Ju duhet të jeni marrë me banka, kompani sigurimesh, agjenci qeveritare, punëdhënës në kompani, apo edhe shkolla. Nëse është kështu, ju duhet të bindni dikë që të bëjë ose t'ju ndihmojë të bëni diçka. Si të shkruani një letër bindëse ose bindëse që jep rezultate? Këtu janë disa ide kryesore për t'u përdorur në letrën tuaj të bindjes.
Hapi
Pjesa 1 nga 4: Përgatitja për të shkruar një letër
Hapi 1. Stimuloni ide të mira
Para se të shkruani një letër, tregoni atë që dëshironi, pse e doni atë, arsyet pse duhet të kalojë, si dhe argumentet kundër saj. Theksimi i të gjitha ideve në dispozicion mund t'ju ndihmojë të hartoni letrën dhe të kuptoni plotësisht pozicionin tuaj mbi temën.
- Filloni me këtë: Unë dua të bind "lexuesit e mi" të jenë "qëllimi" im. Ndërroni "lexuesit e mi" me atë që dëshironi të bindni dhe "qëllimin tim" me atë që i bindni ata të bëjnë.
- Pasi sa më sipër është e qartë dhe e qartë, pyesni veten: Pse është kështu? Rendisni arsyet pse dëshironi që lexuesit tuaj të bëjnë atë që dëshironi.
- Pas përcaktimit të arsyeve, renditini ato sipas cilit nivel është më i rëndësishëm. Vendosni të gjitha detajet e rëndësishme në një kolonë, pastaj më pak të rëndësishme në një tjetër. Kjo do t'ju ndihmojë të ngushtoni mendjen tuaj në pikat më të rëndësishme dhe të spikatura të theksit.
Hapi 2. Njihni qëllimet tuaja
Sigurohuni që e dini saktësisht se çfarë dëshironi ose keni nevojë. Çfarë doni të arrini? Si duhet të veprojë kjo zyrë?
Kur përcaktoni qëllimet, mendoni për të gjitha zgjidhjet e mundshme që mund të ofroni
Hapi 3. Njihuni me lexuesit tuaj
Analizimi dhe kuptimi i lexuesve tuaj do t'ju ndihmojë të vendosni se si të krijoni letrën tuaj. Nëse është e mundur, vendosni nëse lexuesi do të pajtohet me ju, nuk do të pajtohet ose do të jetë neutral. Kjo do t'ju ndihmojë të vendosni se sa peshë do t'i caktoni secilës anë të argumentit tuaj.
- Mundohuni të gjeni një person të cilit mund t'i drejtoheni në letër. Kush janë ata, çfarë fuqie kanë ata për t'ju ndihmuar? Ata thjesht do të injorojnë ankesën tuaj? Si duhet t'i përshëndesni ata? A janë ata në pozita të larta apo funksionale? Flisni sipas pozicionit të tyre.
- Mundohuni të zbuloni besimet dhe paragjykimet e lexuesve në lidhje me temën tuaj. Çfarë lloj mosmarrëveshjesh mund të lindin mes jush dhe lexuesve tuaj? Si e paraqisni një kundërargument në mënyrë respektuese?
- Zbuloni se çfarë shqetësohen lexuesit për temën tuaj. A kanë fonde të kufizuara për të shpenzuar? A ndikohen drejtpërdrejt nga tema juaj? Sa kohë kanë ata për të marrë parasysh dokumentin tuaj?
- Mendoni për llojin e provave që do t'ju nevojiten lexuesve tuaj në një argument për t'i bindur ata.
Hapi 4. Hulumtoni temën
Një letër bindëse efektive përmban prova dhe informacione faktike që mbështesin pozicionin. Sigurohuni që të merrni parasysh pikëpamje të shumta. Mos hulumtoni vetëm këndvështrimin tuaj; Gjithashtu përmendni mendimet e kundërta dhe faktet që i rrethojnë.
- Përdorni fakte, logjikë, statistika dhe dëshmi anekdotike për të mbështetur pretendimet tuaja.
- Mos thuaj menjëherë se opozita e ka gabim. Në vend të kësaj, jini të respektueshëm kur shpjegoni pse pozicioni juaj është më i fortë dhe meriton vëmendje.
Pjesa 2 nga 4: Formatimi i Letrave
Hapi 1. Përdorni formatin e bllokut
Letrat e biznesit kanë një format të veçantë. Nëse formati është i pastër dhe i saktë, ai nuk do të ndryshojë mendimin e lexuesve as në aspektin më të vogël. Sidoqoftë, nëse formati është i pasaktë dhe i çrregullt, ato do të bëjnë një përshtypje të keqe për ju dhe potencialisht do të hidhen tutje.
- Filloni duke përdorur paragrafë bllok me hapësirë të dyfishtë.
- Majtas rreshtoni çdo paragraf; me fjalë të tjera, mos i vendosni paragrafët si në prozë ose ese.
- Lini një hapësirë rreshti pas çdo paragrafi.
- Përdorni një font standard, zakonisht Times New Roman ose Arial, madhësia 12.
Hapi 2. Drejtojuni drejt shkronjës
Filloni duke shtypur adresën tuaj në këndin e sipërm të majtë. Mos e vendosni emrin tuaj - shkruani vetëm emrin e rrugës, qytetin, zonën dhe kodin postar. Ju gjithashtu mund të përfshini një numër telefoni dhe adresë e-mail, secila në një linjë të veçantë. Nëse jetoni në MB, adresa duhet të shkruhet në të djathtë. Plotësoni një rresht.
- Shkruani datën. Shkruani datën e plotë, emrin e muajit dhe vitin. Plotësoni një rresht.
- "4 qershor 2013"
- Shkruani emrin dhe adresën e marrësit. Mundohuni të gjeni një palë të caktuar për t'i dërguar letrën. Plotësoni një rresht.
Hapi 3. Filloni letrën me një përshëndetje ose përshëndetje
Zakonisht në formën e fjalës "I dashur" i ndjekur nga emri i personit të adresuar. Sigurohuni që e keni shkruar saktë emrin kur e keni shtypur. Emri këtu duhet të jetë i njëjtë me emrin e shkruar në kokën e adresës.
- Kur përshëndetni dikë, përdorni titullin ose gradën e duhur (Pak/Madam/Dr./etc) e ndjekur nga mbiemri. Nëse nuk jeni të sigurt se si preferon të quhet një grua, thjesht shkruani "Miss".
- Gjithmonë ndiqni pas kësaj me zorrën e trashë.
- Plotësoni një vijë midis përshëndetjes dhe paragrafit të parë.
- "I dashur Dr. Brown:"
Hapi 4. Mbyllni letrën me një deklaratë përmbyllëse
Mendoni dhe merrni parasysh tonin e esesë tuaj kur zgjidhni një deklaratë përmbyllëse. Thëniet si, "Faleminderit", janë mjaft standarde, ndërsa format e tjera si, "Përshëndetje", janë më intime. Vendosni nëse dëshironi që letra juaj motivuese të jetë zyrtare ose intime. Cilado që të zgjidhni, fjala e parë duhet të shkruhet me shkronjë të madhe, ndërsa fjala tjetër është e thjeshtë. Ndiqeni mbylljen me presje.
- Zgjidhni fjalën "Me respekt", nëse doni që ajo të jetë më formale. "Përshëndetje", "Përshëndetje", "Faleminderit" ose "Sinqerisht", janë vërejtjet standarde të mbylljes për e-mailet e biznesit. Ndërsa fjalët, "Përshëndetje", "Përshëndetje" ose "Shihemi", duken më të qetë dhe intime.
- Kaloni 4 rreshtat e ardhshëm për të lënë vend për nënshkrimin tuaj para se të shkruani emrin tuaj.
- "Faleminderit,"
Pjesa 3 nga 4: Shkrimi i Letrave
Hapi 1. Konciz dhe konciz
Një letër ose bindje bindëse duhet të jetë koncize dhe e sjellshme. Njerëzit e zënë rrallë lexojnë letra që janë më shumë se një faqe ose kur toni është i ashpër. Mos u bëni fjalë shumë me lule. Mundohuni të përdorni fjali të qarta dhe të pastra. Mos paraqisni informacion të shtrembëruar dhe të panevojshëm, përfshirë anekdota.
- Shmangni fjalitë shumë të gjata. Sigurohuni që të përdorni fjali të forta deklarative. Shkrimi juaj duhet të jetë konciz, konciz, i saktë dhe i lehtë për t’u lexuar.
- Mos i zvarritni paragrafët shumë gjatë. Mos grumbulloni aq shumë informacione saqë lexuesi humbet interesin, largohet nga pika kryesore ose e bën të vështirë kuptimin e mendimit tuaj. Rrini me informacionin përkatës dhe ndryshoni paragrafët sa herë që dëshironi të përcillni një ide ose pikë të re.
Hapi 2. Thoni pikën tuaj kryesore në fjalitë e para
Filloni me një fjali fillestare miqësore, pastaj shkoni në pikë. Thoni nevojën tuaj (qëllimi kryesor i shkrimit të letrës) në dy fjalitë e para.
Ky paragraf mund të përbëhet vetëm nga 2-4 fjali
Hapi 3. Theksoni rëndësinë e kërkesës suaj në paragrafin e dytë
Në këtë paragraf, përmblidhni shqetësimin, kërkesën ose pretendimin tuaj. Në këtë fazë ju nuk keni dhënë ndonjë arsye, mbështetje ose pika kryesore specifike; në këtë fazë ju shpjegoni plotësisht pozicionin tuaj, parametrat e shqetësimit ose kërkesës dhe arsyet pse është mjaft e rëndësishme për të vepruar.
Mos harroni ta mbani trupin e shkronjës logjike, të sjellshme dhe faktike. Shmangni gjuhën tepër emocionale, mos kërkoni veprime ose mos flisni ashpër kundër personit ose kompanisë të cilit i drejtohet letra, ose kundërshtimit
Hapi 4. Mbështetni aplikacionin tuaj në paragrafin tjetër
Paragrafët e ardhshëm duhet të jenë në gjendje të justifikojnë pozicionin tuaj duke ofruar informacion të mëparshëm dhe të detajuar. Sigurohuni që ky informacion është logjik, faktik, i arsyetuar, praktik dhe i ligjshëm. Mos e bazoni kërkesën tuaj vetëm në emocionet, besimet ose dëshirat personale. Mos e lodhni lexuesin me histori të gjata; arrini në pikë shpejt dhe me saktësi. Ekzistojnë disa strategji të ndryshme që mund të përdorni për të arritur këtë qëllim:
- Siguroni pjesë të statistikave dhe fakteve për të tërhequr simpatinë dhe logjikën e lexuesve. Sigurohuni që statistikat dhe faktet vijnë nga burime të besueshme dhe të respektueshme, dhe që ju gjithashtu i përdorni të dhënat sinqerisht, duke mos i nxjerrë ato jashtë kontekstit.
- Sugjeroni citate nga ekspertë mbi këtë temë, të cilët mbështesin qëndrimin tuaj ose kundërshtojnë kundërshtimin. Këta ekspertë duhet të jenë figura të respektuara në fushat e tyre dhe me të vërtetë të kenë aftësitë e duhura për të pasur një opinion mbi temën në diskutim.
- Paraqisni arsyet pse kërkesa juaj duhet të pranohet. Detyrimi i njerëzve për të bërë atë që dëshironi nuk është një teknikë bindëse efektive, por nëse shpjegoni pse besoni se diçka duhet bërë, kjo mund të ndihmojë në ndryshimin e mendjes së tyre. Shpjegoni situatën aktuale dhe pse ajo duhet të ndryshojë.
- Prezantoni detajet, specifikimet dhe kufizimet e pozicionit dhe aplikimit tuaj. Diskutoni përpjekjet që janë bërë më parë, në lidhje me aplikimin, ose edhe nëse nuk ka ose mungon veprimi në lidhje me të.
- Jepni shembuj të dëshmive që lidhen me pozicionin tuaj. Mendoni për dëshmi të tjera që mund të paraqiten se pse pozicioni juaj është i rëndësishëm.
- Mos harroni të kufizoni atë që mund dhe dëshironi të përfshini në një paragraf. Bëjeni të qartë pikën dhe situatën tuaj. Mos e teproni me shumë detaje, por përfshini të gjitha pikat e rëndësishme. Zgjidhni vetëm statistikat, ekspertët dhe dëshmitë më të rëndësishme.
Hapi 5. Thirrni opozitën
Një nga mënyrat më efektive të bindjes ose bindjes është apelimi tek opozita. Ju duhet të jeni në gjendje të parashikoni çdo kundërshtim, kundërshtim ose pyetje nga lexuesit, në mënyrë që t'u përgjigjeni atyre në letër. Gjeni gjuhën tuaj të përbashkët me opozitën, ose paraqitni mbështetje të fortë për pozicionin tuaj.
- Sigurohuni që i pranoni publikisht dallimet midis pozicionit tuaj dhe opozitës. Mos e fshihni, sepse do të dobësojë argumentin tuaj. Theksoni vlerat, përvojat dhe problemet tuaja të përbashkëta me opozitën.
- Shmangni deklaratat akuzuese. Kjo do ta bëjë letrën tepër emocionale dhe do të dobësojë tërheqjen tuaj logjike. Një qëndrim tepër negativ dhe akuzues gjithashtu do ta pengojë kundërshtimin që të mos pajtohet me mendimin tuaj.
Hapi 6. Mbyllni letrën duke riafirmuar aplikimin tuaj
Përsëriteni kërkesën ose mendimin tuaj në fund të letrës. Ky është paragrafi ku ju paraqisni një zgjidhje ose luteni për veprim. Tregojini lexuesit se do ta ndiqni këtë korrespondencë me telefon, email ose personalisht.
- Përfundoni letrën me një fjali të fortë që do të ndihmojë të bindni lexuesin të marrë anën tuaj, ose të paktën të shohë më qartë nga këndvështrimi juaj.
- Ofroni zgjidhjet ose ndihmën tuaj. Pajtohuni për kompromis, ose takohuni në mes. Tregoni se keni bërë ose jeni gati për të trajtuar situatën.
Pjesa 4 nga 4: Vendosja e prekjeve përfundimtare
Hapi 1. Kontrolloni për ndonjë gabim
Gabimet në gramatikën, shqiptimin dhe drejtshkrimin e fjalëve do të japin një përshtypje të keqe. Ju dëshironi që lexuesi të përqëndrohet në idenë dhe kërkesën tuaj, jo në gabimin e gabimit. Lexoni letrën tuaj disa herë para se ta dërgoni. Lexojeni atë me zë të lartë për të dëgjuar se si duket.
Nëse është e nevojshme, kërkojini dikujt të kontrollojë shkrimet tuaja për gabime drejtshkrimore (ose përdorni veçorinë e kontrollimit të drejtshkrimit të softuerit)
Hapi 2. Vendosni firmën tuaj
Nëse preferoni të dërgoni letra me postë në e-mail, do t'ju duhet të nënshkruani. Personalizon dhe vërteton letrën tuaj.
Hapi 3. Jepni kopje të letrës suaj zyrtare palëve të tjera kryesore, nëse është e nevojshme
Nëse dikush tjetër në kompaninë ose organizatën e synuar duhet të lexojë gjithashtu letrën tuaj, sigurojini atij një kopje. Kjo nënkupton shtypjen dhe dërgimin e më shumë se një letre, me nënshkrime origjinale.
Hapi 4. Mbani një kopje për veten tuaj
Mbani gjithmonë një kopje të letrave tuaja dhe bëni shënime personale, të plota me shënime se kur është dërguar letra dhe kujt. Bëni një shënim për vazhdimin që keni bërë derisa problemi të zgjidhet.
Këshilla
- Qëndroni në temë. Kini kujdes të mos shtoni informacione të rastësishme që nuk kanë lidhje me çështjen që po diskutoni. Përmbajuni fakteve relevante dhe mbajeni të thjeshtë. Përdorni këto fakte për të qenë më përshkrues.
- Përdorni pikat kryesore në mes të paragrafit vetëm nëse jeni absolutisht të sigurt dhe të qartë për hapat, veprimet ose rekomandimet.
- Përshtatni pikat tuaja të plumbit me llojin e kompanisë ose organizatës së synuar. Institucionet jofitimprurëse kanë një mënyrë të ndryshme të të menduarit nga kompanitë e mëdha.
- Shkruani në formën standarde të shkruar indoneziane. Kjo nuk është mesazhe me tekst ose media sociale; por një letër zyrtare. Përdorimi i stenografisë, zhargonit dhe emotikonëve mund t’ju bëjë të injoroheni.
- Mos i trajtoni lexuesit tuaj sikur ju kanë borxh diçka dhe më pas ndiheni të drejtë të padisni. Sigurojini ata duke mbajtur tonin e letrës miqësore dhe profesionale.
