Të kuptuarit se si të shkruani një letër të mirë është një nga aftësitë bazë që mund të aplikohet në fusha të ndryshme, si në fushat e biznesit, akademikët dhe marrëdhëniet personale. Siç e dini tashmë, letrat janë një metodë e zakonshme komunikimi e përdorur për të përcjellë informacion, dashamirësi, ose thjesht dashurinë e dërguesit për marrësin e letrës. Për të mësuar se si të shkruani një letër të mirë dhe të saktë, provoni të lexoni këtë artikull!
Hapi
Metoda 1 nga 2: Shkrimi i një Letre Zyrtare
Hapi 1. Kuptoni kohën e duhur për të shkruar një letër ton zyrtare ose një letër zyrtare
Në përgjithësi, letrat zyrtare u drejtohen njerëzve me të cilët keni vetëm marrëdhënie profesionale, të tilla si bashkëpunëtorë biznesi ose departamente të caktuara qeveritare, sesa njerëzve me të cilët keni marrëdhënie personale.
- Pastaj, letra zyrtare mund të shtypet duke përdorur softuer të përpunimit të tekstit, të tilla si Microsoft Word, OpenOffice ose Text Edit, dhe pastaj të printohet para dërgimit. Nëse letra duhet të merret menjëherë ose nëse marrësi preferon të marrë emailin, ne rekomandojmë dërgimin e letrës me email.
- Nëse marrësi është shefi ose bashkëpunëtori juaj aktual, ju mund të dëshironi të përdorni një format më pak të ngurtë. Në përgjithësi, letra të tilla mund të dërgohen me email dhe nuk kanë nevojë të shoqërohen me një adresë në krye të letrës.
Hapi 2. Shkruani adresën tuaj dhe datën kur letra është shkruar në krye të letrës
Në veçanti, përfshini emrin dhe adresën tuaj në këndin e majtë të letrës. Nëse është një letër zyrtare biznesi, përfshini emrin dhe adresën e kompanisë, ose thjesht vendosni shkronjat e kompanisë në të njëjtin vend. Pas kësaj, jepni një hendek prej dy rreshtave para se të shkruani datën e shkrimit të letrës.
- Përfshini datën e plotë në formatin e duhur, siç është 19 shtator 2021. bestshtë më mirë të shmangni një format më pak formal si 19-shtator-2021 ose 19/9/21.
- Nuk ka nevojë të përfshini datën në letrën e dërguar me e-mail.
Hapi 3. Shkruani emrin dhe adresën e marrësit të letrës
Nëse letra nuk është dërguar me email, lini një pushim me dy rreshta dhe përfshini informacionin e kontaktit të marrësit në hapësirën bosh. Në veçanti, rendisni secilën prej këtyre informacioneve në një rresht të veçantë:
- Emri i plotë dhe titulli i marrësit të letrës
- Emri i organizatës dhe kompanisë, nëse ka
- Adresa e plotë e marrësit të letrës (shtoni dy ose më shumë rreshta shtesë, sipas kërkesës)
Hapi 4. Përfshini një përshëndetje
Ndaloni një rresht, pastaj përfshini një përshëndetje të tillë si "E dashur", e ndjekur nga emri juaj si marrës i letrës. Nëse dëshironi, mund të përfshini emrin tuaj të plotë, mbiemrin ose vetëm emrin. Nëse është e nevojshme, përfshini gjithashtu adresën ose titullin zyrtar të personit.
- Nëse e dini vetëm pozicionin e personit në zyrë, por nuk e dini emrin e tij, mos ngurroni të shkruani, "I dashur, Menaxher i Shëndetit:" ose një frazë të ngjashme. Megjithatë, në përgjithësi, emri i personit që plotësoi pozicionin mund të jetë kontrolluar në internet, kështu që mund ta provoni së pari.
- Nëse vërtet nuk e njihni marrësin e letrës, as nuk e dini pozicionin e tij ose të saj, thjesht shkruani, "I dashur Zot/Zonjë:" ose thjesht "I dashur:." Megjithatë, përshëndetje të tilla tingëllojnë të stisura dhe të modës së vjetër. dhe duhet të shmanget, nëse është e mundur..
Hapi 5. Shkruani letrën tuaj
Letrat zyrtare duhet të hapen me një deklaratë të qartë të qëllimit (PSO). Në veçanti, shmangni shkurtimet dhe përdorni pyetje formale, të tilla si "A jeni i interesuar për …" në vend të "A jeni i interesuar për …?" Pastaj, rilexoni trupin e letrës, me ose pa ndihmën e një personi tjetër, për t'u siguruar që nuk ka gabime drejtshkrimore ose gramatikore në të.
Nëse jeni duke shkruar një letër zyrtare biznesi, sigurohuni që trupi i letrës të jetë gjithmonë i shkurtër dhe i qartë. Ndërkohë, nëse letra i drejtohet një shoku të afërm ose të ngushtë për arsye të shkëmbimit të lajmeve, ju lutemi përdorni një fjali më të qetë dhe/ose rrjedhëse. Sidoqoftë, është një ide e mirë të siguroheni që letra juaj të mos kalojë një faqe në gjatësi
Hapi 6. Përfshini një përshëndetje përfundimtare
Një përshëndetje përfundimtare në përgjithësi përfshihet për t'i dhënë fund letrës në një mënyrë pozitive dhe për të krijuar një lidhje më të thellë me marrësin e letrës. Prandaj, pasi të keni shkruar paragrafin e fundit, përfshini një përshëndetje përmbyllëse që i përshtatet llojit të shkronjës. Për një letër zyrtare, përpiquni të përfshini një përshëndetje përmbyllëse si, "Sinqerisht", "Përshëndetje" ose "Fat i mirë." Pastaj vendosni emrin tuaj të plotë nën të, siç përshkruhet në udhëzimet e mëposhtme:
- Për shkronjat e shtypura zyrtarisht, lini rreth katër hapësira midis përshëndetjes suaj të mbylljes dhe emrit tuaj të plotë. Pastaj, printoni shkronjën dhe vendosni nënshkrimin tuaj me bojë blu ose të zezë në hapësirën bosh.
- Në emailet zyrtare, përfshini emrin tuaj të plotë menjëherë nën përshëndetjen përfundimtare.
- Nëse dëshironi, mund ta përfshini përshëndetjen para emrit tuaj, veçanërisht në një letër zyrtare. Për shembull, nëse jeni të martuar, ju lutemi përfshini emrin "Bu Amanda Surya" nën përshëndetjen përfundimtare.
Hapi 7. Palosni shkronjën (sipas dëshirës)
Nëse letra është në postë, provoni ta palosni në të tretat. Truku është që të palosni gjysmën e poshtme në mes derisa të mbulojë 2/3 e zonës së shkronjave, pastaj palosni gjysmën e sipërme në mes derisa të mos ketë më zonë të hapur të shkronjave. Në atë mënyrë, madhësia e shkronjës do t'i përshtatet shumicës së zarfeve të disponueshme në treg.
Hapi 8. Shkruani adresën e marrësit në pjesën e përparme të zarfit (sipas dëshirës)
Gjeni qendrën e zarfit, pastaj shkruani adresën e plotë të marrësit atje, si kështu:
- Zoti Joko Susilo
- Jl ABC nr. 123
- Xhakartë, 12345
Hapi 9. Shkruani adresën postare të kthimit në pjesën e prapme të zarfit (opsionale)
Duke përdorur këtë metodë, zyra postare mund të kthejë postën që nuk mund ta dërgojë, për çfarëdo arsye, në adresën tuaj pa asnjë kosto shtesë. Përdorni të njëjtën metodë si kur keni shkruar adresën e marrësit të letrës, por thjesht përfshini një pseudonim në vend të emrit tuaj të plotë atje.
Metoda 2 nga 2: Shkrimi i Letrave Joformale
Hapi 1. Identifikoni nivelin zyrtar të letrës
Në thelb, toni i letrës do të varet nga niveli i afërsisë së marrëdhënies tuaj me marrësin e letrës. Për të identifikuar formalitetin e letrës suaj, provoni të ndiqni këto udhëzime:
- Nëse letra i drejtohet një të afërmi të largët, të afërm të moshuar ose partner shoqëror, provoni të përdorni një ton gjysmë formal. Nëse personi tashmë ju ka dërguar email, ju lutemi dërgoni me email. Nëse jo, shkrimi i letrave me dorë është opsioni më i sigurt për të bërë.
- Nëse letra i drejtohet një miku ose të afërmi të ngushtë, ju lutemi shkruani me dorë ose dërgojeni me email.
Hapi 2. Filloni letrën me një përshëndetje
Përshëndetja e përdorur varet shumë nga marrëdhënia e ngushtë mes jush dhe marrësit të letrës, si dhe nga niveli i formalitetit të letrës. Disa mundësi që mund të merrni parasysh:
- Nëse letra është gjysmë-formale, mos ngurroni të përdorni një përshëndetje të tillë si "Përshëndetje". Pastaj, ndiqni përshëndetjen me pseudonimin e marrësit nëse ju të dy nuk jeni shumë larg në moshë, ose emri i marrësit duke filluar me një përshëndetje të tillë si "Zotëri" ose "Zonja" nëse marrësi është shumë më i vjetër se ju.
- Nëse letra është joformale, ju gjithashtu mund të përdorni një përshëndetje të tillë si "Përshëndetje", ose një përshëndetje më rastësore si "Përshëndetje" ose "Hej". Ndiqni përshëndetjen me emrin e marrësit.
Hapi 3. Filloni të shkruani trupin e letrës
Kaloni në rreshtin tjetër dhe filloni të shkruani. Nëse letra është menduar si një mjet komunikimi personal, provoni të filloni duke konfirmuar informacionin e marrësit. Për shembull, mund të përdorni fjali formale të tilla si, "Shpresoj se jeni mirë" ose fjali joformale si, "Si jeni?" Në veçanti, përdorni fjalët që do të thonit nëse marrësi i letrës do të ishte para ju
Hapi 4. Listoni gjërat që duhen komunikuar
Meqenëse roli kryesor i letrës është si një mjet komunikimi, ju lutemi përfshini gjëra që mendoni se marrësi i letrës duhet të dijë, të tilla si detajet e ngjarjeve që kanë ndodhur në jetën tuaj. Për shembull, nëse letra është për gjyshen tuaj, mos shkruani vetëm: "Faleminderit për dhuratën!" Në vend të kësaj, tregoni sa domethënie ka dhurata për ju, për shembull, duke thënë: “Mbrëmë miqtë e mi dhe unë nuk mund të flinim sepse luanim lojën që dërgoi gjyshja. Faleminderit!" Cilado qoftë tema e letrës, fokusi kryesor duhet të jetë në dëshirën për të shkëmbyer informacion.
Kuptoni informacionin që nuk duhet të përfshihet. Në thelb, një letër e shkruar si një shprehje zemërimi ose një përpjekje për të lypur mëshirë nuk duhet të dërgohet. Nëse e keni shkruar tashmë një letër të tillë, por nuk jeni të sigurt nëse do ta dërgoni, lëreni të qëndrojë për disa ditë. Ndoshta, ato pak ditë mund të ndryshojnë vendimin tuaj
Hapi 5. Përfundoni letrën
Për t'i dhënë fund një letre joformale, përdorni një përshëndetje përfundimtare që pasqyron afërsinë e marrëdhënies tuaj me marrësin. Nëse letra i drejtohet një bashkëshorti, shoku ose të afërmi të ngushtë, ju lutemi përdorni një përshëndetje përmbyllëse si "Përshëndetje", "Përshëndetje dashurie" ose thjesht "Të dashur". Ndërkohë, për një letër gjysmë-formale, mos ngurroni të përdorni një përshëndetje të ngrohtë, por ende mjaft formale, përmbyllëse si, "Përshëndetje" ose "Përshëndetje".
- Keni dëgjuar ndonjëherë për termin "valediction"? Në fakt, valeksioni është një shprehje formale në gjuhën angleze që përdorej zakonisht në kohët e lashta si një përshëndetje për mbylljen e një letre. Nëse po i shkruani një letër anglisht një shoku dhe doni ta mbyllni atë në një stil budalla, mos ngurroni të përdorni këtë metodë. Për shembull, vendosni një përshëndetje përfundimtare në formën e një dënimi të tillë si: "Unë mbetem, si gjithmonë, shërbëtori yt i përkushtuar", duke përfunduar me emrin tënd.
- Nëse dëshironi të shtoni informacion pasi të jetë shkruar letra, përdorni titullin P. S, që në anglisht do të thotë Postscript ("pas shkrimit").
Hapi 6. Dërgoni letrën
Vendoseni letrën në një zarf, vendosni një vulë, përfshini adresën e marrësit, pastaj dërgojeni menjëherë përmes zyrës postare.
Këshilla
- Mundohuni të përqendroni trupin e letrës në një temë që do të interesojë marrësin.
- Në përgjithësi, përshëndetjet ndiqen gjithmonë me presje. Sidoqoftë, në shkronjat zyrtare, shenjat e pikësimit të përdorura zakonisht janë dy pika në vend të presjes.
- Përdorni gjithmonë gjuhë të sjellshme dhe argumente të shëndosha kur shkruani një letër ankese. Kjo do të rrisë shanset tuaja për të marrë një përgjigje pozitive.
- Nëse dëshironi të printoni një letër shumë formale, ju rekomandojmë të përdorni letër që është pak më e rëndë se letra standarde e kopjimit.
- Nëse dëshironi të dërgoni një email zyrtar ose gjysmë-formal, përdorni gjithmonë një adresë emaili profesionale. Email -et e dërguara nga "sweetstar189" sigurisht që nuk do të merren aq seriozisht sa emailet e dërguara nga "jeni.sandra", apo jo?
- Gjithmonë shkruani shkronja duke përdorur një stilolaps boje blu ose të zezë.
- Sigurohuni që adresa e listuar është e saktë.
- Gjithmonë filloni një paragraf me një fjali të shkruar ose të shtypur me prerje.
- Rishikoni përmbajtjen e letrës suaj, të paktën dy herë.
- Nëse letra është shkruar me dorë, sigurohuni që përdorni gjithmonë një stilolaps që nuk rrjedh bojë.
