Puna dhe biznesi, veçanërisht në një mjedis zyre, kërkojnë një nivel të caktuar bashkëpunimi. Për shembull, vendimet e rëndësishme shpesh kërkojnë më shumë nga perspektiva e një individi dhe në përgjithësi suksesi i një pune të rëndësishme kërkon ekspertizën e një numri njerëzish. Takimet janë një mënyrë për të krijuar bashkëpunim të strukturuar dhe të organizuar, por pa një qëllim ose kontroll, takimet lehtë mund të bëhen shumë të gjata dhe joefikase. Njohja se si të planifikoni, përgatitni dhe drejtoni takime mund të bëjë dallimin midis një takimi efektiv dhe një humbje kohe.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja për Takimin
Hapi 1. Diskutoni takimin e ardhshëm me pjesëmarrësit
Kur të zbuloni se do të drejtoni një takim të ardhshëm, një nga gjërat e para që duhet të bëni është t'i kushtoni pak kohë bisedës me njerëzit që do të marrin pjesë (veçanërisht njerëz të rëndësishëm dhe të nivelit të lartë). Pyesni nëse ka ndonjë gjë të veçantë që ata do të donin të diskutonin në takim. Regjistroni përgjigjet e tyre dhe përdorni ato si udhëzues ndërsa shkruani axhendën tuaj.
Pyetja e pjesëmarrësve se çfarë do të donin të diskutonin është një veprim i zgjuar, jo vetëm për t’ju bërë më të lehtë për të shkruar rendin e ditës, por edhe për t’i përfshirë ata në procesin e takimit edhe para fillimit të takimit. Njerëzit kanë më shumë gjasa të marrin pjesë dhe t'i kushtojnë vëmendje gjatë takimeve kur e dinë se çështjet që janë të rëndësishme për ta do të diskutohen
Hapi 2. Shkruani dhe ndani një axhendë
Agjenda e takimit nuk është e dobishme vetëm për udhëheqësin e takimit, por edhe për mysafirët e pranishëm. Agjenda përfshin informacione të dobishme në lidhje me takimin, si kur, ku dhe kush do të marrë pjesë. Më e rëndësishmja, axhenda gjithashtu përshkruan temat e diskutimit që do të diskutohen, në mënyrë që të gjithë të mund të bëjnë përgatitjet. Dërgoni rendin e ditës para takimit - sa më i rëndësishëm takimi, aq më herët duhet të dërgoni rendin e ditës.
Një gjë që duhet të vihet në rendin e ditës është afati kohor i parashikuar për secilin diskutim. Të kesh një orar të përafërt të përshkruar më herët mund ta ketë më të lehtë për ty që ta caktosh takimin në rrugën e duhur. Ndërsa disa nga ngjarjet në axhendën tuaj do të zgjasin më shumë (dhe të tjerat më shpejt), orari do ta bëjë më të lehtë për ju që të organizoni dhe rregulloni kohën e përgjithshme
Hapi 3. Bëni disa kërkime mbi temën e diskutimeve dhe takimeve të mëparshme
Njerëzit që marrin pjesë në takim mund të mos i dinë të gjitha informacionet mbi temën që planifikoni të diskutoni - disa mund të mos kenë marrë pjesë në takimin e fundit, ndërsa të tjerët mund të kenë harruar. Ideashtë ide e mirë që ju si kryesues i takimit të njihni historinë e diskutimit të deritanishëm. Provoni të flisni me njerëz që kanë marrë pjesë në takime të rëndësishme më parë për të gjetur ndonjë çështje të pazgjidhur në mënyrë që t'i diskutoni ato në takim. Ju gjithashtu do të duhet të merrni procesverbalin e takimit të fundit nga zyrtari që mban shënimet për t'ju ndihmuar të organizoni planet tuaja.
Procesverbalet nga takimet e mëparshme mund të jenë një burim i rëndësishëm për ju si udhëheqës. Procesverbali përmbledh diskutimet dhe vendimet që kanë ndodhur gjatë takimit të fundit, kështu që ju mund të gjeni të gjitha informacionet e rëndësishme relativisht shpejt dhe me lehtësi. Ju mund të keni nevojë të ndani minutat e rëndësishme të takimit me pjesëmarrësit së bashku me një axhendë
Hapi 4. Përgatitni vendin e takimit paraprakisht
Në ditën e takimit, duhet të siguroheni që dhoma ose vendi që do të përdoret është i pastër, i rregullt dhe i gatshëm për të akomoduar pjesëmarrësit në takim. Ju duhet të siguroheni që të gjithë komponentët e teknologjisë së takimit (si prezantimet, projektuesit, pajisjet vizuale, etj.) Të funksionojnë siç duhet dhe të gatshëm për t'u përdorur - rrëmuja teknike mund të humbasë kohë të vlefshme dhe të prishë mbarëvajtjen e një takimi.
Nëse jeni duke përdorur një prezantim elektronik (si PowerPoint, etj.), Merrni kohë për t'u njohur me telekomandën ose klikuesin që do të përdoret në prezantim. Ju me siguri nuk doni të humbni kohë duke u përplasur me ata kontrollues ndërsa diskutoni çështje të rëndësishme
Pjesa 2 nga 3: Veprimi si Udhëheqës gjatë Takimeve
Hapi 1. Hapni takimin zyrtarisht
Kur koha e caktuar të ketë mbaruar dhe të gjithë pjesëmarrësit (ose të paktën të gjithë pjesëmarrësit e rëndësishëm) të jenë të pranishëm, tërhiqni vëmendjen te të gjithë në dhomë. Prezantoni veten si udhëheqës dhe cili është qëllimi i takimit. Vendosni një kornizë kohore duke deklaruar se kur përfundon takimi juaj i planifikuar - mund të keni një takim të gjatë ose të shkurtër, por përcaktimi i një afati kohor para kohe do të ndihmojë në mbajtjen e takimit në kohë. Nëse disa nga pjesëmarrësit nuk e njohin njëri -tjetrin, merrni kohë për të lexuar shkurtimisht emrat e pjesëmarrësve dhe për të prezantuar pjesëmarrësit e rëndësishëm.
Duhet të theksohet se disa biznese dhe organizata kanë procedura të rrepta dhe të rregullta për hapjen dhe zhvillimin e takimeve. Për shembull, ka disa organizata që hapin takime me trokitjen e një çekiçi
Hapi 2. Jepni përmbledhjet përkatëse të takimeve të mëparshme
Në fillim të një takimi që është pjesë e një projekti të gjatë në vazhdim, ju duhet të jepni informacion të shkurtër në lidhje me projektin duke siguruar një përmbledhje të shpejtë të ngjarjeve ose vendimeve të takimit të mëparshëm. Jo të gjithë pjesëmarrësit dinë aq shumë për temën e diskutimit sa ju, kështu që ky hap mund të jetë i dobishëm për ta bërë takimin efektiv dhe efikas.
- Në vend që të përmblidhni vetë rezultatet e takimeve të mëparshme, ju mund të dëshironi t'i kërkoni sekretarit të takimit ose zyrtarit që mban shënime të lexojë procesverbalin e takimeve të mëparshme për t'i dhënë përmbledhjes një ndjenjë formale.
- Ju gjithashtu duhet të merrni parasysh leximin e korrespondencës ose komunikimeve të rëndësishme që ndodhën pas takimit të mëparshëm.
- Duhet të theksohet se nëse u siguroni pjesëmarrësve kopje të procesverbalit/korrespondencës, leximi i tyre mund të mos jetë i nevojshëm.
Hapi 3. Lejoni pjesëmarrësit e rëndësishëm të raportojnë mbi situatën e përgjithshme
Tjetra, ftoni njerëz me njohuri përkatëse që t'ju informojnë për zhvillimet e reja që kanë ndodhur që nga takimi i fundit. Kjo mund të jetë gjithçka - për shembull, probleme të reja me të cilat përballet biznesi ose organizata, ndryshimet në personel, zhvillimet e projektit dhe ndryshimet në strategji të cilat të gjitha mund të diskutohen këtu. Pjesëmarrësit në takim gjithashtu duan të dëgjojnë për rezultatet e veprimeve specifike të ndërmarra si rezultat i takimeve të mëparshme.
Hapi 4. Përfundoni të gjitha punët e papërfunduara
Nëse ka çështje të pazgjidhura dhe vendime që nuk janë marrë nga takimi i fundit, përpiquni t'i zgjidhni ato para se të diskutoni çështje të reja. Sa më gjatë që çështja e mëparshme të shtyhet, aq më pak pjesëmarrës do të duan të marrin përgjegjësinë për të, kështu që përpiquni të përcaktoni dhe zgjidhni çdo punë të papërfunduar gjatë takimit. Zakonisht, biznesi i papërfunduar shënohet në mënyrë specifike si "i pavendosur" ose "paraqitur për diskutim të mëtejshëm" në procesverbalin e takimit të mëparshëm.
- Në varësi të kulturës dhe rregulloreve në të cilat punoni, biznesi ose organizata juaj mund të ketë procedura të veçanta për marrjen e vendimeve-për shembull, pjesëmarrësve në takime mund t’u duhet vetëm të arrijnë një konsensus të shumicës, ose ndoshta një grupi njerëzish të nivelit të lartë ka për detyrë të bëjë të gjitha vendimet.vendim.
- Mbani në mend se disa gjëra janë shumë të mëdha për t'u përfunduar gjatë një takimi. Ju nuk keni pse të mendoni për përparimin afatgjatë të projekteve të papërfunduara. Sidoqoftë, ju duhet të ngrini një vendim ose projekt që kërkon veprim në këtë kohë.
Hapi 5. Diskutoni biznesin e ri
Tjetra, dilni me ndonjë çështje të re, shqetësime dhe çështje që duhet të diskutohen. Këto janë gjëra që natyrshëm rrjedhin nga zhvillimet që ndodhën midis takimeve të mëparshme dhe atyre aktuale. Mundohuni të merrni vendime konkrete dhe të përcaktuara nga pjesëmarrësit - sa më shumë gjëra të lini pa përgjigje, aq më shumë çështje të pazgjidhura do të sillni në takimin tuaj të ardhshëm.
Hapi 6. Lexoni përfundimin e takimit
Pasi të keni përpunuar të gjitha çështjet tuaja të vjetra dhe aktuale, lini kohë për të lexuar përfundimin e takimit për të gjithë të pranishmit. Listoni të gjitha vendimet që janë marrë individualisht, dhe nëse është e nevojshme, përshkruani veprimet specifike që pjesëmarrësit pritet të ndërmarrin para takimit të ardhshëm.
Ky hap është vendimtar - është shansi juaj i fundit për të siguruar që të gjithë të largohen nga takimi duke e ditur saktësisht se ku qëndron projekti dhe çfarë pritet prej tyre
Hapi 7. Përfundoni duke parashtruar bazat për takimin e ardhshëm
Më në fund, tregoni se çfarë do të diskutohet në takimin e ardhshëm dhe, kur të keni filluar të planifikoni, thoni kur dhe ku do të mbahet takimi. Kjo i ndihmon pjesëmarrësit të krijojnë një ndjenjë të vazhdimësisë nga një projekt ose vendim i rëndësishëm në tjetrin dhe u jep atyre një afat kohor për të vazhduar ose përfunduar detyrën që u është caktuar.
Vlen të përmendet se nuk keni pse të planifikoni një takim tjetër nëse i keni mbuluar të gjitha çështjet e vjetra dhe të reja në takimin aktual. Sidoqoftë, nëse ka mjaft çështje të pazgjidhura që kërkojnë diskutim të mëtejshëm ose nëse doni të shihni përparim në një projekt të veçantë, një takim tjetër mund të jetë një ide e mirë
Pjesa 3 nga 3: Takimet drejtuese në mënyrë efektive
Hapi 1. Drejtojeni diskutimin, por mos e dominoni atë
Një nga rolet tuaja si udhëheqës i takimit është të mbani diskutimin pa probleme. Roli juaj nuk është të ofroni një opinion për të gjitha çështjet ose të siguroheni që diskutimi të shkojë në një orar të caktuar. Duhet të keni fleksibilitet. Lejoni pjesëmarrësit e tjerë të flasin lirshëm dhe lejoni shfaqjen e temave të reja të diskutimit edhe nëse ato nuk janë në rendin e ditës. Ju mund të keni nevojë të përfundoni një temë në mënyrë delikate ose të ndryshoni një temë të caktuar diskutimi për ta mbajtur diskutimin në rrugën e duhur, por nuk duhet të ndiheni sikur duhet të kontrolloni të gjitha aspektet e takimit. Në fund të fundit, takimet janë një proces bashkëpunimi.
Gjatë takimit, kushtojini vëmendje axhendës tuaj. Nëse një takim është jashtë rendit të ditës, mund t'ju duhet të kaloni disa tema diskutimi ose t'i shtyni ato për më vonë. Mos kini frikë ta bëni këtë nëse tema që diskutohet është shumë e rëndësishme
Hapi 2. Inkurajoni të gjithë pjesëmarrësit që të marrin pjesë
Si udhëheqës i takimit, puna juaj është të siguroni një takim të hapur dhe produktiv. Nëse vëreni se disa pjesëmarrës që kanë njohuri të rëndësishme për çështjen që diskutohet nuk janë të hapur për grupin, inkurajojini ata të flasin. Ju nuk keni nevojë t'i sfidoni ose t'i telefononi drejtpërdrejt-thjesht thoni diçka si: "Unë mendoj se ekspertiza e zonjës Mitha do të jetë e dobishme këtu", dhe kjo është një mënyrë e shkëlqyeshme për të përfshirë anëtarët më pak aktivë në takim.
Hapi 3. Sigurohuni që të gjithë e kuptojnë atë që po diskutohet
Difficultshtë e vështirë të mbahet mend se të gjithë ata që marrin pjesë në një takim kanë të njëjtën përvojë ose njohuri për temën e diskutimit. Për të siguruar që pjesëmarrësit të kalojnë kohën e tyre me mençuri në takim, ju mund të dëshironi të shfrytëzoni rastin për të thjeshtuar shkurtimisht një çështje ose temë komplekse. Pjesëmarrësit që nuk e dinë këtë informacion me siguri do ta vlerësojnë atë.
Hapi 4. Mos injoroni pyetjet e vështira ose të vështira
Nëse pyetje të tilla nuk kontrollohen nga një drejtues kompetent, takimi do të jetë joproduktiv. Mundohuni të siguroheni që të gjitha çështjet e rëndësishme që dëshironi të diskutoni të diskutohen në takim. Mos lejoni pjesëmarrësit të zhvendosin fajin ose të japin justifikime të paqarta për çështje të pazgjidhura. Mundohuni të sqaroni dhe merrni përgjigje për çështjet që askush nuk dëshiron t'i diskutojë. Edhe pse pjesëmarrësit mund të mos e duan, janë pyetjet që duhet të përgjigjen që takimi të jetë efektiv.
Sigurohuni që të gjitha vendimet e rëndësishme të regjistrohen (nëse keni një zyrtar ose mbajtës shënimesh, delegojeni këtë detyrë atyre). Nëse duhet të kaloni telashet për të bërë një pyetje të vështirë, do të dëshironi të siguroheni që përgjigjet tuaja të jenë të dokumentuara mirë
Hapi 5. Shikoni kohën tuaj
Ka një arsye pse takimet kanë një reputacion të keq-për shumicën e njerëzve, takimet janë një aktivitet që kërkon kohë. Për të shmangur një takim që zgjat shumë, përdorni fuqinë tuaj si udhëheqës për ta mbajtur diskutimin në lëvizje. Mos kini frikë të shtyni disa çështje ose biseda të parëndësishme deri në diskutimin tjetër nëse takimi duket se do të zgjasë më shumë nga sa prisnit. Duhet të jeni të përgatitur dhe të gatshëm të rregulloni orarin për të siguruar që koha e asnjë pjesëmarrësi të mos humbasë.
