mos harroni, trupi i emailit tuaj duhet të jetë i shkurtër, i drejtpërdrejtë dhe objektiv në mënyrë që procesi i shkëmbimit të postës elektronike të mos marrë shumë kohë.
Për shembull, jepni një përgjigje të tillë si: "Ndërsa historia dhe përvoja juaj e punës është shumë premtuese, për fat të keq ju jeni shpesh të papunë për periudha të gjata kohore dhe kjo është arsyeja pse punëdhënësit punësojnë kandidatë të tjerë."
Këshilla
- Mos lejoni që biseda telefonike të vazhdojë për një kohë të gjatë. Thjesht kujtoni aplikantët se ata në fakt po konkurrojnë me mjaft konkurrentë dhe edhe nëse dështojnë këtë herë, ata prapë mund të aplikojnë për pozicione të tjera që do të hapen në të ardhmen. Me fjalë të tjera, mbajeni bisedën telefonike të shkurtër dhe të saktë, pastaj përfundojeni bisedën me edukatë në më pak se 5 minuta.
- Sa herë që kompania juaj hap një vend pune, është më mirë të intervistoni 5-6 persona. Në atë mënyrë, ju duhet vetëm të kontaktoni 4-5 persona përmes telefonit për të shprehur një refuzim.
- Asnjëherë mos i gënjeni aplikantët për arsyet e refuzimit të tyre. Pra, çfarë nëse personi në fjalë refuzohet sepse performanca e tij gjatë intervistës është shumë e keqe? Vazhdoni të përpiqeni të përcillni informacionin në një mënyrë më të civilizuar.
