Shpenzimet e bëra nga një kompani (por ende të pa paguara) zakonisht quhen shpenzime të pagueshme. Shpenzimet e pagueshme klasifikohen si detyrime borxhi që duhet të paguhen në bilanc. Të mësosh se si të njohësh dhe regjistrosh shpenzimet e borxhit kërkon një kuptim të fortë të parimeve bazë të kontabilitetit, por procesi dhe praktika janë në të vërtetë mjaft të lehta.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Të dish se cilat shpenzime janë shpenzime të pagueshme
Hapi 1. Kuptoni se çfarë është një shpenzim i papaguar
Shpenzimet e pagueshme ndodhin gjatë periudhës së mbylljes së librit dhe ka disbursime të paregjistruara në para dhe detyrime të papaguara të borxhit. Për shembull, pagat e punonjësve që janë paguar por ende nuk janë disbursuar mund të quhen shpenzime të borxhit. Kompania trajton shpenzimet e pagueshme duke rregulluar librat në ditarin e përgjithshëm.
Hapi 2. Kuptoni pse regjistrimi i shpenzimeve në baza akruale është i nevojshëm
Baza akruale e kontabilitetit financiar (sipas kohës ose ndodhjes) thotë se të ardhurat dhe shpenzimet duhet të regjistrohen kur ndodhin transaksionet dhe jo kur paratë e gatshme për ato transaksione merren ose paguhen. Parimi i lidhur me shpenzimet quhet parimi i përputhjes.
- Parimi i përputhjes thotë se kontabilistët duhet të regjistrojnë shpenzimet kur ato ndodhin dhe shpenzimet përputhen ose balancojnë të ardhurat në hyrje.
- Nënkuptimi i këtij parimi është se nuk ka nevojë të presësh derisa të paguhen para në dorë për të regjistruar shpenzimet. Për shembull, një kompani ka një shpenzim në formën e pagës e cila paguhet dy herë në javë në shumën prej 10000000000 Rp, por periudha e pagesës së bërë ndahet në mënyrë të barabartë në 2 pjesë midis 2 periudhave kontabël. Kjo do të thotë, një pjesë e pagës është paguar në fund të periudhës aktuale kontabël. Kontabiliteti për shpenzimet, i cili është gjysma e pagës totale që do të paguhet (Rp50,000,000.00), duhet të regjistrohet në periudhën kontabël aktuale, edhe pse pagat e punonjësve nuk regjistrohen deri në periudhën e ardhshme të kontabilitetit.
Hapi 3. Përcaktoni shpenzimet që duhet të regjistrohen në bazë akruale
Bazuar në këtë parim, shpenzimet e bëra por të pa paguara ende duhet të regjistrohen në baza akruale në bilanc. Më poshtë janë shpenzimet e pagueshme që gjenden shpesh në libra:
- Paga e pagueshme
- Interesi i detyruar
- Taksa e pagueshme
Pjesa 2 nga 2: Regjistrimi i llogarive të pagueshme
Hapi 1. Llogaritni përllogaritjet e regjistruara që janë shpërndarë
Pasi të jetë identifikuar shpenzimi i pagueshëm, shuma totale duhet të llogaritet duke ndarë pjesët e shpenzimeve totale që duhet të regjistrohen në periudhën kontabël aktuale. Pasi të jetë përcaktuar llogaritja dhe shuma e të gjitha parave, është koha për të regjistruar raportin në librin kryesor.
Sipas shembullit të mësipërm, 50% e pagës totale regjistrohet sepse pagesa e gjysmës së pagës bie në periudhën e kontabilitetit
Hapi 2. Bëni shënimet e duhura të rregullimit
Kontabiliteti akrual bëhet duke rregulluar pasqyrat financiare në librin kryesor. Rregullimet në pasqyrat financiare ndodhin në periudhën e mbylljes dhe ndikojnë në bilancin (mbi detyrimet që duhen paguar) dhe pasqyrën e të ardhurave (mbi shpenzimet).
- Rregullimi i pasqyrave financiare duhet të bëhet në mënyrën e mëposhtme: llogaritja e shpenzimit të duhur si debit, pastaj llogaritja e detyrimit për t'u paguar si kredi. Mbani në mend, debitimi nënkupton rritjen e sasisë së shpenzimeve dhe kredia nënkupton rritjen e shumës së detyrimit.
- Duke përdorur shembullin e mëparshëm, zbatimi është si më poshtë, llogaritja e shpenzimeve në formën e pagave të punonjësve të Rp. 50,000,000.00 si një debit, më pas llogaritja e shpenzimit të detyrimit prej 50,000,000.00 Rp si një kredi. Shtë e nevojshme të kuptohet se shpenzimet në formën e pagave janë vetëm shpenzime, atëherë sepse këto shpenzime nuk janë paguar, atëherë këto shpenzime bëhen barra e detyrimeve të borxhit (pagat e pagueshme). Prandaj, ajo që në fakt bëhet kredi është vetë detyrimi i borxhit.
- Duhet të bëhen rregullime të kontabilitetit, sepse duke i injoruar ato kompania do të nënvlerësojë kuptimin e detyrimit dhe do t'i konsiderojë të ardhurat si gjithçka.
Hapi 3. Përgatitni një regjistrim të kundërt për periudhën e ardhshme të kontabilitetit
Pretendimet në lidhje me regjistrimin akrual do të arrijnë me kohë dhe do të përpunohen në aktivitetet e përgjithshme të biznesit. Prandaj, për të shmangur llogaritjen e shpenzimeve dy herë, regjistrimet fillestare financiare duhet të regjistrohen në ditarin e anasjelltë për periudhën e ardhshme të kontabilitetit.
Shumica e programeve kompjuterike për kontabilitetin e bëjnë të lehtë për përdoruesin të caktojë një datë përmbysjeje për librat e rregulluar. Përmbysja e bilanceve për kontabilitetin e rregulluar mund të bëhet edhe manualisht me revista të anasjellta
Këshilla
- Parimet e kontabilitetit të bazuara në parimin akrual kanë të njëjtin parim pune në vende të ndryshme. Sidoqoftë, secili vend ka procesin e vet të detajuar për regjistrimin e borxhit të papaguar dhe varet nga standardet e kontabilitetit të secilit vend. Shtetet e Bashkuara të Amerikës kanë një standard kontabël të quajtur U. S. GAAP (Standardet e Përgjithshme të Kontabilitetit të Pranuara) ndërsa përdoren globalisht SNRF (Standardet Ndërkombëtare të Raportimit Financiar). Në Indonezi vetë ka një standard kontabël, përkatësisht INA GAAP ose PSAK (Deklarata e Standardeve të Kontabilitetit Financiar) i cili është bërë duke përdorur SHBA GAAP dhe SNRF si burimet kryesore. Shembujt e listuar më sipër mund të deklarohen në përputhje me standardet e kontabilitetit në Indonezi.
- Ndonjëherë, shpenzimet e grumbulluara janë zëra jo-ekzistues, si faturat e energjisë elektrike dhe ujit, kostot mujore të sigurimit ose tarifat e abonimit. Në regjistrimin e shpenzimeve akruale, duhet të keni parasysh vlerën e regjistrimit akrual me kohën dhe përpjekjen e kërkuar për ta llogaritur dhe regjistruar atë. Isshtë e mundur të injorohet regjistrimi i akrualeve nëse koha e kërkuar për llogaritjen e raportit është më e rëndësishme sesa vlera e vetë shpenzimeve të përllogaritura.
- Për të ndihmuar në përpunimin më të saktë të regjistrimit të akrualeve, është një ide e mirë të jepni numrat e duhur në pjesën e detyrimeve dhe pjesën e shpenzimeve. Për shembull, një kompani i cakton një "2" detyrimeve të saj dhe një "4" shpenzimeve të saj. Pastaj kompania cakton numrin "40121" për shpenzimet e pagës së punonjësve dhe numrin "20121" për shpenzimin e pagës së papaguar. Me fjalë të thjeshta, numri 4 shoqërohet me shpenzime, numri "2" shoqërohet me detyrime dhe "0121" shoqërohet me pagën. Kjo mund të ndihmojë në zvogëlimin e gabimeve që mund të bëhen në procesin e llogaritjes dhe në ditarin e kundërt.
