Ekzistojnë dy lloje të planeve të menaxhimit të ndryshimeve. Lloji i parë i planit trajton ndikimin e ndryshimit në organizatë, i cili lehtëson kalimin. Lloji i dytë i planit monitoron ndryshimet specifike të projektit, gjë që rezulton në një regjistrim të qartë të ndryshimeve në fushën e projektit. Të dy planet synojnë të komunikojnë qartë dhe me saktësi atë që duhet bërë.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Shkrimi i një Plani për Menaxhimin e Ndryshimeve Organizative
Hapi 1. Tregoni arsyen prapa ndryshimit
Listoni faktorët që nxitën vendimin për të ndryshuar, të tilla si performanca e dobët, teknologjia e re ose një ndryshim në misionin e organizatës.
Një qasje që mund të përdoret është të përshkruani situatën aktuale dhe situatën e ardhshme që organizata dëshiron të krijojë
Hapi 2. Përcaktoni llojin dhe fushën e ndryshimit
Përshkruani shkurt natyrën e projektit të ndryshimit. Përcaktoni nëse ky ndryshim do të ndikojë në titullin e punës, proceset e biznesit, ndryshimet e politikave dhe/ose strukturën organizative. Listoni departamentet, grupet e punës, sistemet ose komponentët e tjerë që do të pësojnë ndryshime.
Hapi 3. Përshkruani mbështetjen e palëve të interesuara
Listoni të gjitha palët që do të preken nga ndryshimi i propozuar, për shembull, menaxhmenti i lartë, menaxherët e projektit, sponsorët e projektit, përdoruesit përfundimtarë dhe/ose punonjësit. Për secilën palë, shkruani nëse partia e mbështet ndryshimin.
- Merrni parasysh krijimin e një diagrami për ta komunikuar këtë qartë dhe shkurt. Një shembull është listimi i Ndërgjegjësimit, Nivelit të Mbështetjes dhe Ndikimit të secilës palë të renditur duke përdorur një shkallë të lartë/mesatare/të ulët.
- Nëse është e mundur, zhvilloni një intervistë personale për të matur mbështetjen.
Hapi 4. Formoni një ekip menaxhimi të ndryshimeve
Ky ekip është përgjegjës për sigurimin e informacionit për të gjitha palët, për të dëgjuar shqetësimet dhe për të siguruar që procesi i ndryshimit të jetë sa më i qetë. Zgjidhni njerëz që kanë besueshmëri brenda organizatës dhe aftësi të mira komunikimi.
Ky ekip gjithashtu duhet të ketë anëtarë nga niveli i lartë ekzekutiv. Theksoni se ata janë përgjegjës për nxitjen e ndryshimit, jo vetëm për dhënien e miratimit
Hapi 5. Zhvilloni një qasje ndaj menaxhimit
Mbështetja e plotë nga njerëz të rëndësishëm në organizatë është shumë e rëndësishme për suksesin e ndryshimit. Jepuni punonjësve të moshuar mundësinë të japin reagime dhe të punoni me ta për të krijuar një rol aktiv në demonstrimin dhe udhëheqjen e ndryshimeve.
Hapi 6. Krijoni një plan për secilën palë të interesuar
Vlerësoni rreziqet dhe shqetësimet e të gjitha palëve, përfshirë ato që mbështesin ndryshimin. Caktoni ekipin menaxhues për të adresuar shqetësimet.
Hapi 7. Krijoni një plan komunikimi
Komunikimi është komponenti më i rëndësishëm në menaxhimin e ndryshimeve. Komunikoni rregullisht me njerëzit e prekur nga ndryshimi. Theksoni arsyet prapa ndryshimit dhe përfitimet që do të përfitohen nga ndryshimi.
- Palët e interesuara duhet të pranojnë komunikime personale të dyanshme. Takimet ballë për ballë ose ballë për ballë janë shumë të rëndësishme.
- Komunikimi duhet të vijë nga një sponsor i ndryshimit të rangut të lartë, nga mbikëqyrësi juaj i menjëhershëm dhe nga të tjerët të besuar nga palët e interesuara. Të gjitha komunikimet duhet të përcjellin një mesazh të qëndrueshëm.
Hapi 8. Monitoroni ndeshjen
Gjithmonë ka nga ata që i rezistojnë ndryshimit. Kjo ndeshje është në nivel individual. Pra, komunikoni me personin për të kuptuar arsyetimin e tij. Monitoroni ankesat në mënyrë që ekipi i menaxhimit të ndryshimit t'i trajtojë ato. Arsyet e zakonshme të rezistencës përfshijnë:
- Asnjë motiv për të ndryshuar, asnjë ndjenjë urgjence
- Mos e kuptoni situatën e përgjithshme ose pse ndryshimi është i nevojshëm
- Mungesa e kontributit në proces
- Pasiguria në lidhje me sigurinë e punës, rolet e ardhshme ose kërkesat dhe aftësitë e kërkuara për të kryer punë në të ardhmen.
- Dështimi i menaxhmentit për të përmbushur pritjet në lidhje me zbatimin ose komunikimin e ndryshimit
Hapi 9. Kapërceni pengesat
Shumë ankesa duhet të zgjidhen duke përmirësuar komunikimet ose duke ndryshuar strategjitë e komunikimit për të adresuar çështje specifike. Disa ankesa kërkojnë një qasje shtesë të cilën ju mund të jeni në gjendje ta përfshini si pjesë e planit ose mund t'i delegoni ekipit menaxhues në mënyrë që ata të bëjnë atë që nevojitet. Konsideroni se cilat hapa janë të përshtatshëm në organizatën tuaj:
- Për ndryshimin e roleve ose proceseve të punës, jepni përparësi trajnimit të punonjësve.
- Nëse parashikoni moral të ulët ose një periudhë stresi tranzicioni, merreni me ngjarjet e kompanisë ose përfitimet e punonjësve.
- Nëse palët e interesuara nuk janë të motivuara për të ndryshuar, stimuloni.
- Nëse palët e interesuara nuk ndihen të përfshira në procesin e ndryshimit, thërrisni një takim për të mbledhur reagime dhe për të marrë parasysh ndryshimin e planeve.
Metoda 2 nga 2: Monitorimi i Ndryshimeve të Projektit
Hapi 1. Përcaktoni rolin e menaxhimit të ndryshimit
Bëni një listë të pozicioneve që do të emërohen për këtë projekt. Përshkruani përgjegjësitë dhe aftësitë e kërkuara për secilin pozicion. Së paku, përfshini një menaxher të projektit për të bërë ndryshime të përditshme dhe një sponsor të projektit për të monitoruar përparimin e përgjithshëm dhe për të marrë vendime për ndryshime të mëdha.
Për një projekt të gjerë në një organizatë të madhe, ndani rolin e menaxhimit të projektit në disa njerëz me njohuri të specializuara
Hapi 2. Merrni parasysh krijimin e një bordi të kontrollit të ndryshimit
Projektet e zhvillimit të softuerit në përgjithësi kanë një Bord të Kontrollit të Ndryshimit i përbërë nga përfaqësues nga secili prej grupeve të interesuara. Boardshtë ky bord që miraton kërkesat për ndryshim, jo menaxherin e projektit dhe u komunikon vendimet palëve të interesuara. Kjo qasje funksionon mirë për projektet që përfshijnë grupe dhe projekte të shumta, qëllimi dhe objektivat minimale të të cilëve shpesh kërkojnë rivlerësim.
Hapi 3. Krijoni një proces për realizimin e kërkesave për ndryshim
Pasi dikush në ekipin e ndryshimit të ketë gjetur hapin tjetër, si e ktheni idenë në realitet? Përshkruani këtë proces me marrëveshjen e ekipit. Shembull:
- Anëtarët e ekipit plotësojnë një formular të Kërkesës për Ndryshim dhe ia dërgojnë menaxherit të projektit.
- Menaxheri i projektit e fut formularin në Regjistrin e Kërkesës për Ndryshim dhe e rregullon këtë rekord pasi ndryshimet zbatohen ose refuzohen.
- Menaxheri u kërkon anëtarëve të ekipit të shkruajnë një plan specifik dhe të vlerësojnë sa përpjekje do të kërkohen.
- Menaxheri i projektit i dërgon planin sponsorit të projektit për miratim ose refuzim.
- Zbatoni ndryshimet. Palët e interesuara informohen rregullisht për zhvillimet.
Hapi 4. Krijoni një formular kërkese për ndryshim
Të dhënat më poshtë duhet të përfshihen sa herë që bëhet një kërkesë për ndryshim dhe futet në regjistrin e ndryshimeve:
- Ndryshoni datën e kërkesës
- Ndryshoni numrin e kërkesës të caktuar nga menaxheri i projektit
- Titulli dhe shpjegimi
- Emri i aplikantit, adresa e emailit dhe numri i telefonit
- Prioritet (i lartë, i mesëm ose i ulët). Planet e menaxhimit të ndryshimeve emergjente mund të kërkojnë afate të veçanta.
- Numri i produktit dhe versionit (për projektet e softuerit)
Hapi 5. Futni informacion shtesë në shënimet e ndryshimit
Regjistrimet e ndryshimit duhet të regjistrojnë vendimet dhe zbatimin. Përveç informacionit të kopjuar nga formulari i kërkesës për ndryshim, duhet të përgatitni një vend për të shkruar sa vijon:
- Shenjë miratimi ose refuzimi
- Nënshkrimi i personit që miraton ose refuzon kërkesën
- Ndryshoni afatin e zbatimit
- Ndryshoni datën e përfundimit
Hapi 6. Monitoroni vendimet e rëndësishme
Përveç shënimeve të përditshme, ndjekja e vendimeve të rëndësishme do të jetë e dobishme për projektin. Këto shënime do ta bëjnë më të lehtë për ju të monitoroni projekte ose projekte afatgjata që po pësojnë një ndryshim në udhëheqje. Këto të dhëna gjithashtu mund të udhëheqin komunikimin me klientët ose menaxhmentin e lartë. Për çdo ndryshim në afatet, fushëveprimin ose kërkesat e projektit, nivelin e përparësisë ose strategjinë, përfshini informacionin e mëposhtëm:
- Njerëzit që marrin vendime
- Data e vendimit
- Përmbledhje e arsyeve që qëndrojnë pas vendimit dhe procesit të vendimmarrjes. Përfshini dokumente që lidhen me këtë proces.
