Bashkëpunëtorët nuk do të vijnë nëse ftohen në një takim pa një qëllim të qartë. Nëse jeni përgjegjës për përcaktimin e agjendës për takimin, shmangeni këtë duke specifikuar temat që do të diskutohen në takim dhe kohëzgjatjen që do të duhet për të mbuluar secilën temë. Duke e planifikuar dhe zbatuar atë në maksimumin e aftësive tuaja, ju mund të arrini rezultate më të mira dhe pjesëmarrësit tuaj në takim nuk ndihen të pafavorizuar nga koha e humbur.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja
Hapi 1. Pyesni kolegët për informacion
Pjesëmarrësit në takim do të ndihen më të përfshirë nëse përfshihen në përcaktimin e agjendës së takimit. Kërkojuni atyre të sugjerojnë një temë që duan të diskutojnë dhe pastaj ta vënë atë në rendin e ditës.
- Dërgoni një email ose takohuni me një bashkëpunëtor i cili do të ftohet disa ditë para takimit.
- Bëni këtë hap të paktën 6-7 ditë më parë në mënyrë që ata të kenë ende kohë për të kontribuar. Sigurohuni që axhenda e takimit të jetë përfundimtare 3-4 ditë para datës së takimit.
Hapi 2. Përcaktoni qëllimin kryesor ose disa qëllime që duhen arritur
Sigurohuni që takimi të mbahet me një qëllim specifik, për shembull për të marrë vendime, për të shkëmbyer informacion, për të bërë plane pune ose për të raportuar mbi progresin e përfundimit të detyrave. Nuk keni nevojë të mbani një takim nëse nuk keni një qëllim.
Takimet mund të mbahen për disa qëllime, për shembull për të raportuar mbi përparimin e punës si bazë për marrjen e vendimeve afatgjata
Hapi 3. Përqendrohuni në tema që prekin shumë njerëz
Temat me diskutim të mjaftueshëm që përfshijnë 2 persona, nuk duhet të përfshihen në rendin e ditës. Merrni kohë për të gjetur zgjidhje që kërkojnë përfshirjen e shumë njerëzve.
- Për shembull, mbani një takim të veçantë (jashtë takimit) nëse ju dhe një bashkëpunëtor dëshironi të diskutoni një detyrë të re.
- Nëse jeni duke mbajtur një takim për të diskutuar një problem që vetëm pak njerëz mund ta zgjidhin, pjesëmarrësit e takimit të cilët nuk janë të përfshirë në diskutimin e temës duhet të jenë në gjendje të vazhdojnë të punojnë. Kjo i bën ata të ndihen të zhgënjyer sepse koha e tyre e punës është e humbur. Prandaj, shfrytëzojeni sa më mirë këtë mundësi sepse mbajtja e një takimi që përfshin shumë njerëz nuk është e lehtë.
Hapi 4. Organizoni axhendën e takimit duke përcaktuar në mënyrë selektive temat që dëshironi të diskutoni
Jepni përparësi temave të rëndësishme që duhet të diskutohen në takim sepse nuk mund t'i vendosni të gjitha temat në rendin e ditës.
- Për shembull, ju mund të dëshironi të rendisni "negociatat për afatin e projektit", "prezantimet e raportit të progresit", "planet e reja të projektit" dhe "sugjerimet". Për shkak të kufizimeve në kohë, ju nuk e përfshini seancën e ideve në agjendën e takimit.
- Konsideroni nëse keni nevojë të mbani një takim me disa njerëz për të diskutuar axhendën kryesore në përgatitje për takimin plenar.
Hapi 5. Listoni së pari temat më të rëndësishme
Kur planifikoni një takim, është një politikë e mirë të vendosni temat më të rëndësishme në fillim të takimit. Në këtë mënyrë, të gjithë pjesëmarrësit janë në gjendje të diskutojnë tema të rëndësishme ndërsa mendjet e tyre janë të qarta dhe të afta fizikisht kur fillon takimi.
- Për shembull, planifikoni "marrjen e vendimeve" pastaj "prezantimin e raportit të progresit" (nëse nuk nevojitet një raport progresi për marrjen e vendimeve).
- Për më tepër, temat më të rëndësishme janë diskutuar në rast se takimi duhet të përfundojë herët ose disa pjesëmarrës të takimit duhet të largohen nga takimi para se të përfundojë takimi.
Hapi 6. Vlerësoni sa kohë do të duhet për të mbuluar secilën temë
Ndërsa nuk mund të jeni të sigurt se sa kohë do të duhet për të mbuluar secilën temë, bëni një vlerësim. Konsideroni sa gjatë do të zgjasë takimi dhe sa tema do të mbulohen. Ndani më shumë kohë për temat më të rëndësishme.
- Për shembull, ndani 30 minuta për raportimin e progresit, 10 minuta për diskutim dhe 10 minuta për caktimin e afateve të reja.
- Shpesh, përmbushja e agjendave nuk mund të përfundohet sepse nuk ka ndarje kohe për secilën temë. Bëni një ndarje të kohës para se të zhvillohet takimi për t'u siguruar që të gjitha temat në rendin e ditës mund të diskutohen deri në përfundim.
- Konsideroni numrin e pjesëmarrësve të ftuar në takim kur llogaritni kohën shtesë. Nëse në takim do të marrin pjesë 15 persona dhe ju ndani 15 minuta për secilën temë, kjo do të thotë që secilit person i jepet afërsisht 1 minutë kohë për të folur për temë. Edhe pse jo të gjithë folën, koha e caktuar ishte shumë e shkurtër.
Pjesa 2 nga 3: Përgatitja e Axhendës së Takimit
Hapi 1. Shkruani titullin e axhendës së takimit
Përdorni titullin e axhendës së takimit për t'i bërë të ditur lexuesit se ai po lexon axhendën që përmban temën për t'u diskutuar. Pas përcaktimit të titullit, vendoseni në krye të dokumentit bosh. Zgjidhni një titull që është i thjeshtë dhe i drejtpërdrejtë.
- Shembuj të titujve të axhendës së takimeve: "Agjenda e Korrikut: Diskutoni Idetë e reja të Projektit" ose "Agjenda e Gushtit 2018: Zgjatja e Afatit të Projektit".
- Shkruani axhendën e takimit duke përdorur një font biznesi, të tillë si Times New Roman ose Calibri.
Hapi 2. Merrni kohë për të përshëndetur dhe falënderuar pjesëmarrësit për pjesëmarrjen në takim
Përfitoni nga ky rast për të përshëndetur pjesëmarrësit. Në këtë kohë, ju ose një kryesues tjetër i takimit mund të hapni takimin dhe të shpjegoni temat kryesore për t'u diskutuar.
- Nëse shumë nga pjesëmarrësit në takim nuk e njohin njëri -tjetrin, merrni kohë për të lehtësuar gjendjen shpirtërore.
- Nëse dëshironi të organizoni një axhendë takimi për një takim të rëndësishëm, siç është një konferencë, koha e nevojshme për të hapur takimin është zakonisht më e gjatë. Për takimet e rregullta të zyrës, sesioni i hapjes zakonisht zgjat vetëm disa minuta.
- Lini kohë për të parashikuar ndryshimet në rendin e ditës kur fillon takimi.
Hapi 3. Përfshini një axhendë takimi në formën e pyetjeve për të ngjallur kureshtjen e pjesëmarrësve
Ata do të pyesin nëse formuloni një axhendë takimi me vetëm disa fjalë. Pyetjet janë në gjendje të zbulojnë kontekstin që do të diskutohet në mënyrë që pjesëmarrësit në takim të kenë mundësinë të mendojnë për këtë shumë përpara takimit.
- Për shembull, në vend që të shkruani, "Diskutimi i Afateve të Projektit", përfshin, "A duhet të zgjaten afatet e projektit me rritjen e kërkesës?"
- Nëse është e nevojshme, jepni një shpjegim të shkurtër nën pyetje.
Hapi 4. Listoni kohën e parashikuar pranë secilës temë
Ndërsa vlerësimet e kohës mund të mos jenë në rendin e ditës, ky informacion ndihmon kolegët të përgatiten ose të kërkojnë kohë shtesë nëse është e nevojshme.
Ata gjithashtu kishin ende kohë për të shkurtuar raportin që do të dorëzohej sipas kohës së caktuar
Hapi 5. Përgatitni një rrjedhë diskutimi për secilën temë në rendin e ditës
Rrjedha e diskutimit është një metodë për diskutimin e secilës temë. Për shembull, kur diskutoni për zgjatjen e afatit të projektit, të gjithë do të diskutojnë sipas një rrjedhe të paracaktuar. Kështu, të gjithë pjesëmarrësit në takim do të kenë të njëjtën perspektivë.
Për shembull, takimi do të diskutojë zgjatjen e afatit të projektit për të përmbushur kërkesën në rritje. Për këtë, përgatitni një rrjedhë diskutimi të përbërë nga "10 minuta për të diskutuar përparimin e punës deri më sot; 15 minuta për të vendosur se si të rrisni produktivitetin; 10 minuta për të marrë parasysh aspektet pozitive dhe negative; 5 minuta për të vendosur nëse afati është zgjatur apo jo"
Hapi 6. Vendosni se kush do të udhëheqë diskutimin e secilës temë
Vendosni emrin e tij pranë temës në mënyrë që ai të përgatitet vetë. Konfirmojeni këtë detyrë me personin në fjalë disa ditë para takimit dhe vendoseni në rendin e ditës.
Nëse do të drejtoni takimin nga fillimi në fund, renditeni këtë nën titullin e rendit të ditës së takimit
Hapi 7. Caktoni kohë nëse ka folës të ftuar në takim
Nëse takimi do të ketë disa folës mysafirë që diskutojnë një temë të rëndësishme, do t'ju duhet t'u ndani atyre një pjesë të kohës së takimit. Vendosni një orar në rendin e ditës në mënyrë që secili mysafir të ketë mundësinë të flasë edhe nëse dëshiron të diskutojë disa tema. Kështu, ata mund të përgatisin materialin që do të dorëzohet sa më mirë që të jetë e mundur.
Disa ditë para takimit, telefononi folësin mysafir për të pyetur për kohëzgjatjen e nevojshme për të diskutuar temën që dëshironi të mbuloni. Kjo do t'ju ndihmojë të organizoni orarin tuaj në mënyrë që ata të mos bien ndesh me njëri -tjetrin
Hapi 8. Merrni kohë për të diskutuar çështje të tjera
Programoni këtë sesion në fund të takimit. Përfitoni nga ky sesion për t'i pyetur të gjithë pjesëmarrësit nëse ka ndonjë gjë tjetër për të cilën ata do të donin të diskutonin para mbylljes së takimit. Përveç kësaj, ata ende mund të përcjellin gjëra që kanë humbur ose nuk janë diskutuar.
- Duke e përfshirë këtë sesion në rendin e ditës, i ftuari e di se ai mund të kontribuojë edhe nëse ajo që dëshiron të përcjellë nuk përfshihet në axhendën e takimit.
- Lini kohë për pyetje dhe përgjigje në këtë sesion.
Pjesa 3 nga 3: Përfundimi i Axhendës së Takimit
Hapi 1. Listoni detajet që lidhen me zhvillimin e takimit
Shkruani kohën, datën dhe vendin e takimit në rendin e ditës së bashku me emrat e pjesëmarrësve që mund të marrin pjesë në takim. Në atë mënyrë, ata tashmë e dinë se kë do të takojnë në takim kur të marrin ftesën.
- Ideashtë një ide e mirë të përfshini emrat e pjesëmarrësve që zakonisht marrin pjesë në takim, por nuk mund të marrin pjesë këtë herë. Informoni qartë se emri nuk mund të marrë pjesë në takim.
- Bashkangjitni një hartë vendndodhjeje për njerëzit që nuk e dinë se ku po mbahet takimi.
Hapi 2. Tregoni gjërat që duhet të përgatiten para takimit
Informoni bashkëpunëtorët që janë të ftuar nëse ka gjëra që ata duhet të përgatisin paraprakisht, të tilla si leximi i raporteve, mbledhja e informacionit për të përcaktuar zgjidhjet ose identifikimi i problemeve.
Përfshini këtë informacion në fund të axhendës së takimit duke përdorur shkronja të theksuara ose me ngjyra për ta bërë të qartë dhe të lehtë për t'u lexuar për të gjithë pjesëmarrësit në takim
Hapi 3. Kontrolloni me kujdes axhendën e takimit para se ta shpërndani në mënyrë që të mos ketë gabime
Agjenda e takimit është e rëndësishme për personat e ftuar. Para shpërndarjes, kontrolloni axhendën e takimit për t'u siguruar që informacioni është shkruar plotësisht dhe saktë dhe se nuk ka gabime gabimi. Përveç demonstrimit të një etike të lartë pune, kjo mënyrë reflekton që ju i kushtoni vëmendje detajeve dhe i vlerësoni ato.
Hapi 4. Shpërndani rendin e ditës 3-4 ditë para takimit
Kolegët që marrin ftesën kanë ende kohë për t'u përgatitur nëse e kanë lexuar axhendën e takimit disa ditë më parë, por mos e dërgoni shumë herët sepse ekziston mundësia që ajo të injorohet.
Nëse dëshironi të mbani një takim të rëndësishëm gjatë një konference, përgatiteni axhendën disa muaj më parë
Këshilla
- Përdorni formatin e axhendës së takimit të disponueshëm në programin Word. Shumë programe për krijimin e dokumenteve, si Microsoft Office, Pages for Mac, etj. i cili siguron formate dokumentesh personale dhe profesionale, për shembull për të rregulluar shpejt dhe lehtë agjendat e takimit.
- Nëse ekziston një format standard i axhendës së takimit në kompaninë tuaj, përdorni atë format.
- Sigurohuni që takimi të shkojë sipas një orari të paracaktuar, por jini fleksibël. Ju duhet të mbani shënimet e takimit duke kontrolluar orën shpesh. Nëse diskutimi i agjendës së parë ka përfunduar, pjesëmarrësit e drejtpërdrejtë vazhdojnë takimin duke diskutuar axhendën tjetër. Ju mund të thoni me mirësjellje, "Ne do të mbulojmë temën tjetër në mënyrë që takimi të përfundojë në orar."
