Shpesh dëgjojmë që njerëzit ankohen se nuk kanë kohë të mjaftueshme për të përfunduar detyrat. Nëse përjetoni të njëjtën gjë, mos u shqetësoni! Ju mund të përfitoni sa më shumë nga koha juaj në dispozicion duke zotëruar disa aftësi themelore organizative dhe të menaxhimit të kohës. Sa më me mençuri të menaxhoni kohën tuaj, aq më shumë detyra do të përfundojnë.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Identifikimi se si e përdorni kohën tuaj
Hapi 1. Regjistroni të gjitha aktivitetet e përditshme
Vëzhgoni se çfarë aktivitetesh bëni çdo ditë dhe vini re se sa kohë ju nevojitet për t'i përfunduar ato. Ndoshta ju nuk mendoni se koha e humbur rezulton të jetë shumë më tepër sesa koha që përdoret në të vërtetë për të përfunduar detyrat e përditshme.
Mos harroni të regjistroni aktivitetet tuaja rutinë në shtëpi, të tilla si përgatitja e mëngjesit, fshirja e shtëpisë, marrja e dushit, etj
Hapi 2. Regjistroni të gjitha aktivitetet në një fletore
Pasi të dini aktivitetet që bëni gjatë ditës dhe kohën që duhet, shkruajini ato në një fletore. Nëse i gjithë informacioni kombinohet dhe paraqitet në 1 faqe, do të shihni modele dhe aktivitete që kanë potencialin të shkaktojnë humbje kohe.
- Mbani shënime të plota dhe të qarta. Mos regjistroni aktivitete të shumta në një hyrje, mos injoroni detyrat në dukje të parëndësishme dhe mbani shënim kohën me saktësi kur monitoroni zbatimin e aktiviteteve të përditshme.
- Gruponi aktivitetet në kategori. Për shembull, shënoni detyrat shtëpiake me blu, punën e zyrës me të kuqe dhe aktivitetet e kohës së lirë me të zezë. Kjo metodë ju ndihmon të vlerësoni sa kohë do të marrë secili grup.
Hapi 3. Gjeni se si e përdorni kohën tuaj
A shpenzoni: 1 orë në ditë duke ëndërruar? 2 orë për të vendosur se ku të hani? 8 orë për të hyrë në internet? Gjeni modele që përshkruajnë se si e përdorni kohën tuaj dhe më pas përcaktoni se cilat aktivitete janë të dobishme dhe cilat jo.
- Po humbisni kohë sepse ju mungon vetëkontrolli? Jeni mësuar të vononi punën? A mbani një përgjegjësi të madhe? Bëjini vetes këto pyetje kur vlerësoni se si e përdorni kohën tuaj.
- Ndoshta ju i planifikoni aktivitetet tuaja të përditshme në një mënyrë joracionale. Për shembull, ju nuk e keni menaxhuar kohën tuaj me mençuri nëse punoni për 30 minuta, bëni një pushim prej 10 minutash për t'u kujdesur për gjërat e parëndësishme, pastaj kthehuni në punë për 30 minuta. Do të jeni më të fokusuar dhe produktiv nëse punoni për 1 orë dhe më pas kujdeseni për gjëra të parëndësishme.
- Përfundoni detyrat duke vendosur afate. Kjo bëhet duke specifikuar kohëzgjatjen e kohës për të përfunduar detyra të caktuara pa u shpërqendruar.
Hapi 4. Bëni rregullime të orarit
Pasi të dini saktësisht se cilat aktivitete duhet të bëni dhe për çfarë po kaloni kohën tuaj, rregulloni orarin tuaj ditor. Sigurohuni që e dini se cilat aktivitete nuk mund t'i eliminoni për shkak të mungesës së kohës. Aktivitetet që marrin shumë kohë jo gjithmonë humbin kohë.
Hapi 5. Nëse ju duhen 3 orë në ditë për të dërguar email të lidhur me punën, nuk ka gjasa të zvogëloni kohën e caktuar për këtë aktivitet
Sidoqoftë, nëse i përgjigjeni 4-5 email personal gjatë dërgimit të e-maileve të punës, zvogëloni kohën e caktuar.
Hapi 6. Ndryshoni zakonet dhe perspektivën tuaj
Edhe nëse keni probleme me menaxhimin e kohës tuaj, gjithmonë ka një zgjidhje. Tani që e dini pse po e humbni kohën tuaj ose si duhet ta përdorni kohën tuaj, hapi tjetër është të ndryshoni mënyrën se si e menaxhoni kohën tuaj për të formuar zakone të reja.
- Nëse kaloni shumë kohë duke pastruar shtëpinë ose gatuar, është një ide e mirë të punësoni një shërbëtore ose të regjistroheni në një shërbim hotelieri. Për disa njerëz, koha është më e vlefshme se paraja.
- Ndoshta ju përdorni pak kohë për të hyrë në internet pa ndonjë qëllim specifik. Kufizoni kohën kur hyni në uebfaqe të caktuara ose media sociale nëse keni detyra më të rëndësishme për të bërë.
Metoda 2 nga 3: Shmangia e Ndryshimeve
Hapi 1. Përcaktoni gjërat që ju tërheqin vëmendjen gjatë aktiviteteve tuaja të përditshme
Shpërqendrimi i vazhdueshëm është një pengesë kryesore për të menaxhuar kohën me mençuri. Zbuloni se cilat aktivitete ose njerëz ju marrin shumë kohë, të tilla si miqtë që duan të bisedojnë ose duan të pushojnë në mënyrë që të neglizhoni punën. Mundohuni të shmangni gjërat që ju bëjnë të humbni kohë.
- Nëse jeni duke humbur shumë kohë, por nuk po merrni rezultatet për të cilat keni shpresuar, mund të ketë shpërqendrime për të shmangur.
- Ndërsa punoni në zyrë, mund të hasni disa bashkëpunëtorë që ju tërheqin vëmendjen. Mos bëni biseda të vogla ose bisedoni pa qëllim gjatë orarit të punës. Sidoqoftë, tregohuni të sjellshëm me ta sepse sjellja në zyrë është po aq e rëndësishme sa aftësia për të menaxhuar kohën për suksesin në karrierë.
Hapi 2. Mos qëndroni në telefon për një kohë të gjatë
Nëse kaloni një pjesë të kohës tuaj në biseda të gjata telefonike, ndryshoni këtë zakon. Shpesh, të folurit ballë për ballë është më efektiv sesa përmes telefonit. Pra, hiqni dorë nga zakoni i të folurit të gjatë në telefon.
Kur diskutoni në telefon, fillimi ose fundi i bisedës zakonisht ka të bëjë vetëm me gjëra të parëndësishme. Shumë njerëz nuk janë në gjendje të përqëndrohen dhe ëndërrojnë në telefon. Pra, përpiquni të jeni të vetëdijshëm për këtë. Për rezultate më të mira, mbani një takim ballë për ballë nëse keni nevojë të diskutoni çështje që lidhen me punën pasi të dyja palët mund të diskutojnë pa u shpërqendruar gjatë takimit
Hapi 3. Mos hyni në uebfaqe shumë shpesh
Shumë njerëz kanë nevojë për internetin si mjetin kryesor për të përfunduar detyrat. Sidoqoftë, shumë humbasin kohë pa përfituar thjesht nga kërkimi i artikujve, lajmeve sportive, fotografive të artistëve, fotografive të koteleve ose këlyshëve. Përqendrohuni në përdorimin e internetit. Ka programe të ndryshme për të bllokuar aplikacione, faqe në internet dhe media të caktuara për të zvogëluar përcjelljet me burim nga interneti.
- Mbyllni Facebook, Twitter dhe media të tjera sociale kur duhet të përqendroheni në gjëra më të rëndësishme.
- Kërkimi i temave përmes Google është gjithashtu shumë kohë. Në fillim, thjesht dëshironi të gjeni disa informacione, por para se ta dini, keni qenë duke shfletuar faqe të ndryshme interneti për 3 orë.
Hapi 4. Vendosni një shenjë "Ju lutemi qetësohuni"
Ndoshta e keni parë tabelen e varur në derën e dhomës së hotelit. Vendoseni këtë shenjë në zyrë ose hapësirë pune. Në vend që ta kërkoni atë në hotel, printojeni vetë dhe më pas varni në derën e hapësirës së punës nëse është e nevojshme. Në atë mënyrë, askush nuk ju fton të bisedoni në mënyrë që të përqendroheni në punë.
Nëse punoni nga shtëpia, krijoni një dhomë të veçantë për punë. Mos punoni në një vend që zakonisht përdoret për aktivitete me anëtarët e familjes. Easyshtë e lehtë të shpërqendrohesh kur dëgjon zërin nga televizori, zilen e telefonit ose zërin e një loje video
Hapi 5. Bëhuni gati për devijime të papritura
Ndonjëherë, devijimet vijnë në mënyrë të pashmangshme, për shembull sepse shefi juaj ju fton të bisedoni përmes WA ose prindërit tuaj kërkojnë ndihmë për të përfunduar detyrat e lehta. Nëse keni planifikuar, këto gjëra nuk ju bëjnë të keni kohë të shkurtër për të përfunduar detyrat dhe për të kryer aktivitete prioritare.
Metoda 3 nga 3: Përdorimi i kohës në mënyrë efikase
Hapi 1. Shkruani të gjitha gjërat që duhen bërë
Mos u mbështetni në kujtesën për detyrat e përditshme. Bëni një listë të aktiviteteve që duhet të bëhen dhe lexojeni sa më shpesh që të jetë e mundur që të arrihen të gjitha qëllimet e punës.
- Edhe nëse disa detyra duken të parëndësishme ose të lehta, thjesht shkruani ato. Orari në rendin e ditës do të përmbajë diçka si "Thirr Steve", "Llogarit margjinën e fitimit" ose "Dërgo një email shefit".
- Bëjeni zakon të mbani shënime me vete gjatë aktiviteteve tuaja të përditshme, në mënyrë që të jeni gati të mbani shënime mbi aktivitetet ose detyrat e reja. Ndërsa mund ta shënoni më vonë, është më mirë të mos e vononi në mënyrë që të mos e harroni.
Hapi 2. Përdorni një kalendar
Përdorimi i një kalendari ose axhende si një mjet për të planifikuar aktivitetet e përditshme ju ndihmon të menaxhoni kohën tuaj në mënyrë efikase. Mbani shënim çdo gjë të re që duhet të përfshihet në orarin tuaj, të tilla si një afat, detyrë ose takim. Caktoni kohë çdo mëngjes për të lexuar axhendën tuaj për të gjetur se çfarë aktivitetesh duhet të bëni gjatë ditës.
Hapi 3. Mos bëni takime me të njëjtin orar
Për të qenë në gjendje të menaxhoni kohën me mençuri, caktoni një orar të aktiviteteve që nuk janë shumë të mbushura me njerëz. Mos respektoni afatet ose mos bëni takime me të njëjtin orar. Lexoni axhendën së pari para se të bini dakord për një orar të ri për të siguruar disponueshmërinë e kohës. Në këtë mënyrë, ju do të jeni në gjendje të menaxhoni mirë kohën tuaj dhe t'i përmbaheni një programi ditor të qëndrueshëm.
Hapi 4. Shmangni shpërqendrimet
Përfitoni sa më shumë nga koha juaj në mënyrë produktive duke eleminuar gjërat që ju tërheqin vëmendjen ose ju pengojnë të largoheni nga orari juaj dhe të vononi aktivitetet e tjera. Fikni televizorin dhe lojërat video në mënyrë që të përqendroheni në detyrat tuaja prioritare dhe të argëtoheni më vonë.
Hapi 5. Përparësoni detyrat që do të përfundojnë
Organizoni kohën tuaj sa më mirë që mundeni duke planifikuar detyrat më të rëndësishme ose duhet të vijnë së pari. Shkruani këtë detyrë në një orar duke përdorur ngjyra të ndritshme ose afishe të vogla. Programoni detyrat kryesore me përparësi së pari në mënyrë që të ketë kohë të mjaftueshme për t'i përfunduar ato dhe pastaj listoni aktivitetet e tjera që mund të bëhen më vonë.
- Jini të përgatitur për të ndryshuar përparësitë në çdo kohë. Ka gjëra që dalin papritur dhe duhet të adresohen menjëherë në mënyrë që të detyroheni të ndaloni punën për të drejtuar vëmendjen dhe të ndani kohë për të përmbushur afate shumë urgjente me rezultate maksimale. Sigurohuni që ngjarje të tilla të jenë të rralla.
- Nëse ndryshoni shpesh përparësitë tuaja ditore, duket se diçka duhet të rregullohet. Ndërsa është normale të bëni rregullime të vogla në orarin tuaj, ndryshimi i orarit tuaj shumë shpesh tregon një paaftësi për të vendosur përparësitë siç duhet.
Hapi 6. Bëhuni realistë
Përcaktoni një ndarje realiste të kohës në mënyrë që secila detyrë të përfundojë siç duhet. Nëse ju duhen 30-60 minuta për të përfunduar një detyrë, caktoni 60 minuta. Duke bërë vlerësime realiste të kohës, nuk ndiheni të mbingarkuar ose nuk keni nevojë të ndryshoni orarin tuaj të punës.
Më mirë të jeni të kujdesshëm duke i dhënë më shumë kohë sesa duhet. Nëse një detyrë përfundon herët, punoni në tjetrën dhe kjo nuk ka absolutisht asnjë ndikim në produktivitetin
Hapi 7. Programoni aktivitetet e përditshme rutinë
Mos harroni të planifikoni rutinën tuaj të përditshme, të tilla si ngrënia dhe larja. Kjo ka të ngjarë të funksionojë vetë, por do t'ju duhet të ndani kohë midis detyrave të planifikuara në mënyrë që të mos humbisni ose shtyni aktivitetet e tjera të planifikuara.
Hapi 8. Përdorni përkujtues
Përveç agjendës suaj, përdorni mjete të tjera për t'ju kujtuar detyra ose afate të rëndësishme, të tilla si fletët Post-it ose vendosjen e një kujtese në telefonin tuaj që do të bjerë ose do të shfaqet një mesazh në një kohë të caktuar për t'ju kujtuar të bëni diçka ose përgatituni për orarin e ardhshëm. Në këtë mënyrë nuk i harroni aktivitetet e planifikuara.
- Mos u mbështetni tek njerëzit e tjerë për t’ju kujtuar sepse ka një shans të mirë që ata të harrojnë si ju.
- Nëse është caktuar një aktivitet shumë i rëndësishëm, vendosni disa përkujtues në rast se një shënim i vogël ose alarm i telefonit celular injorohet.
Hapi 9. Kërkoni ndihmë
Ju mund të kërkoni ndihmë nga të tjerët ose të delegoni punë të lehta nëse është e nevojshme. Ju mund të bëni një orar të mirë nëse nuk hezitoni t'i kërkoni dikujt tjetër të ndihmojë në pastrimin e shtëpisë ose përgatitjen e darkës nëse jeni akoma të zënë me punë deri natën vonë.
- Delegoni përgjegjësinë dikujt në të cilin mund të mbështeteni. Në vend që të kërkoni ndihmë nga njerëzit që janë në gjendje të kryejnë detyrën, zgjidhni dikë që është gati të punojë mirë deri në përfundim.
- Mos u mësoni të kaloni detyrat tek njerëzit e tjerë. Përveç shfaqjes së paaftësisë për të menaxhuar kohën, mund të dukeni dembelë dhe të pamotivuar.
Hapi 10. Zbuloni produktivitetin tuaj
Periodikisht, duhet të lini kohë për të analizuar atë që keni arritur, sa mirë po performoni dhe sa kohë duhet. Duke vlerësuar aspekte të ndryshme të jetës tuaj personale dhe profesionale, ju mund të rregulloni orarin tuaj të punës dhe stilin e jetës tuaj të përditshme në mënyrë që të arrini rezultate që tejkalojnë qëllimet tuaja.
Hapi 11. Bëjini vetes një dhuratë
Të punosh shumë ose shumë gjatë ka tendencë të çojë në mërzitje, gjë që e bën të vështirë për ju të përqëndroheni edhe në detyrat më të lehta. Pra, merrni kohë për të festuar arritjet tuaja dhe t'i bëni vetes një dhuratë që e doni.
- Merrni kohë për të pushuar për t'u çlodhur. Fikni telefonin tuaj dhe mos u përgjigjeni email -eve. Nëse puna dhe koha e lirë kombinohen, kjo nuk është një mënyrë për të shpërblyer veten ose për të parandaluar djegien.
- Nëse punoni nga e hëna në të premte, merrni fundjavën për të pushuar. Për shembull, nëse jeni duke përfunduar një projekt që zgjati 3 muaj rresht, lini kohë për një pushim të shkurtër pasi të ketë përfunduar projekti.
