Planet e emergjencës, të cilat njihen më mirë si plane të reagimit ndaj urgjencës, janë shumë të dobishme në parashikimin e ndodhjes së gjërave që rezultojnë në ndërprerjen e aktiviteteve operacionale. Në menaxhimin e organizatës, rreziqe të ndryshme mund të ndodhin në të vërtetë duke filluar nga shqetësimet teknike (p.sh. humbja e të dhënave) deri te ngjarjet natyrore (p.sh. përmbytjet). Prandaj, çdo organizatë duhet të zhvillojë një plan efektiv emergjence në mënyrë që të jetë i përgatitur për t'u marrë me ngjarje të ndryshme negative.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Parashikimi i rreziqeve të ndryshme
Hapi 1. Përgatituni para se të hartoni një plan emergjence
Qëllimi kryesor i përgatitjes së një plani emergjence është ruajtja e vazhdimësisë së aktiviteteve operacionale të organizatës në rast të një fatkeqësie.
- Së pari, përcaktoni një politikë formale që thotë se organizata duhet të zhvillojë një plan emergjence.
- Bëni një plan që është i thjeshtë dhe praktik. Përdorni fjalë që kuptohen lehtë dhe jepni udhëzime që janë të lehta për t'u zbatuar nga lexuesi sepse ky plan duhet të zbatohet nga i gjithë personeli në organizatë.
- Përcaktoni arsyet specifike për të cilat duhet të bëni një plan emergjence. Mendoni për treguesit që shërbejnë si standarde për përcaktimin e zbatimit të suksesshëm të një plani emergjence, në mënyrë që organizata të mund të vazhdojë me aktivitetet si zakonisht. Përcaktoni aktivitetet operacionale që luajnë një rol të rëndësishëm në vazhdimësinë e biznesit tuaj.
Hapi 2. Krijoni një plan emergjence duke iu përgjigjur tre pyetjeve të rëndësishme
Krijimi i një plani që mund t'i përgjigjet të treja këtyre pyetjeve është një mënyrë për të siguruar që ju të mos humbisni një aspekt të vetëm për t'u marrë parasysh.
- Cilat ngjarje mund të ndodhin?
- Çfarë veprimesh do të ndërmarrim për ta trajtuar atë?
- Çfarë duhet të bëjmë për t'u përgatitur?
Hapi 3. Gjeni se çfarë rreziqesh ka të ngjarë të përballet organizata juaj
Përcaktimi i rreziqeve që mund të ndodhin është një nga aspektet e rëndësishme në përgatitjen e një plani emergjence. Sidoqoftë, procesi do të jetë i ndryshëm sipas situatës dhe gjendjes së secilës organizatë. Ju gjithashtu duhet të merrni parasysh rrethanat e organizatës tuaj kur përcaktoni rreziqet. Planet e emergjencës janë të nevojshme për të parashikuar rreziqet e biznesit në formën e:
- Fatkeqësitë natyrore, për shembull: përmbytjet, uraganet dhe thatësira. Rreziqet e tjera: krizat financiare, aksidentet në punë, problemet e personelit (p.sh. vdekja e një drejtuesi organizativ ose greva e punonjësve), humbja e të dhënave, kaosi i menaxhimit dhe problemet e produktit (p.sh.: produktet me defekt).
- Përqendrohuni në përgatitjen e planeve në aspektet e menaxhimit, komunikimit, financave, koordinimit, logjistikës dhe zgjidhjes së problemeve teknike.
- Problemet teknike zakonisht ballafaqohen nga ekipi që trajton infrastrukturën e komunikimit. Duhet të keni parasysh rrezikun e humbjes së të dhënave ose klientëve.
Hapi 4. Konsideroni rreziqet sipas përparësisë
Përcaktoni vlerësimin e rrezikut bazuar në madhësinë e mundësisë që rreziku të ndodhë. Në përgjithësi, planet e paparashikuara nuk mund të parashikojnë të gjitha rreziqet sepse shanset e ndodhjes nuk janë të njëjta. Mundohuni të zbuloni rreziqet që kanë shansin më të madh të ndodhin dhe që do të ndikojnë shumë në aktivitetet operacionale.
- Përqendrohuni në ngjarjet me pasojat më fatale. Shkruani të gjitha ngjarjet që ndikojnë në operacionet dhe caktoni një vlerësim nga 1 në 10. Mendoni për ndikimin e secilës prej këtyre ngjarjeve, për shembull: zjarret e motorit kanë një vlerësim më të ulët se zjarret e fabrikës.
- Pas kësaj, përcaktoni vlerësimin bazuar në shpeshtësinë e shfaqjes së rrezikut. Për shembull: jepni një vlerësim 1 për një rrezik që ndodh një herë në muaj dhe një vlerësim 10 për një rrezik që ndodh një herë në 100 vjet. Shumëzoni dy numrat për të marrë një rezultat total që tregon madhësinë e rrezikut dhe ndikimin e tij në organizatë.
- Zhvilloni një plan emergjence duke filluar me ngjarjen me rezultatin më të lartë. Përgatitni zgjidhje për të parashikuar këto ngjarje. Përveç kësaj, ju mund të përmirësoni proceset e punës për ngjarje me rezultat të ulët. Aspektet themelore që sigurojnë vazhdimësinë e aktiviteteve të organizatës duhet të jenë një përparësi kryesore, për shembull: menaxhimi i rrjedhës së parasë, zhvillimi i pjesës së tregut dhe përmirësimi i performancës së punonjësve.
Pjesa 2 nga 3: Përcaktimi i Skenarëve të Shumëfishtë
Hapi 1. Përcaktoni skenarin për ngjarjen me rrezikun më të lartë
Për të zhvilluar një plan efektiv emergjence, përcaktoni skenarë realistë për secilin rrezik. Krijoni një kuadër specifik për të parashikuar se cili do të ishte ndikimi nëse do të ndodhte rreziku më i lartë.
- Ju mund të përcaktoni ndikimin pasi të keni përpiluar skenarin tërësisht. Mendoni për ndikimin më të madh të secilit skenar në detaje.
- Nga një skenar, përgatitni disa versione të planit me intensitet të ndikimit të shkallëzuar, për shembull: ndikim të butë, ndikim të moderuar dhe ndikim të rëndë.
Hapi 2. Bëni një orar për zbatimin e planit sipas skenarit
Përcaktoni se cili personel është përgjegjës për çfarë veprimesh dhe kur. Përgatitni gjithashtu një listë të përditësuar ose listë kontakti dhe përcaktoni se kush duhet të japë njoftime.
- Përgatitni një orar në mënyrë që i gjithë personeli përgjegjës të dijë se çfarë duhet të bëjë në ditën e parë ose gjatë javës së parë. Zhvilloni një orar specifik për secilin skenar.
- Bëni një orar sipas skenarit për të parashikuar shfaqjen e pengesave në aspekte të ndryshme të organizatës, për shembull në aspektin e objekteve të punës (kufizimet në infrastrukturë), organizimin (nuk ka një sistem paralajmërimi për emergjencat ose një ekip reagimi të aftë), dhe institucionet (për shembull: mungesa e burimeve të financimit ose partnerët e biznesit të jashtëm). Përcaktoni personelin i cili duhet të jetë përgjegjës për aspekte të caktuara.
Hapi 3. Mendoni për faktorët më të rëndësishëm për të rifilluar biznesin tuaj
Diskutoni këtë në detaje duke kryer një rishikim të kapaciteteve dhe dobësive brenda organizatës. A ka organizata aftësi adekuate për të adresuar ose adresuar çdo rrezik?
- Për shembull: një fatkeqësi që mund të ndodhë është një përmbytje sepse uji i lumit derdhet dhe përmbyt strehimin në brigjet e lumit. Infrastruktura e dobët mund të shkaktojë cenueshmëri dhe disponueshmëria e personelit të kualifikuar është një kapacitet organizativ.
- Bëni një vlerësim të sinqertë të burimeve. Përcaktoni se çfarë duhet të ndryshohet ose zvogëlohet për shkak të burimeve të kufizuara? Kryeni analiza për të përcaktuar ndikimin në aktivitetet e biznesit në mënyrë që të jeni në gjendje të përcaktoni veprimet që duhet të ndërmerren në mënyrë që organizata të vazhdojë të funksionojë dhe të jetë në gjendje të arrijë qëllimet e saj.
Hapi 4. Përcaktoni se si të zvogëloni rrezikun
Pasi të keni bërë një plan emergjence, mos u ulni dhe shpresoni që asgjë e keqe të mos ndodhë. Merrni hapa të ndryshëm për të zvogëluar rrezikun dhe për të marrë parandalimin.
- Zbuloni nëse ka kolegë të gatshëm për të ndihmuar. A ka burime lokale që mund të përdoren në rast të një fatkeqësie? A ka fqinjë të gatshëm për të ndihmuar?
- Një plan efektiv emergjence është në gjendje të zbulojë aspekte të ndryshme që duhet të përmirësohen në mënyrë që një plan që ishte fillimisht shumë i dobishëm, tani mund të mos jetë më i nevojshëm.
- Për shembull: ju e kuptoni nevojën për mbrojtje nga sigurimi ose kryeni një simulim të menaxhimit të fatkeqësive. Instaloni një sistem rezervë të të dhënave për të parandaluar humbjen e të dhënave. Bëni një plan për secilin skenar.
Pjesa 3 nga 3: Zbatimi i një plani emergjence
Hapi 1. Komunikoni planin e emergjencës për të gjithë punonjësit
Ju duhet të informoni planin e emergjencës në të gjitha nivelet e menaxhimit të organizatës sa më shpejt të jetë e mundur para se të ndodhë një emergjencë.
- Shpjegoni rolet dhe përgjegjësitë e secilit personel në mënyrë që ata të mos ngatërrohen kur ky plan duhet të zbatohet për të parandaluar panikun.
- Siguroni trajnime të dobishme në mënyrë që secili personel të jetë në gjendje të përmbushë përgjegjësitë sipas planit. Kryeni simulimet e nevojshme dhe bëni rregullime pasi të jenë bërë vëzhgimet.
Hapi 2. Provoni planin tuaj
Kryeni testimin në 4 faza për të qenë më efikas dhe efektiv. Nëse ka probleme ose konflikte ndër-departamentale, rregulloni planin dhe riprovoni.
- Mbani takime me stafin e lartë. Lëreni të caktojë datën dhe orën që takimi të bëjë një rishikim të plotë të planit të emergjencës dhe të vlerësojë njerëzit që e kanë kryer punën deri në fund.
- Mbani takime ndër -departamentale për të rishikuar planet e departamenteve. Në këtë fazë, ju duhet të ndani burimet dhe të identifikoni konfliktet në zhvillim.
- Gjeni shkakun e dështimeve vendimtare të sistemit. Vlerësimi i planit mund të bëhet brenda departamentit duke simuluar dështimet e sistemit dhe/ose shitësit. Simulimet e skenarit mund të kryhen pa mbyllur pajisjet ose vonuar proceset që duhet të vazhdojnë të funksionojnë.
- Bëni një vrap provë. Sidoqoftë, duhet të provoni planin e paparashikuar duke ndaluar përkohësisht operacionet.
Hapi 3. Mbani planin e emergjencës në një vend të sigurt dhe lehtësisht të arritshëm
Në rast fatkeqësie, mos lejoni që plani të marrë flakë ose të fshihet nga përmbytja. Për ta bërë më të lehtë qasjen kur është e nevojshme, mos e mbani sekret ruajtjen e skedarëve të planit tuaj.
- Mbani skedarin e planit dhe kopjet në disa vende në mënyrë që ato të mund të përdoren sa më shpejt të jetë e mundur kur është e nevojshme.
- Mbani një kopje të planit në vende të ndryshme nga origjinali. Ju lutemi tregoni disa njerëzve të autorizuar se si ta përdorin atë.
Hapi 4. Krijoni një orar të rregullt për kryerjen e rishikimeve
Ndryshimet ndodhin gjatë gjithë kohës në mënyrë që supozimet që qëndrojnë në themel të përgatitjes së planit të mos jenë më të vlefshme. Rreziku mund të jetë më i madh se kur është hartuar plani.
- Përfshini disa njerëz kur hartoni dhe rregulloni planet. Për shembull: kërkoni nga punonjësit e rinj të japin kontribut ose të bëjnë përmirësime nga një perspektivë tjetër.
- Krahasoni të gjitha supozimet e përdorura kur hartoni planin me të dhënat aktuale ose bëni një kontroll të palëve të treta. Sistemi rezervë në kompjuterin tuaj mund të ruajë më pak të dhëna nga sa mendoni.
Këshilla
- Mos e anashkaloni rëndësinë e një plani emergjence në mënyrë që të mos krijoni një!
- Zhvilloni plane emergjente në skenarë të ndryshëm.
- Filloni të planifikoni duke formuar një komitet dhe duke caktuar një kryesues. Zgjidhni njerëz që kanë aftësi, mjete dhe njohuri në mënyrë që secili departament të jetë në gjendje të zhvillojë planet e veta.
- Rilexoni planet që janë hartuar për të gjetur gjërat që kanë humbur.
