Siç nënkupton edhe emri, një letër përgjigjeje është një letër e bërë për t'iu përgjigjur pyetjes ose kërkesës së dikujt, e cila në përgjithësi jepet gjithashtu me shkrim me letër, dhe përdoret zakonisht si një mjet për shkëmbimin e informacionit në botën e biznesit. Për të prodhuar letrën perfekte të përgjigjes, gjëja e parë që duhet të bëni është të rishikoni përmbajtjen e letrës që përmban pyetjen ose kërkesën që keni marrë. Pastaj, kërkoni çdo informacion shtesë të nevojshëm për t'iu përgjigjur letrës. Pasi t’i bëni të dyja, filloni të shkruani një letër përgjigjeje me fjali të sjellshme, të drejtpërdrejta, të qarta dhe të afta për t’iu përgjigjur të gjitha pyetjeve ose kërkesave të listuara në letrën origjinale. Përveç kësaj, sigurohuni që toni i fjalisë suaj është gjithashtu miqësor dhe informues për të siguruar që letra të jetë në gjendje të plotësojë kënaqësinë e marrësit.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Rishikimi i Përmbajtjes së Letrës Origjinale
Hapi 1. Identifikoni informacionin e kërkuar ose të pyetur nga dërguesi i letrës
Për shkak se letrat e përgjigjes janë atje për të siguruar gjithçka që dërguesi duhet të dijë, gjithmonë merrni kohë për të rishikuar me kujdes përmbajtjen e letrës. Në veçanti, kuptoni nevojën që dërguesi i letrës të dijë se çfarë informacioni mund t'i jepni atij.
- Ndonjëherë, përcaktimi i kuptimit të një shkronje nuk është aq i lehtë sa kthimi i pëllëmbës së dorës, veçanërisht nëse stili i shkrimit të shkrimtarit nuk është i qartë. Prandaj, gjithmonë merrni kohë për të kuptuar nevojat e dërguesit të letrës para se të hartoni një letër përgjigjeje.
- Nëse është e nevojshme, shënoni disa nga gjërat e rëndësishme që gjeni në letër për të kuptuar më mirë qëllimin e dërguesit. Në veçanti, përmblidhni atë që kërkoi dërguesi dhe hartoni përgjigjen tuaj për secilën pyetje ose kërkesë.
Hapi 2. Mësoni më shumë rreth informacionit të kërkuar nga dërguesi i letrës
Nëse dërguesi i letrës kërkon informacion në lidhje me diçka, ka shumë mundësi që ju tashmë e dini atë dhe mund t'i përgjigjeni menjëherë, ose anasjelltas. Nëse nuk e kuptoni informacionin e kërkuar, merrni sa më shumë kohë të jetë e mundur për të mbledhur informacion para se t'i përgjigjeni letrës.
Për shembull, dërguesi i letrës mund të dëshirojë të konfirmojë statusin e aplikimit të tij për punë në kompaninë tuaj. Nëse punësimi i një punonjësi të ri nuk është fusha juaj e ekspertizës, ju lutemi kontaktoni një punonjës nga departamenti i burimeve njerëzore për të ndihmuar në kontrollimin e statusit të aplikacionit të dërguesit para se të paraqisni një përgjigje
Hapi 3. Përcillni letrën një personi tjetër i cili është më i aftë t'i përgjigjet pyetjes së bërë
Sidomos në botën e biznesit, ndonjëherë klientët do të dërgojnë një letër në adresën e kompanisë ose numrin e kontaktit të kompanisë që ata gjejnë në internet. Prandaj, nëse merrni një letër, por mendoni se nuk jeni të kualifikuar për t'iu përgjigjur pyetjeve në të, ju lutemi përcillni atë tek personi përkatës. Bëni këtë për të siguruar që dërguesi i letrës mund të marrë përgjigjen më të saktë dhe ndihmuese.
Nëse personi kërkon shumë kohë për t'u përgjigjur, përpiquni ta njoftoni dërguesin se ju i keni përcjellë letrën dikujt me më shumë aftësi për t'iu përgjigjur pyetjeve të tij. Së paku, dërguesi i letrës e di se letra që ai ka dërguar është pranuar dhe përpunuar
Metoda 2 nga 3: Përpilimi i përgjigjeve
Hapi 1. Drejtojeni letrën personit që kërkon informacion ose bën pyetje në letrën origjinale
Filloni gjithmonë një letër me një përshëndetje të sjellshme, të tillë si "E dashur", e ndjekur nga emri i marrësit të letrës, në vend që të përdorni një fjali hapëse tepër të përgjithshme, siç është, "Për marrësin e kësaj letre". Përveç tingëllimit jopersonal, fjalia të jep përshtypjen se letra e përgjigjes është shkruar nga një kompjuter. Prandaj, gjithmonë përshëndetni marrësin me emër për të treguar se letra juaj e përgjigjes është shkruar me shumë kujdes dhe vlerësim.
- Nëse nuk e njihni dërguesin e letrës personalisht, ju lutemi përdorni përshëndetjen Zoti ose Zonja e ndjekur nga mbiemri i tij. Sidoqoftë, nëse dërguesi i letrës ka një titull specifik, përdorni atë titull në vend të Z. ose Znj.
- Nëse vërtet nuk e njihni dërguesin e letrës ose nuk e dini gjininë, thjesht përdorni emrin e tij të parë.
- Në përgjithësi, mund të përdorni emrin e dërguesit të shënuar në shkronjën origjinale. Për shembull, nëse dërguesi i letrës liston emrin “Dr. Johnson”në letrën e tij, ju lutemi hapni letrën tuaj të përgjigjes me përshëndetjen,“I dashur. Dr. Johnson ".
Hapi 2. Vini në dukje se kjo letër është shkruar në përgjigje të një letre origjinale që ai dërgoi
Në fillim të letrës, mos harroni t'i përcillni lexuesit qëllimin e letrës suaj, që është t'i përgjigjeni letrës. Në këtë mënyrë, marrësi i letrës do të dijë që letra është lexuar dhe përpunuar, si dhe qëllimin pas letrës që keni dërguar.
- Një fjali e thjeshtë, "Kjo letër është në përgjigje të letrës që keni dërguar më 13 qershor" është e përkryer për hapjen e një letre përgjigjeje.
- Nëse nuk jeni marrësi i shkronjës së parë, jepni identitetin e personit që ju ka dhënë letrën. Për shembull, ju mund të shkruani, "Një nga stafi ynë i shërbimit ndaj klientit, Michelle Harris, ka përcjellë letrën që më keni dërguar."
Hapi 3. Përgjigjuni menjëherë pyetjeve të dërguesit
Pasi të keni shkruar përshëndetjen, menjëherë kaloni në zemër të letrës. Në zemër të letrës, përgjigjuni çdo pyetjeje dhe/ose ankese të listuar në letrën origjinale sa më plotësisht që të jetë e mundur. Sigurohuni që asgjë të mos humbasë në mënyrë që marrësi i letrës të ndihet i kënaqur kur e lexon.
- Në përgjigjen tuaj, përsëritni shkurtimisht përmbajtjen e letrës origjinale. Për shembull, ju mund të thoni, "Në përgjigje të pyetjes suaj në lidhje me stafin në kompaninë tonë që kanë kontakte të drejtpërdrejta me mediat, ne do të donim t'ju informonim se emri i stafit është Janet Walters. Këtu është adresa e tij e -mail dhe numri i telefonit."
- Për t'iu përgjigjur pyetjeve më të gjata, përdorni një sistem numërimi për t'iu përgjigjur secilës pyetje më konkretisht. Përveçse është më e lehtë për t'u lexuar, kjo metodë do ta bëjë lexuesin më të kënaqur sepse ata mendojnë se të gjitha pyetjeve i janë përgjigjur në detaje.
- Jepni informacion sa më të plotë në fjali që nuk janë shumë të gjata. Në përgjithësi, përgjigjja e një pyetjeje me disa fjali të shkurtra mund të thuhet se është një përgjigje e mirë.
Hapi 4. Jini të sinqertë për çdo kërkesë që nuk mund të përmbushni
Ndonjëherë, ka pyetje të cilave nuk mund t'u përgjigjesh ose kërkesa që nuk mund t'i plotësosh. Kur përballeni me një situatë të tillë, jepni gjithmonë një përgjigje të sinqertë. Me fjalë të tjera, mos përdorni fjali të ndërlikuara vetëm për të shtypur pikëpamjet negative të dërguesit të letrës. Më besoni, dërguesi i letrës do të vlerësojë shumë më tepër një përgjigje të drejtpërdrejtë dhe të qartë. Më e rëndësishmja, sigurohuni që informacioni të përcillet gjithmonë me edukatë dhe të paraprihet nga një falje në mënyrë që dërguesi i letrës të mos ndihet i ofenduar.
- Përdorni gjithmonë një ton të fortë, por kuptues, kur refuzoni një kërkesë nga dërguesi i letrës. Për shembull, ju mund të thoni, “Fatkeqësisht, ne nuk mund ta plotësojmë kërkesën tuaj. Për momentin, ne nuk kemi informacionin që ju nevojitet dhe nuk mund t'ju them kur do të jetë në dispozicion."
- Nëse ndiheni në gjendje të jepni informacion më të detajuar, përpiquni të thoni, “Para se t’i përgjigjem pyetjes suaj, ka disa gjëra që duhet të konfirmoj së pari. Nëse koha lejon, ju lutemi jepni datën e paraqitjes së aplikacionit tuaj, së bashku me emrin e oficerit që keni kontaktuar. Pasi të përfundojë procesi i konfirmimit, unë do t'ju kontaktoj menjëherë."
Hapi 5. Faleminderit për letrën e dërguar
Pavarësisht nëse jeni apo jo në gjendje të jepni një kërkesë ose t'i përgjigjeni pyetjes së një letre, tregoni gjithmonë vlerësimin tuaj duke e falënderuar atë. Jepni përshtypjen se e vlerësoni vëmendjen e tyre dhe doni të mbani një marrëdhënie pozitive me ta.
Disa njerëz preferojnë të hapin letrën e tyre me një falënderim. Vendosja e fjalimit nuk është vërtet e rëndësishme. Më e rëndësishmja, sigurohuni që ta shqiptoni atë në një moment
Hapi 6. Përfundoni letrën duke shkruar emrin dhe titullin tuaj të plotë
Mbyllni letrën me një përshëndetje zyrtare përmbyllëse si, "Sinqerisht", e ndjekur nga emri juaj i plotë. Nëse letra është menduar për qëllime biznesi, listoni gjithashtu pozicionin tuaj nën emrin tuaj të plotë.
Qoftë në një letër të shtypur ose të shkruar me dorë, gjithmonë lini vend për nënshkrimin tuaj pasi të keni përfshirë emrin tuaj të plotë. Sidoqoftë, nëse letra dërgohet me email, në përgjithësi është e mjaftueshme të përfshini emrin tuaj të plotë pa nënshkrim
Hapi 7. Rilexoni trupin e letrës suaj të përgjigjes për t'u siguruar që të gjitha pyetjet janë përgjigjur
Mos harroni, marrësi i letrës mund të acarohet ose frustrohet nëse merr një përgjigje që nuk i përgjigjet pyetjes së tij. Plus, pakënaqësia rrezikon të dërgoni një letër përcjellëse dhe të përfundoni duke shtuar në punën tuaj! Për të siguruar kënaqësinë e lexuesit, sigurohuni që t'i përgjigjeni të gjitha pyetjeve ose kërkesave sa më plotësisht që të jetë e mundur. Para dërgimit, rilexoni letrën tuaj për t'u siguruar që asnjë kërkesë ose pyetje nuk është humbur.
Nëse është e nevojshme, kërkoni ndihmën e një shoku ose bashkëpunëtori për të lexuar letrën. Në veçanti, kërkoni nga ata që ta vënë veten në vendin e marrësit dhe të matin kënaqësinë e tyre pasi të kenë lexuar letrën tuaj
Metoda 3 nga 3: Përdorimi i një Toni Profesional
Hapi 1. Përdorni një format standard të letrës së biznesit
Kuptoni llojet e ndryshme të letrave të përgjigjes që përdoren si mjet komunikimi biznesi. Pastaj, ndiqni cilindo format që mendoni se është më i përshtatshmi për të shkruar një letër përgjigjeje me zë profesional.
- Në këndin e sipërm të majtë të letrës, listoni emrin tuaj, titullin, emrin e kompanisë (nëse është e aplikueshme) dhe adresën e kompanisë tuaj. Nën atë, përfshini datën kur është shkruar letra e ndjekur nga emri i plotë dhe adresa e marrësit të letrës.
- Nëse dëshironi të shkruani një letër përgjigjeje, përdorni gjithmonë diferencë 2.5 cm në secilën anë të letrës. Gjithashtu sigurohuni që shkronja të jetë e shkruar me 1 hapësirë midis rreshtave dhe 2 hapësira midis paragrafëve.
- Nëse letra e përgjigjes është e shtypur në vend që të shkruhet me dorë, përdorni gjithmonë fontin standard dhe formatin e shkrimit 12-pt. Sidoqoftë, nëse letra është shkruar me dorë, sigurohuni që shkrimi i përdorur është i rregullt dhe i lehtë për t’u lexuar.
Hapi 2. Jepni përshtypjen se kërkesa ose pyetja e dërguar ju bën të lumtur
Kjo metodë është veçanërisht e detyrueshme për njerëzit e biznesit ose ofruesit e shërbimeve të bazuara në klientë. Mos harroni, klienti është mbret. Kjo do të thotë që ju duhet të tregoni vlerësim për kohën dhe mendimin që ata vendosën për të shkruar letrën. Prandaj, mos harroni t'i falënderoni për kërkesat ose pyetjet e tyre, dhe gjithmonë përdorni fjali të ngrohta dhe miqësore në letrat e përgjigjes.
- Një fjali aq e thjeshtë sa, "Faleminderit që na kontaktuat. Ne me të vërtetë i vlerësojmë reagimet tuaja, "mund të ndryshojë ndjeshëm tonin e letrës në një drejtim më pozitiv! Prandaj, përpiquni ta bëni zakon që gjithmonë të përfshini fraza të tilla në letrat tuaja të përgjigjes.
- Mos jepni përshtypjen se kërkesa ose pyetja e tij ju acaron dhe ju bezdis. Më beso, është më mirë të jesh tepër miqësor sesa ta bësh marrësin të mendojë se je i zemëruar ose i mërzitur me të.
Hapi 3. Nuk ka nevojë të shkruani një letër shumë të gjatë në mënyrë që marrësi i letrës ta lexojë shpejt
Vlerësoni kohën e lirë! Mos dërgoni një letër me 3 faqe nëse në fakt, pyetjes ose kërkesës mund t'i përgjigjeni në 1 paragraf. Prandaj, jepni përgjigje adekuate, pastaj dërgoni menjëherë letrën. Mos shtoni informacione të tjera që ai nuk ka nevojë të dijë.
- Kjo metodë është e rëndësishme për t'u zbatuar, veçanërisht nëse letra e përgjigjes ka për qëllim t'u përgjigjet pyetjeve të klientëve tuaj ose bashkëpunëtorëve të biznesit. Sigurisht, ju nuk doni ta zhgënjeni klientin duke pasur nevojë të kaloni orë të tëra duke lexuar një përgjigje që duhet të ishte përgjysmuar, apo jo?
- Nga ana tjetër, mos shkruani aq shkurt sa të mos jeni në gjendje t'i përgjigjeni kërkesës ose pyetjes së shënuar në letrën origjinale. Nëse pyetjes i duhet përgjigjur me një shpjegim të gjatë, mos ngurroni ta jepni. Më e rëndësishmja, sigurohuni që i gjithë informacioni i dhënë është me të vërtetë i rëndësishëm për lexuesit të dinë.
Hapi 4. Shkruani sa më qartë që të jetë e mundur në mënyrë që marrësi i letrës të kuptojë përgjigjen tuaj
Mos përdorni fjali shumë të gjata ose të ndërlikuara! Në vend të kësaj, shkruani duke përdorur diksion që është i drejtpërdrejtë, i qartë dhe që nuk ka potencial për të ngatërruar lexuesin. Sa më i shkurtër dhe më i dendur të jetë shkrimi juaj, aq më të mira janë rezultatet.
Imagjinoni që marrësi i letrës nuk ka kohë të mjaftueshme për të lexuar në detaje përmbajtjen e letrës suaj. Edhe nëse ai do të skanonte vetëm përmbajtjen e letrës, a do të ishte ai në gjendje të kuptonte se çfarë nënkuptoni? Nëse jo, korrigjoni diksionin që përdorni për ta bërë të qartë pikën tuaj
Hapi 5. Shmangni përdorimin e zhargonit dhe termave teknikë që janë të vështira për t'u kuptuar nga lexuesit
Ky aspekt duhet të përmbushet për të maksimizuar nivelin e lexueshmërisë dhe qartësisë së përmbajtjes së letrës suaj. Prandaj, nëse marrësi i letrës nuk është një profesionist që është në gjendje të kuptojë termat teknikë, mos e përdorni atë. Në vend të kësaj, provoni të zëvendësoni zhargonin ose termat teknikë me diksione të tjera që edhe njerëzit e zakonshëm mund t'i kuptojnë.
Për të redaktuar një letër, bëni pyetjen e mëposhtme: "A mundet dikush që nuk e kupton punën time të kuptojë se për çfarë flet letra ime?" Nëse jo, ndryshoni gjuhën e përdorur në shkronjë në mënyrë që shumica e njerëzve ta kuptojnë atë. Në fakt, është një mënyrë e fuqishme për të zvogëluar përdorimin e zhargonit teknik në letrat tuaja
Hapi 6. Rilexoni trupin e letrës suaj
Për të shmangur gabimet e shkrimit që mund ta bëjnë letrën tuaj të duket më pak profesionale, mos harroni të lexoni përsëri letrën dhe të korrigjoni gabimet drejtshkrimore, gramatikore, formatuese dhe të rrjedhës. Më besoni, vetëm disa minuta për të kontrolluar përmbajtjen e letrës mund të shkojë shumë për ta bërë letrën të duket më profesionale.
- Mos u mbështetni vetëm në një program kompjuterik për të kontrolluar gabimet në postën tuaj. Në përgjithësi, programe të tilla janë të afta të zbulojnë vetëm gabime drejtshkrimore dhe pikësimi, jo gabime gramatikore. Prandaj, rilexoni çdo fjalë të shkruar në letrën tuaj për të gjetur gabime që kompjuteri nuk mund t'i zbulojë.
- Nëse përmbajtja e letrës suaj është shumë e rëndësishme, si p.sh. kur një letër i drejtohet një partneri biznesi, kërkoni që dikush tjetër ta lexojë atë gjithashtu. Ndonjëherë, njerëzit e tjerë mund të gjejnë gabime për të cilat nuk keni qenë në dijeni më parë.
